Тендерна документація

Тендерна документація: визначення, нормативно-правова база

Під час створення та публікації оголошення про закупівлю Ви вносите в нього лише основні дані про свою закупівлю, інформацію про предмет закупівлі, терміни періоду подачі пропозиції тощо. Крім того, Вам також необхідно прикріпити тендерну документацію, де більш детально мають бути прописані вимоги до пропозицій Постачальників.

Тендерна документація - це, по суті, інструкція, на підставі якої Постачальники будуть готувати свої пропозиції. В ній Ви прописуєте кваліфікаційні критерії до постачальників, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, прикріплюєте проект договору, зазначаєте критерії та методику оцінки тендерних пропозицій, інформацію про мову, валюту тощо. Детальний перелік інформації, яку повинна містити тендерна документація, наведений в ст. 22 Закону України "Про публічні закупівлі".

Разом з цим звертаємо увагу на те, що Мінекономрозвитку України затвердило  Примірну тендерну документацію (наказ від 13.04.2016 №680). Примірна тендерна документація не є обов'язковою для застосування Замовниками, проте на її основі можна сформувати власну тендерну документацію, врахувавши особливості своєї закупівлі.

• При формуванні тендерної документації варто уникати вимог, які можуть вважатися дискримінаційними.

• Тендерну документацію бажано публікувати у форматі, доступному для копіювання інформації з неї (наприклад, word тощо). Адже при підготовці тендерної пропозиції постачальники часто копіюють форми з тендерної документації Замовника (наприклад, форму пропозиції, форми довідок, технічне завдання тощо).

Тепер ми з Вами розглянемо складові частини тендерної документації, тобто те, з чого повинна складатися тендерна документація.

Тендерна документація не є обов'яковою при проведенні спрощених закупівель. І якщо Ви прикріплюєте ТД при проведенні спрощеної закупівлі, то вона не обов'язково має складатися з тих частин, що перераховані нижче.

Тендерна документація при проведенні переговорної процедури закупівлі не використовується.

Вимоги тендерної документації

Технічні вимоги до предмета закупівлі

Пам’ятайте, що чітко визначені технічні вимоги до предмета закупівлі - запорука отримання саме того товару саме тієї якості, що Вам потрібні. Тож потрібно ставитися до цього блоку дуже серйозно.

Детально опишіть товар, який Вам необхідно закупити. Пропишіть технічні, якісні та кількісні характеристики, чітко зазначте вимоги до технічних та функціональних характеристик предмета закупівлі, зазначте, яким ДСТУ, ТУ має відповідати товар.

Як прописати технічні вимоги? Якщо товар нескладний, то Ви можете скористатися  Бібліотекою примірних специфікацій. Просто знайдіть потрібний товар, завантажте специфікацію до нього, адаптуйте під свою закупівлю та додайте цей файл в свою тендерну документацію. Приклад специфікації на малюнку.

Якщо Ваш товар має складний характер, певні специфічні складові - залучіть до прописування технічних вимог до предмета закупівлі спеціаліста з відділу, для якого даний товар закуповується, або того працівника, який працюватиме з даним товаром.

Технічна специфікація не повинна містити посилання на конкретну торговельну марку, виробника тощо. Якщо таке посилання є необхідним, воно повинно бути обґрунтованим (наприклад, якщо предметом закупівлі є комплектуючі до наявного у Замовника товару і без саме такої деталі механізм не працюватиме), а специфікація повинна містити вираз "або еквівалент" (вимога стосується закупівель, вартість яких перевищує межі, встановлені п.1,2 ч.1, ст.3 Закону).

Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог ч. 4 ст. 5 Закону.

Кваліфікаційні вимоги до Постачальників

Перелік кваліфікаційних вимог до Постачальників перерахований в ст. 16 Закону України "Про публічні закупівлі". Майте на увазі, що Ви, як Замовник, можете вимагати документи, що підтверджують відповідність Постачальника одному, декільком або ж усім цим критеріям.

Давайте розглянемо кожен з них:

• спосіб підтвердження виконання аналогічного (аналогічних) договору (договорів) - це може бути копія (копії) договору (договорів), лист-відгук (листи-відгуки) тощо;
• який саме предмет закупівлі буде вважатися аналогічним, тобто можете вказати, що Вас цікавить постачання Постачальником такого самого предмета закупівлі за класифікатором, як і Ваш.

Проект договору

У складі тендерної документації обов'язково повинен бути проект договору із зазначенням порядку змін його умов. Замовник може передбачити в ТД, що Постачальник у складі своєї пропозиції подає завізований проект Договору. Детальніше про  Умови договору про закупівлю, строки укладення та оприлюднення договору

Повний перелік підстав для зміни істотних умов Договору встановлений у  частині 5 статті 41 Закону.

Стаття 17 та інші вимоги

Замовник в ТД повинен передбачити надання документів (інформації) щодо відсутності підстав для відхилення тендерної пропозиції Постачальника та Переможця торгів. При цьому оригінали документів Замовник може вимагати лише в Переможця.

Вимагається у всіх постачальників при поданні тендерної пропозиції

Замовник вимагає, щоб усі Постачальники під час подання тендерних пропозицій надали довідку в довільній формі, в якій Постачальник вказує інформацію про відсутність підстав, визначених у ч. 1, 2 ст. 17 Закону для відхилення його тендерної пропозиції. Ви можете надати приклад такої довідки (з прикладом можете ознайомитись за посиланнями:  приклад 1,  приклад 2) або ж зазначити, що форма довідки може бути довільною.

• Якщо Ви просили в тендерній документації довідку по ст. 17 в довільній формі, то перевірте, чи всі підстави, що зазначені в ст. 17, наявні в довідці Постачальника.
• Замовник має зазначити в тендерній документації, що він буде перевіряти інформацію про Постачальника у відкритих єдиних державних реєстрах (як це зробити, Ви зможете побачити на малюнку нижче). Як перевірити інформацію у відкритих державних реєстрах, доступ до яких є вільним, Ви можете переглянути у відео  за посиланням

Тож як перевіряти інформацію з довідки по ст. 17:

• Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 1 частини 1 статті 17 Закону визначається Замовником самостійно.
  
  
• Наявність підстави для відхилення згідно з пунком 3 частини 1 статті 17 Закону перевіряється Замовником в Єдиному державному реєстрі осіб, які вчинили корупційні  та пов'язані з корупцією правопорушення. Цей реєстр ведеться Національним агентством з питань запобігання корупції. Перевірити інформацію про наявність/відсутність корупційного правопорушення можна за посиланням:  https://corruptinfo.nazk.gov.ua. 
  Щоб це зробити, необхідно в рядок пошуку ввести Прізвище, Ім'я, По-батькові особи, яку потрібно перевірити і натиснути "Пошук", якщо інформацію про дану людину немає в реєстрі, Ви побачите перед собою напис "Результатів, що відповідають Вашому запиту, не знайдено.", якщо інформація про людину є в реєстрі, Ви можете переглянути всю детальну інформацію про те, які підстави для внесення людини в реєстр.
  Обидва варіанти показані на малюнку нижче.
  Коли інформації в реєстрі немає, Ви побачите таку сторінку перед собою




Коли інформація в реєстрі є, Ви побачите таку сторінку перед собою




• Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 2 частини 1 статті 17 Закону перевіряється відповідно до попереднього пункту з єдиною відмінністю, вгорі потрібно переключити з вкладки Фізична особа на Юридична особа і при пошуку інформації вводити назву або ЄДРПОУ компанії, по якій необхідно перевірити інформацію.
• Інформація згідно з пунктом 4 частини 1 статті 17 Закону перевіряється Замовником самостійно в реєстрі АМКУ, що знаходиться в розділі "Зведені відомості щодо спотворення результатів торгів", з яким Ви можете ознайомитись за  посиланням. Замовник повинен перевірити, чи наявний Постачальник в даному реєстрі. Якщо постачальник є в цьому списку, і Ви бачите це при перевірці - це є підставою для відхилення такої пропозиції.
• Ця підстава застосовується у разі, якщо постачальником є фізична особа. Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 5 частини 1 статті 17 Закону буде перевірена Вами після визначення постачальника переможцем шляхом надання ним довідки з МВС.
• Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 6 частини 1 статті 17 Закону так само, як і в пункті 5, буде перевірена Вами після визначення постачальника переможцем шляхом надання довідки з МВС про те, що особа не була засуджена за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку. Довідка надається на службову (посадову) особу постачальника.
• Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 7 частини 1 статті 17 Закону визначається Замовником самостійно.
• Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 8 частини 1 статті 17 Закону перевіряється Замовником у Єдиному реєстрі підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство. Для перевірки інформації Вам необхідно перейти на сайт:  https://kap.minjust.gov.ua/. Обрати вкладку "Державні реєстри" - "Єдиний реєстр підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство" - "Отримати інформаційну довідку". Пройшовши шлях, що описаний вище, Ви потрапите на сторінку параметрів запиту, заповнюєте відповідні поля та отримуєте довідку в електронному вигляді (показано нижче).
  
• Наявність підстав для відхилення згідно з пунктом 9 частини 1 статті 17 Закону перевіряється Замовником у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Наразі в системі реалізована можливість переглянути дану інформацію в особистому кабінеті Замовника або на порталі prozorro.gov.ua. Після розкриття тендерних пропозицій постачальників системою автоматично формується довідка з ЄДР. Цю довідку (на різних майданчиках вона може називатись по-різному) Ви можете побачити в документах постачальника, і вона матиме вигляд на майданчику, як наведено нижче.




Що саме для Вас важливо перевірити в довідці з ЄДР - чи наявна інформація в ЄДР про кінцевого бенефіціарного власника (контролера) юридичної особи, у тому числі кінцевого бенефіціарного власника (контролера) її засновника, якщо засновник - юридична особа*.

• якщо юридична особа є громадським формуванням, адвокатським об’єднанням, торгово-промисловою палатою, об’єднанням співвласників багатоквартирних будинків, релігійною організацією, державним органом, органом місцевого самоврядування, їх асоціацією, державним та комунальним підприємством, установою, організацією. У разі відсутності в юридичної особи кінцевого бенефіціарного власника вноситься відмітка про причину його відсутності;
• якщо засновниками юридичної особи є виключно фізичні особи, які є бенефіціарними власниками (контролерами) юридичної особи.

Зважаючи на зазначене вище, в тендерній документації бажано зазначити, що в разі відсутності інформації в ЄДР про кінцевих бенефіціарних власників, Постачальники повинні надати довідку в довільній формі з указанням причин відсутності даної інформації в ЄДР. А в разі відсутності інформації в ЄДР і відповідної довідки в тендерній пропозиції Замовник матиме повне право відхилити таку пропозицію. Таким чином Ви уникнете суперечливих моментів.

Довідка з ЄДР формується тільки під час проведення закупівель, вартість яких перевищує межі, встановлені п.1,2 ч.1, ст.3 Закону.

10. Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктом 10 частини 1 статті 17 Закону використовується Замовником в разі, якщо вартість закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) або робіт дорівнює чи перевищує 20 мільйонів гривень. В такому разі в Постачальника можна вимагати надати копію антикорупційної програми чи інформацію про уповноваженого з реалізації антикорупційної програми.

Додатково про те, як перевіряти інформацію про постачальника в Єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, Ви можете переглянути в відео за  посиланням.

11. Наявність підстав для відхилення, згідно з пунктами 11, 12 та 13 частини 1 статті 17 Закону визначається Замовником самостійно.

Вимагається у Переможця тендеру

Замовник у тендерній документації має зазначити, що протягом 10 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти Договір Переможець повинен надати (відсутність підстав для відхилення тендерної пропозиції Переможця):

• довідка з МВС про те, що особа, яка підписала тендерну пропозицію переможця, не засуджена за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;
• оригінал/нотаріально засвідчену копію довідки з Уповноваженого органу про відсутність у Переможця заборгованості зі сплати податків зборів (обов'язкових платежів). При цьому важливо в тендерній документації передбачити можливість використання інформації про відсутність податкової заборгованості з системи Прозорро. Наприклад, зазначити, що: "Інформація про відсутність заборгованості з податків, зборів і платежів перевіряється Замовником в електронній системі закупівель в інформації, що автоматично формується в системі Прозорро в результаті взаємодії електронної системи закупівель з інформаційними системами Державної фіскальної служби України". Додатково про це Ви можете прочитати у відповіді МЕРТУ на Інфоресурсі за посиланням.

Згідно з ч. 1 ст. 26 Закону пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Тобто Замовник не має права вимагати від Постачальників подавати пропозиції в паперовому вигляді. Ви можете ознайомитися з такою ситуацією за  посиланням та переглянути рішення АМКУ на скаргу № UA-2016-05-04-000047-c.a3 з цього приводу (пункт 2 скарги).

Якщо ж у Вас досі лишилися питання з приводу встановлення вимог до товару, який плануєте закупити, якщо Ви не можете визначити код Вашого товару чи не знаєте, як створити тендерну документацію, щоб привернути увагу якомога більшої кількості постачальників, Вам в цьому допоможе зручний інструмент від Київської школи економіки.

В яких випадках Вам допоможе цей ресурс?

Якщо не знаєте, який CPV-код обрати. Цей інструмент покаже Вам п'ятірку найпопулярніших CPV-кодів, за якими купують Ваш предмет закупівлі інші замовники.

Якщо хочете побачити тендери з найкращою конкуренцією, економією, ціною, кращою практикою роботи з постачальниками та переможцями. Або ознайомитися з вимогами постачальників до замовника та скаргами постачальників до Антимонопольного комітету України, які стосуються тендерної документації по даному предмету закупівлі.

Також Ви зможете побачити ТОП-10 переможців за кількістю укладених у відповідний період контрактів та іншу інформацію.

Ви можете перейти до цього ресурсу за  посиланням.

Також Ви можете ознайомитись з  прикладом документів, які вимагають у Постачальника в складі тендерної пропозиції.

Строки оприлюднення тендерної документації

Тендерна документація публікується в момент створення оголошення.

Також її можна прикріпити пізніше, а саме:

• для спрощених закупівель - протягом періоду уточнень;
• для закупівель, вартість яких перевищує межі, встановлені п.1,2 ч.1, ст.3 Закону - протягом періоду подачі пропозицій, проте термін з дня публікації до закінчення періоду прийому пропозицій не повинен бути меншим за той, що передбачений Законом, а саме:
• Відкриті торги:

- Відкриті торги ("Українські") - не менше, ніж за 15 днів до дня розкриття тендерних пропозицій.

- Відкриті торги з публікацією англійською мовою ("Європейські") - не менше, ніж за 30 днів до дня розкриття тендерних пропозицій.

• Конкурентний діалог:

1 етап - не менше, ніж 30 днів до дня розкриття тендерних пропозицій;

2 етап - не менше, ніж 15 днів до дня розкриття остаточних тендерних пропозицій.

Для переговорної процедури наявність тендерної документації Законом не передбачена.

Надання роз'яснень та внесення змін до тендерної документації

Будь-яка особа має право не пізніше, ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції, звернутися до Замовника через електронну систему:

• із запитанням/за роз'ясненням щодо тендерної документації;
• з вимогою щодо усунення порушення під час проведення процедури закупівлі.

Особливості:

• Інформацію про те, хто є автором запитання/вимоги ніхто не бачить.

• Сам текст запитання/вимоги та відповідь на нього бачать всі користувачі.

• Замовник розглядає лише ті звернення, що надані через електронну систему (звернення в паперовому вигляді, факсом, на електронну пошту до розгляду не приймаються).

• Замовник має протягом 3 робочих днів відповісти на запитання/вимогу.

• Якщо Замовник протягом 3 робочих днів не відповів на запитання/вимогу, система автоматично блокує подальше проведення процедури, і для її продовження Замовнику необхідно буде вручну перенести термін прийому пропозицій не менше ніж на 7 днів, відповісти на запитання, і після цього процедура поновиться.

Ви можете внести зміни в тендерну документацію протягом всього періоду прийому пропозицій (для відкритих торгів):

• з власної ініціативи;
• у разі усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до ст. 8 Закону;
• за результатами звернень;
• на підставі рішення Органу оскарження.

Не пізніше, ніж за 4 дні до закінчення періоду прийому пропозицій, будь-який користувач системи може звернутися зі скаргою на дії чи бездіяльність тендерного комітету/уповноваженої особи під час проведення закупівлі. Детальніше про оскарження закупівель, вартість яких перевищує межі, встановлені п.1,2 ч.1, ст.3 Закону Ви можете дізнатись  ТУТ.

При внесенні змін до ТД термін подання тендерних пропозицій продовжується так, щоб з моменту внесення змін до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше 7 днів.

Також при проведенні закупівлі Ви можете використовувати такі параметри, як нецінові критерії і тендерне забезпечення. Інформацію про них Ви також маєте зазначати в тендерній документації.