Особливості купівлі мастильних засобів в Прозорро

Мастильні оливи та мастильні матеріали є досить поширеним предметом закупівлі. Попри поширеність даного предмету закупівлі, замовники допускають помилки в організації та проведенні закупівлі мастильних засобів. Отож правильно організована та проведення закупівля із дотриманням вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) –допоможе закупити якісні мастильні засоби та ефективно використати кошти.

Як визначити предмет закупівлі

Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. 19 червня 2020 року вступив в дію Наказ Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі» від 15.04.2020 № 708. Даним Наказом затверджено порядок визначення предмета закупівлі і у цей же час втратив чинність Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України № 454 від 17.03.2016. Теж при плануванні закупівлі слід врахувати вимоги Наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі» від 11.06.2020 № 1082 який вступив в дію з 17.07.2020 р.

Згідно із частиною третьою розділу І Порядку визначення предмета закупівлі Предмет закупівлі товарів визначається замовником згідно з пунктом 34 частини першої статті 1 Закону та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника. Додатково Замовник може визначити окремі частини предмета закупівлі (лоти) за показниками четвертої-восьмої цифр Єдиного закупівельного словника, обсягом, номенклатурою, місцем поставки товарів, виконання робіт або надання послуг. Приклад визначення предмету закупівлі товару за показником 4 цифри: ДК 021:2015: 09210000-4 – Мастильні засоби.

Так згідно із пунктом 34 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» товари - продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

При закупівлі більшості видів олив та інших мастильних матеріалів слід скористатись розділом Єдиного закупівельного словника під назвою «09000000-3 - Нафтопродукти, паливо, електроенергія та інші джерела енергії». Згідно Наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України № 708 від 15.04.2020 року закупівля товарів здійснюється за 4 цифрою Єдиного закупівельного словника тому для закупівлі масл та мастильних засобів нам слід використати код 09210000-4 - Мастильні засоби Єдиного закупівельного словника. Детально ознайомившись із даним кодом ЄЗС ми бачимо які саме оливи та мастильні матеріали включені у код 09210000-4 - Мастильні засоби:

09210000-4 - Мастильні засоби
09211000-1 - Мастильні оливи та мастильні матеріали
09211100-2 - Моторні оливи
09211200-3 - Компресорні оливи
09211300-4 - Турбінні оливи
09211400-5 - Трансмісійні оливи
09211500-6 - Редукторні оливи
09211600-7 - Оливи для гідравлічних систем та іншого призначення
09211610-0 - Гідравлічні рідини
09211620-3 - Формувальні оливи
09211630-6 - Антикорозійні оливи
09211640-9 - Електроізоляційні оливи
09211650-2 - Гальмівні рідини
09211700-8 - Білі оливи та рідкий парафін
09211710-1 - Білі оливи
09211720-4 - Рідкий парафін
09211800-9 - Мінеральні оливи та їх суміші
09211810-2 - Легкі оливи
09211820-5 - Мінеральні оливи
09211900-0 - Трансмісійні мастила

         Як бачимо із наведеного вище велика кількість різних олив та мастильних матеріалів мають спільні чотири цифри Єдиного закупівельного словника, а тому всі ці масла та мастильні матеріали будуть одним предметом закупівлі. Тож будьте уважні при визначені предмету закупівлі, та не включайте інші товари які не мають відношення або не належать до даного класу. Не рекомендуємо включати у даний предмет закупівлі закупівлю охолоджуючих рідин антифриз, тосол, рідини AdBlu та інші які не мають відношення до даного предмету закупівлі.

Як встановити очікувану вартість закупівлі та визначити процедуру закупівлі

Розрахунок очікуваної вартості предмета закупівлі є важливим етапом у проведенні будь якої закупівлі адже неправильне визначення очікуваної вартості може призвести до негативних наслідків при проведенні закупівлі. Так заниження очікуваної вартості предмета закупівлі призведе до відсутності постачальників на торгах і як результат закупівля не відбудеться, а завищення очікуваної вартості предмета закупівлі призведе до закупівлі по завищеним цінам і розтрату бюджету, що є негативним явищем і може тягнути відповідальність згідно із законом. Під час визначення очікуваної вартості предмета закупівлі можна використовувати «Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» яка затверджена Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 р. № 275.

Після встановлення очікуваної вартості предмета закупівлі Замовнику слід обрати процедуру закупівлі за якою буде проведена закупівля товару. Законом України «Про публічні закупівлі» чітко визначені вартісні межі закупівель та типи процедур, які можуть при цьому застосовуватись

Після встановлення очікуваної вартості закупівлі та вибору процедури закупівлі Замовнику слід затвердити та оприлюднити річний план або зміни до річного плану закупівель у відповідності до вимог статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі». Додатково звертаємо Вашу увагу на те, що організацією закупівельної діяльності на підприємстві, установі, організації можуть займатися Тендерний Комітет та/або Уповноважена Особа. Повідомляємо Вам про те, що якщо на Вашому підприємстві плануються закупівлі, вартість яких перевищує межі, встановлені пунктами 1, 2 частини 1 статті 3 Закону, то ними мають займатися Тендерний комітет та/або Уповноважена особа, вони зобов’язані затвердити та оприлюднити річний план або зміни до нього. Якщо Ви плануєте закупівлі, на суми, що дорівнюють або перевищують 50 000,00 тисяч гривень, але менші за вартість, встановлену пунктами 1, 2 частини 1 статті 3 Закону (тобто лише спрощені закупівлі), то їх повинна проводити лише Уповноважена особа. Тобто Замовник повинен визначити Уповноважену особу яка буде займатися спрощеними процедурами.

Як визначити вимоги до предмета закупівлі (технічні характеристики)

Отже після того як Замовник визначився із сумою закупівлі та обрав відповідну процедуру закупівлі слід точно описати та встановити вимоги до предмету закупівлі щоб потенційні Учасники закупівлі могли зрозуміти, що потрібно Замовнику.

В загальному мастильні матеріали можна класифікувати на цілий ряд груп, в залежності від ряду ознак:

- за походженням або вихідною сировиною розрізняють такі мастильні матеріали: – мінеральні або нафтові, – рослинні і тварини, що мають органічне походження, - синтетичні;

- за зовнішнім станом мастильні матеріали поділяються на: – рідкі мастила, – пластичні або консистентні масла, – тверді мастильні матеріали;

- за призначенням мастильні матеріали поділяються на: – моторні масла, призначені для двигунів внутрішнього згоряння, що у свою чергу підрозділяються на масла для карбюраторних, дизельних, авіаційних і ін. двигунів; – трансмісійні масла, призначені для механізмів трансмісії тракторів, автомобілів, комбайнів, самохідних машин; – індустріальні масла, призначені для гідравлічних систем різних машин; – компресорні, приладові, циліндрові, електроізоляційні, вакуумні й ін.

В свою чергу вищеописані масла та мастильні засоби можуть бути підрозділені на: – низькотемпературні, які застосовуються як мастило для вузлів при температурних умовах не вище 50...60°С (приладові, індустріальні масла й ін.); – середньо температурні, які застосовуються при температурах 150...200°С (турбінні, компресорні, циліндрові й ін.); – високотемпературні, які застосовуються для вузлів, що піддаються впливу температур до 300°С и більше (головним чином моторні масла).

На даний час теж є загальноприйняті стандарти класифікації мастил. Найбільшого поширення набули класифікації автомастил, встановлені такими міжнародними стандартами, як: ACEA; SAE; API; ILSAC. Незважаючи на загальноприйняті методи класифікацій моторних мастил, багато автовиробників висувають свої вимоги до мастильних матеріалів для двигунів (допуски). Допуск являє собою певний стандарт якості мастила (його відповідність усім параметрам двигуна). Для цього автомобільне мастило проходить складні процедури випробувань і аналізів. Допуски виробників обов'язково перераховуються на етикетках автомобільних мастил після інформації про клас якості і в'язкості. Якщо потрібний допуск на етикетці відсутній, значить, мастило не сертифіковане по допусках, що б при цьому не говорив продавець.

Отож виходячи із вищенаведеного Замовнику при розробці технічного завдання для закупівлі олив та мастильних засобів рекомендуємо чітко визначити вимоги до предмету закупівлі зокрема такі:

- зазначити призначення мастильних матеріалів наприклад для спецтехніки, самохідних машин, різних установок, легкових чи грузових автомобілів з бензиновим чи дизельним двигуном;

- зазначити призначення масел наприклад моторні масла, трансмісійні масла, масла для гідравлічних систем, масла іншого призначення такі як індустріальні масла, турбінні масла, обкаточні масла, компресорні масла, електроізоляційні масла, консерваційні масла, гальмівні рідини та інші пластичні мастильні матеріали;

- зазначити основу мастил наприклад мінеральна, синтетична, комбінована чи інша та зазначити робочу температуру від і до;

- зазначити агрегатний стан наприклад рідкі, тверді, газуваті мастильні матеріали;

- зазначити об’єм постачання та тару у якій слід поставити товар наприклад можна зазначити об’єм у літрах або кілограмах в залежності від типу мастильних матеріалів що до тари то рекомендуємо вказувати чітко у якій тарі та якого об’єму повинна бути тара наприклад пластикова чи залізна каністра на 1, 4, 5 або 10 літрів, бочка, флакон тюбик та ін.

- зазначити умови постачання наприклад доставка на склад Замовника, самовивіз та ін. поставка однією партією чи частинами згідно заявок Замовника та ін;

- при встановленні вимог щодо підтвердження якості товару та встановлені вимог про надання підтверджуючих документів щодо якості рекомендуємо Замовникам ознайомитись із Наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 30.05.2019 р. № 134 «Про прийняття національних стандартів та перенесення терміну скасування чинності міждержавних нормативних документів в Україні» або переглянути які стандарти України застосовуються до мастил та мастильних матеріалів наприклад за посиланням http://build.org.ua/docs/standarts1050_3-mastila-tehnichni-olivi-ta-sumizhna-z-nimi-produkcija.html;

- Замовник може зазначити посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов’язану з такими товарами, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами та на конкретну торгову марку товару якщо таке посилання є необхідним, воно повинно бути обґрунтованим, а специфікація повинна містити вислів «або еквівалент».

Для пошуку прикладу закупівель масел, олив та мастильних матеріалів можна скористатись інструментом який розроблено Центром вдосконалення закупівель Київської школи економіки за посиланням: https://cpvtool.kse.ua.

Визначення кваліфікаційних критеріїв

Коротко розглянемо які кваліфікаційні критерії варто застосовувати Замовнику під час закупівлі мастильних засобів. Отже під час проведення відкритих торгів Замовник зобов’язаний застосувати щонайменше один кваліфікаційний критерій. У конкурентному діалозі повинні бути застосовані щонайменше два кваліфікаційних критерії, а ось під час проведення спрощеної закупівлі кваліфікаційні критерії не є обов’язковими для застосування, хоча виходячи із норм встановлених абзацом 2 частини 3 статті 14 Закону, Замовник може зазначити в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі будь-яку інформацію, яку вважає за потрібне. Тож перешкод для застосування кваліфікаційних критеріїв у спрощених закупівлях немає, але такі критерії варто застосовувати без посилання на статтю 16 Закону України «Про публічні закупівлі».

Наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

Розглянемо такий кваліфікаційний критерій як «наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій». Отже в залежності від предмета закупівлі слід зрозуміти, якої саме інформації або документів про наявність матеріально-технічної бази замовникові буде достатньо для підтвердження наявності матеріально-технічної бази. Наприклад документи, які можуть підтверджувати наявність матеріально-технічної бази можуть слугувати документи, що підтверджують право власності на матеріально-технічної бази договори купівлі-продажу, свідоцтво про право власності, про реєстрацію транспортного засобу, договори оренди, лізингу, позики, надання послуг та інші. Під час встановлення даного кваліфікаційного критерію можна використати приблизно таке формулювання: «На підтвердження інформації щодо наявності матеріально-технічної бази, а саме приміщень (склад, та/або офіс, та/або виробниче приміщення), транспортних засобів, машин, механізмів надати у складі тендерної пропозиції документи, що підтверджують право власності (договори купівлі-продажу, свідоцтво про право власності, свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу), або інші документи, що підтверджують право користування (договір оренди, договір лізингу, договір надання послуг), або інші документи, що підтверджують право власності або користування». Не варто встановлювати таких вимог до матеріально-технічної бази як: наявність матеріально-технічної бази на певній відстані або в конкретному регіоні, підстави володіння матеріально-технічної бази наприклад, тільки власні транспортні засоби, склади або виробничі приміщення.

Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) договору

Розглянемо наступний кваліфікаційний критерій такий як «наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)». Даний кваліфікаційний критерій є досить поширеним адже за його допомогою Замовник може бути впевненим у тому що Учасник вже поставляв раніше даний товар і у ного є необхідний досвід у цьому. Замовник може вимагати документальне підтвердження досвіду виконання більш ніж одного договору. Проте замовникам не слід зловживати цим правом адже при наявності вимоги наприклад про 4 і більше аналогічних договорів дану вимогу можуть вважати дискримінаційною. Теж із новою редакцією Закону додали критерій визнання договору аналогічним, а саме: за предметом закупівлі. Тобто тепер критерій для визнання договору аналогічним один, а саме аналогічними мають бути предмети закупівлі. Закон не містить визначення терміну «аналогічний договір» тому рекомендуємо Замовникам чітко передбачити вимогу щодо аналогічного договору за предметом закупівлі. Одже під час проведення процедур закупівель радимо Замовникам чітко зазначити в тендерній документації, які договори вважатимуться аналогічними.

Під час встановлення даного кваліфікаційного критерію можна використати приблизно таке формулювання: «Для підтвердження досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) надати довідку в довільній формі, про наявність досвіду виконання щонайменше двох аналогічних за предметом закупівлі договорів. Аналогічним буде вважатися договір…____. На підтвердження досвіду виконання аналогічних договорів Учасник повинен надати: копію кожного договору, зазначеного в довідці, у повному обсязі (з усіма укладеними додатковими угодами, додатками та специфікаціями до договору); копії видаткових накладних на підтвердження виконання договору, на кожний окремо, зазначених у наданій учасником довідці».

Який вид закупівлі обрати

Отож коли Замовник визначив очікувану вартість закупівлі обрав процедуру закупівлі сформував вимоги щодо підтвердження кваліфікаційних критеріїв та визначився з технічним завданням йому залишилось провести процедуру закупівлі і тут у замовника відповідно до очікуваної вартості є декілька варіантів закупівлі мастильних засобів:

- звіт про договір про закупівлю;

- провести спрощену закупівлю;

- відкриті торги та відкриті торги з публікацією англійською мовою;

- переговорна процедура закупівлі. 

Після проведення будь якої процедури закупівлі Замовнику слід укласти з переможцем процедури закупівлі договір тому більш детально з строками укладання та оприлюднення договору можна ознайомитися за посиланням: https://infobox.prozorro.org/articles/yak-uklasti-dogovir-pro-zakupivlyu. 

Ну і на сам кінець не варто забувати, що після виконання договору, закінчення строку дії договору або його розірвання Замовнику потрібно оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня настання обставин перерахованих вище на підставі пункту 12 частини 1 статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі».

Статтю підготував Андрій Старка, досвідчений консультант з публічних закупівель . В коментарях до цього посту ви можете поставити Андрію свої питання з приводу особливостей закупівлі мастильних матеріалів або ж можете домовитись з консультантом про співпрацю з інших питань, для цього дзвоніть за телефоном. Телефон можна переглянути натиснувши на кнопку "Показати"