Переговорна процедура закупівлі

Підстави для проведення переговорної процедури

Що варто знати про переговорну процедуру закупівлі? Ця процедура може застосовуватись, як виняток відповідно до ст.13 Закону та є неконкурентною процедурою. 

Давайте детальніше розглянемо чим же переговорна процедура закупівлі принципово відрізняється від інших процедур (відкритих торгів і конкурентного діалогу):

• під час проведення переговорної процедури закупівлі не проводиться аукціон;
• переговорна процедура не передбачає створення та публікацію тендерної документації;
• строки проведення цієї процедури є мінімальними і можуть складати 11 днів (6 днів при певних умовах);
• Замовник використовує переговорну процедуру як виняток і лише при наявності та документальному підтвердженні однієї із підстав, що перераховані в частині 2 статті 40  Закону та роз'яснені нижче.

Тож, які можуть бути підстави для проведення переговорної процедури закупівлі:

• якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків:

  предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання;

  укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу;

  відсутність конкуренції з технічних причин (Законом не визначено перелік документів, якими Замовник повинен обґрунтовувати відсутність конкуренції. Проте, це може бути, наприклад, посиланням на  Зведений перелік суб’єктів природних монополій, який підтверджує відсутність конкуренції на відповідному ринку.);

  існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності (цю підставу можна застосувати при закупівлі, наприклад, програмного забезпечення у фірми, що має право інтелектуальної власності на продукт. Але Замовник повинен обґрунтувати, що йому потрібен саме цей продукт, і йому технічно не підходить якийсь із аналогів.);

  укладення договору з постачальником "останньої надії" на постачання електричної енергії або природного газу

• якщо у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі:

  виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера;

  надання у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам;

  розірвання договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендера, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, який розірваний з вини такого учасника. Застосування переговорної процедури закупівлі в такому випадку здійснюється за рішенням замовника щодо кожного тендера;

  оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника щодо триваючого тендера після оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків від очікуваної вартості тендера, що оскаржується;

  здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб оборони під час дії правового режиму воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях замовниками, визначеними у  ч.1 статті 2 Закону України "Про особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони";

Замовник може застосувати цю підставу, наприклад, при здійсненні закупівлі товарів/послуг/робіт для негайної ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій, якщо немає часу для проведення відкритих торгів.

Способом підтвердження може бути документ Комісії з надзвичайних ситуацій, яка має зафіксувати факт виникнення надзвичайної ситуації шляхом складання відповідного Акту/протоколу тощо.

• якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації;
  

На що варто звернути увагу при застосуванні цієї підстави для проведення переговорної процедури закупівлі: 1) причиною відміни торгів має бути саме подання до участі в них менше двох тендерних пропозицій;  2) вимоги до предмету закупівлі та до Постачальника не мають відрізнятись від тих, що були визначенні в тендерній документації при проведенні відмінених торгів.

Способом підтвердження можуть бути два Звіти про результати проведення процедури закупівлі, в яких вказано підставою відміни тендеру - подання для участі в торгах менше двох тендерних пропозицій.

• якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару у того самого постачальника, якщо в разі зміни постачальника замовник був би вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призвело б до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням. Закупівля додаткового обсягу товару у того самого постачальника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50 відсотків ціни договору про закупівлю.
  

Наприклад, Замовник придбав обладнання. Згодом у Замовника виникає необхідність обслуговувати це обладнання, і виявляється, що сертифіковані спеціалісти, які можуть його обслуговувати, є лише у фірми, в якої Замовник придбав дане обладнання. Отже, отримання Замовником послуг з обслуговування вказаного обладнання у когось іншого може призвести до виникнення проблем технічного характеру, пов'язаних з експлуатацією обладнання.

• закупівлі юридичних послуг, пов’язаних із захистом прав та інтересів України, у тому числі з метою захисту національної безпеки і оборони, під час врегулювання спорів щодо розгляду в закордонних юрисдикційних органах справ за участю іноземного суб’єкта та України, на підставі рішення Кабінету Міністрів України або рішень Ради національної безпеки і оборони України, введених в дію в порядку, визначеному законом, а також закупівлі товарів, робіт і послуг у разі участі замовника на підставі рішення Кабінету Міністрів України в міжнародних виставкових заходах.
  

Ця підстава, в основному, застосовується Міністерством юстиції України - органом, відповідальним за здійснення захисту прав та інтересів України під час урегулювання спорів, розгляду у закордонних юрисдикційних органах справ за участю іноземного суб'єкта та України.

Проте, якщо здійснюється урегулювання спорів, розгляд у закордонних юрисдикційних органах справ за участю іноземного суб'єкта та України, пов'язаних із виконанням державних боргових зобов'язань України, то захист інтересів держави України у таких справах здійснює Міністерство фінансів України разом з Міністерством юстиції України та Міністерством закордонних справ України.

Захист прав та інтересів України під час вирішення міжнародних спорів за участю України та інших суб’єктів міжнародного права здійснює Міністерство закордонних справ України.

Ця підстава може застосовуватись при наявності відповідного рішення Кабінету Міністрів України або Указу Президента, яким вводиться в дію відповідне рішення Ради національної безпеки і оборони України.

• якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у закупівлі додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника. Можливість і умови таких додаткових робіт чи послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, який укладений за результатами проведення тендера. Закупівля додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення тендера.

Наприклад, Замовник проводить закупівлю робіт з капітального ремонту даху будівлі. Замовник провів відкриті торги, уклав договір на виконання даних робіт з переможцем тендеру (Підрядником), Підрядник розробив проектно-кошторисну документацію, почався ремонт. При проведенні ремонту з'ясувалось, що лаги на даху не в такому хорошому стані, як розраховували раніше, і їх необхідно замінити. Ці додаткові роботи не можна було передбачити раніше, і вони не були включені до проектно-кошторисної документації. В такому разі Замовник може застосувати переговорну процедуру закупівлі і укласти договір з тим самим Підрядником, якщо сума цього договору не перевищуватиме 50 відсотків вартості основного договору.

• закупівлі товарів за процедурою відновлення платоспроможності боржника згідно із законодавством
  

  
  Якщо у Вас наявна одна з цих підстав, то Ви можете проводити переговорну процедуру закупівлі. Тепер ми розглянемо, що для цього потрібно, і яка послідовність дій має бути виконана.

  Оформлення рішення про застосування переговорної процедури 

  Хоч це прямо і не передбачено статтею 40 Закону, але спочатку має бути рішення тендерного комітету/Уповноваженої особи про застосування переговорної процедури. Це рішення оформлюється у вигляді протоколу. З прикладами протоколів можете ознайомитись  за посиланням.

  Які пункти може містити цей протокол:

• Посилання на підставу для застосування переговорної процедури закупівлі, перелік яких наведений вище та зазначений в частині 2 статті 40 Закону.
• Обґрунтування - посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі.
• Замовник (крім випадків, зазначених у  пунктах 2,  4,  5 частини другої статті 40) під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до  частини першої статті 17 цього Закону.
  
• Найменування Постачальника (Постачальників), який (які) запрошуються для проведення переговорів.
• Інформацію про предмет закупівлі, вартість закупівлі, строки поставки товару/надання послуг/виконання робіт та письмове підтвердження від Постачальника/Постачальників поставку товару/надання послуг/виконання робіт відповідно до вимог Замовника.
• Документи, що підтверджують повноваження представника Постачальника (Постачальників) на підписання протоколу, складеного за результатами проведення переговорів, статутні документи Постачальника, тощо.

Порядок проведення переговорної процедури закупівлі

Замовник спочатку проводить переговори з Постачальником/Постачальниками, між ними визначається вартість договору, відповідність Постачальника/Постачальників кваліфікаційним критеріям, а товару - технічним вимогам тощо. За результатами проведених переговорів Замовник приймає рішення про намір укласти договір (оформлює його знову ж таки протоколом тендерного комітету). В особистому кабінеті на Майданчику заповнює форму повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівлі, оприлюднює його на веб-порталі Уповноваженого органу. Це повідомлення має бути опубліковане протягом одного дня з дня прийняття рішення. Замовник укладає договір про закупівлі, але не раніше, ніж через 10 днів* з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір.

*Виключення! Договір про закупівлю може бути укладений за скороченою процедурою, тобто не раніше, ніж через 5 днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір, якщо:

• застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених п.3 частини другої ст.40, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та/або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

Загальна схема проведення переговорної процедури закупівлі виглядає так, як на малюнку.



Що публікувати під час проведення переговорної процедури 

Давайте детальніше розглянемо, що публікується на веб-порталі (prozorro.gov.ua) та в які строки при проведенні переговорної процедури закупівлі:

• повідомлення про намір укласти договір - протягом 1 дня з дня прийняття рішення про намір укласти договір (оприлюднює Замовник);
• договір про закупівлю - протягом 3 робочих днів з дня його укладення (оприлюднює Замовник);
• звіт про результати проведення процедури закупівлі - автоматично формується електронною системою та оприлюднюється на порталі протягом 1 дня після оприлюднення Замовником договору про закупівлю;
• повідомлення про внесення змін до договору - протягом 3 робочих днів з дня внесення змін (оприлюднює Замовник);
• звіт про виконання договору – протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання (оприлюднює Замовник).

Публікація повідомлення про намір укласти договір 

При публікації повідомлення про намір укласти договір Ви повинні обрати з випадаючого списку тільки одну з умов застосування переговорної процедури закупівлі, що були наведені в першому розділі цієї статті та в текстовому полі маєте надати обґрунтування застосування переговорної процедури в довільній формі (формі тексту).

Якщо у Вас в переговорах брав участь лише один Постачальник, то при заповненні форми повідомлення про намір укласти договір, вказуючи інформацію про Постачальника, Ви повинні зазначити два моменти:

• "Переможець переговорів";
• "Відповідає кваліфікаційним критеріям".

Якщо в переговорах брало участь два або більше Постачальників, то, заповнюючи форму, Ви повинні вказати інформацію про кожного з них. Постачальників у процедурі закупівлі Ви визначаєте як "Учасник переговорів" та "Не відповідає кваліфікаційним критеріям", Переможця переговорної процедури закупівель Ви позначаєте "Переможець торгів" та "Відповідає кваліфікаційним критеріям".

Підстави для відміни переговорної процедури

Якщо Вам необхідно відмінити процедуру закупівлі, то Ви можете зробити це за наявності таких умов:

• якщо замовником допущено порушення, що вплинуло на об’єктивність визначення переможця процедури закупівлі;
  
•  неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства щодо закупівель;
  
• відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг;
  
• скорочення видатків бюджету на закупівлю товарів, робіт чи послуг;
  
•  непідписання договору про закупівлю у строк 35 днів (20 днів - у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених  пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та/або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.
  

Переговорна процедура закупівлі може бути відмінена замовником частково (за лотом).