Планування закупівель

ДП "Прозорро" 16.03.2018
річний план планування предмет закупівлі пороги закупівель
версія
для друку
Детально про всі етапи процесу планування закупівель та про види процедур

Процес планування закупівель

Етап 1: Визначення потреб підприємства

Етап 2: Визначення основних параметрів закупівлі

Етап 3: Затвердження річного плану

Етап 4: Публікація річного плану

“Чтобы продать что-нибудь ненужное, нужно сначала купить что-нибудь ненужное, а у нас денег нет!” (Простоквашино)

Для того, щоб Ваші закупівлі не перетворилися на подібне, їх необхідно якісно та правильно планувати. Як правило, організації планують закупівлі вкінці року на наступний. При цьому протягом року можливе внесення змін до планів та/або планування додаткових закупівель.

Процес планування закупівель

Схематично процес планування можна зобразити таким чином:

Етап 1: Визначення потреб підприємства

Цей етап планування, на нашу думку, найскладніше описати. Адже кожне підприємство має власний алгоритм визначення своїх потреб, бо на це впливає багато різних факторів, таких як, наприклад, джерела фінансування, розмір та особливості діяльності підприємства тощо.

Якщо Ви, наприклад, отримуєте бюджетне фінансування (через Державну казначейську службу України), то Ви формуєте свій план відповідно до затвердженого бюджетного призначення. Або, якщо Ваше підприємство не отримує гроші через Казначейство, а знаходиться, так би мовити, на самоокупності (тобто витрачає лише ті кошти, які заробило самостійно в ході своєї господарської діяльності), тоді Ваш річний план буде формуватися на підставі Ваших очікуваних прибутків та з урахуванням річних потреб.

Тож немає якогось уніфікованого алгоритму планування своїх видатків підприємством на наступний рік. Ми, зі свого боку, просто розповімо Вам, на які моменти варто звернути увагу та що слід враховувати при плануванні, і вже після ознайомлення з нашими пропозиціями та порадами Ви самостійно оберете/сформуєте найзручніший алгоритм планування для Вашого підприємства.

Отже почнемо! Як визначити статті витрат, на підставі яких ви будете планувати свій річний план закупівель? До основних можна віднести:

Щорічні обов'язкові витрати

На кожному підприємстві є товари (послуги), які закуповуються із року в рік. До таких товарів можна віднести той самий папір, канцелярське приладдя. Щодо послуг, то це, наприклад, комунальні послуги, обслуговування кондиціонерів тощо. Ось Вам і частина потреб підприємства, яку потрібно буде внести до плану закупівель.

Витрати, що пов'язані з минулорічними закупівлями

Ви можете проаналізувати інші витрати минулого року, щоб доповнити перелік потреб. Наприклад, минулого року Ви купили принтери для відділу бухгалтерії, логічно, що на наступний рік вони потребуватимуть обслуговування і т. д.

Витрати згідно потреб для забезпечення діяльності підприємства

Ще одним “джерелом визначення потреб” можуть стати структурні підрозділи Вашого ж підприємства. Керівники відділів аналізують потреби свого структурного підрозділу, подають заявки, після чого їх треба буде згрупувати та визначити загальну потребу.

Наведемо приклад процесу планування на ДП “Прозорро”. ДП фінансує себе самостійно, тому основним джерелом визначення потреб підприємства є фінансовий план. Секретар тендерного комітету вкінці року аналізує закупівлі попереднього періоду, визначаючи основні потреби підприємства. Також збирає з керівників підрозділів заявки-потреби на наступний рік. Вся інформація акумулюється, групується та визначаються предмети закупівлі. Також на даному етапі може формуватись орієнтовна очікувана вартість закупівель.

Етап 2: Визначення основних параметрів закупівлі

Отож після визначення потреб підприємства у Вас повинен з'явитися перелік закупівель, які Ви плануєте провести в наступному році. Тепер всі позиції з цього переліку потрібно згрупувати та визначити по кожній з них предмет закупівлі. Як це робити, описано за посиланням.

Після визначення предметів закупівель у Вас з’явиться документ-план закупівель, в якому будуть перелічені предмети закупівлі та орієнтовна очікувана вартість по кожному з них. При цьому очікувана вартість може складати від 1 копійки до сотень мільйонів гривень.

Наприклад, на закупівлю лимонів на підприємстві може бути запланована сума 100 грн на рік, а на ремонтні роботи - 500 тис грн. Для кожної із цих закупівель будуть діяти свої правила проведення процедури. І залежить вибір процедури від двох основних факторів:

  • типу Вашого підприємства (звичайний замовник; ”монополіст”; закуповує для потреб оборони; не є Замовником в розумінні Закону). Детальніше за посиланням.
  • від очікуваної вартості (бюджету) закупівлі. Детальніше про це нижче.
Вибір типу Замовника здійснюється під час реєстрації особистого кабінету на Майданчику. Від обраного “типу Замовника” залежить перелік доступних процедур, який Ви зможете обирати під час публікації планів та оголошень закупівель.

Якщо у Вас виникли труднощі з визначенням основних параметрів Вашої закупівлі, і Ви хочете, наприклад, подивитися, за яким кодом CPV інші Замовники зазвичай закуповують цей предмет закупівлі, побачити тендери з найкращою конкуренцією, економією, ціною тощо, то Вам у цьому може допомогти новий інструмент Київської школи економіки.

Перейти до інструменту можна за посиланням.

А тепер давайте розглянемо, в якому випадку яку процедуру Вам необхідно буде проводити.

Планування та пороги

Законом чітко визначені пороги закупівель та типи процедур, які можуть при цьому застосовуватись. Загалом дані межі можна відобразити таким чином:

Забігаючи наперед, зазначимо: коли Ви будете вносити план закупівлі до електронної Системи, Вам відкриється перелік процедур*:

* Це повний перелік процедур, який доступний до вибору в Системі. Проте, в залежності від типу Замовника, він буде відповідним чином скорочений.

Як Вам вже відомо, у плані закупівель має бути відображено все, що Ви плануєте купувати, тобто всі закупівлі вартістю від 1 копійки.

Тож розглянемо детальніше, який тип процедури Ви можете обирати та в якому випадку.

Допорогові закупівлі

Що таке допорогові закупівлі? Це ті закупівлі, загальна очікувана вартість яких за рік не перевищує межі, що визначені Законом. А саме, це закупівлі:

від 0,01 грн до 200 000 грн (до 1 млн грн для "монополістів") для товарів та послуг;

від 0,01 грн до 1,5 млн грн (до 5 млн грн для "монополістів") для робіт.

Для даного порогу можливо обрати наступні типи процедур:

Так яку процедуру обрати, якщо у Вас закупівля з очікуваною вартістю 200 грн?

А 35 230 грн?

А якщо 52 300 грн?

А якщо Ви двічі на рік купуєте папір на суму 25 500 грн кожного разу, який визначити тип процедури?

Давайте почнемо із загальної схеми, вона виглядає так:

* Законом не зазначено, що закупівлі бюджетом менше 50 000 грн мають проходити через процедуру допорогових закупівель. Але на це можуть впливати постанови органів місцевого самоврядування.

А тепер відповіді на питання, які ми ставили вище.

Сума

Можливі варіанти процедур

200 грн

При створенні плану обираєте в полі “Тип процедури” - “Без застосування електронної системи”.

35 230 грн

На Ваш вибір:

- використати процедуру “Допорогова закупівля”;

- в типі процедури вказати “Без застосування електронної системі”.

Звертаємо увагу, що Ви САМОСТІЙНО вирішуєте, чи застосовувати процедуру “Допорогові закупівлі” чи не використовувати її, і вказати в плані “Без застосування електронної системи”.

52 300 грн

Ви маєте право: або провести процедуру “Допорогова закупівля” або опублікувати “Звіт про укладені договори”.

Папір двічі на рік на суму 25 500 грн за кожним разом

Оскільки це один код класифікатора, рекомендуємо Вам для визначення порогу сумувати бюджети (25 500 + 25 500 = 51 000 грн). Для закупівлі на суму 51 000 грн може бути застосована або процедура “Допорогова закупівля” або “Звіт про укладений договір”.

В плані закупівель Ви будете заповнювати дві форми по 25 500 грн, але процедуру рекомендуємо визначати згідно порогу суми 51 000 грн.

Понадпорогові закупівлі ("українські пороги")

Далі ми поговоримо про понадпорогові закупівлі, які умовно можна назвати "українськими порогами". До цих закупівель відносяться закупівлі, загальна очікувана вартість яких за рік не перевищує межі:

  • від 200 тис. грн (від 1 млн грн для "монополістів") до 133 тис. євро для товарів та послуг;
  • від 1,5 млн грн (від 5 млн грн для "монополістів") до 5 150 тис. євро для робіт.

Для даного порогу Ви можете використовувати такі типи процедур:

  • Відкриті торги;
  • Переговорна процедура;
  • Конкурентний діалог.

Загальна схема для цього порогу виглядає так:


Для вказаних вище вартісних меж основною процедурою є Відкриті торги (детальніше про процедуру Ви можете прочитати за посиланням).

У той же час Законом передбачені також інші процедури для даного порогу, наприклад, Переговорна процедура закупівлі (звичайна та скорочена), яку Ви можете застосовувати тільки за настання певних підстав, які наведені в ст. 35 Закону України "Про публічні закупівлі". Детальніше про підстави до застосування переговорної процедури закупівлі та як вона проводиться, Ви можете прочитати за посиланням.

Крім цього, Ви можете скористатися таким типом процедури, як Конкурентний діалог. Цей тип процедури застосовується, якщо предметом закупівлі є, наприклад, послуги (юридичні, консультаційні, розроблення програмного забезпечення тощо) і визначення вимог до яких потребує переговорів. Детальніше про умови застосування та етапи проведення конкурентного діалогу Ви можете прочитати за посиланням.

Понадпорогові закупівлі ("європейські пороги")

Процедури закупівлі, вартість яких перевищує 133 тис. євро для товарів та послуг і 5150 тис. євро для робіт. Чому понадпорогові процедури поділяються на так звані"українські" та "європейські"? Тому що сам процес проведення процедур за "європейськими" порогами трохи відрізняється.

Тож типами процедур для даного порогу є:

  • Відкриті торги зпублікацією англійською мовою;
  • Конкурентний діалог з публікацією англійською мовою

Загальна схема виглядає так:

Для вказаних вище вартісних меж основною процедурою є Відкриті торги з публікацією англійською мовою (детальніше про процедуру Ви можете прочитати за посиланням). Особливістю даної процедури є те, що під час її оголошення деякі поля Ви повинні продублювати англійською мовою. Для того, щоб Ви не плутали, коли потрібно дублювати оголошення англійською мовою, а коли цього робити не потрібно, під час публікації плану Вам дають на вибір процедури: Відкриті торги або Відкриті торги з публікацією англійською мовою.

Другим можливим типом процедури для даного порогу є Конкурентний діалог з публікацією англійською мовою. Чим вона принципово відрізняється від конкурентного діалогу? Тим, як проходить другий етап. Детальніше про цю процедуру Ви можете прочитати за посиланням.

Обирайте процедуру закупівлі уважно, відповідно до порядку визначення предмету закупівлі та порогів, які перераховані вище.

Етап 3: Затвердження річного плану

Організацією закупівельної діяльності на підприємстві можуть займатися Тендерний Комітет (далі ТК) та/або Уповноважена Особа (УО).

При цьому слід звернути увагу на те, що:
  • Якщо на Вашому підприємстві плануються понадпорогові закупівлі, то ними мають займатися ТК та/або УО. Вони мають затвердити річний план і додаток до нього.
  • Якщо Ви плануєте закупівлі, які за очікуваною вартістю не перевищують 200 000 грн (тобто лише допорогові закупівлі), наявність ТК не є обов'язковою. Тобто Ви можете визначити відповідальну особу (рекомендуємо не менше двох, на випадок відпустки/лікарняного або іншого), яка буде займатися допорогами.

Підведемо попередні підсумки основних етапів процесу планування.

Потреби підприємства сформовані, визначена очікувана вартість по кожному предмету закупівлель. Отже стає зрозуміло, за допомогою якого типу процедури буде оголошуватися закупівля. Тобто річний план (та додаток) вже майже готовий. Він затверджується ТК (або УО). Повноцінно процес планування вважатиметься завершеним тільки після внесення його в електронну систему (наступний крок планування).

Етап 4: Публікація планів закупівель в електронній системі

Де та як публікувати річні плани підприємства? В якому вигляді їх публікувати?Зараз розглянемо всі ці моменти. Ви маєте на руках річний план та/або додаток до нього у вигляді зведеної таблиці, тепер його необхідно опублікувати в електронній системі закупівель.

Як це зробити? Тут є 2 варіанти розвитку подій:

  1. Якщо Ви вже зареєстровані в електронній системі ProZorro, читайте цю статтю далі.
  2. Якщо Ви ще не реєструвалися, прочитайте цю статтю.

Вам необхідно зайти до свого кабінету на Майданчику та знайти вкладку (або кнопку, це залежить від інтерфейсу Майданчика) “Створити план закупівель”.

Система не буде пропонувати Вам “створити річний план” або “створити додаток до річного плану”. Форма плану єдина (затверджена наказом МЕРТ № 490 від 22.03.2016 "Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель"). Річний це план чи додаток до нього, визначається Системою автоматично, в залежності від того, яку процедуру закупівлі Ви обрали під час заповнення форми плану на Майданчику.

Зупинимося детальніше на тому, яким саме чином заповнювати план закупівель на Майданчику.

Раніше річний план завантажувався у вигляді таблички, де вказані всі предмети закупівлі та процедури, і прикріплювався pdf-файлом на портал tender.me.gov.ua. Зараз кожен предмет закупівлі, точніше кожна закупівля має бути опублікована у вигляді окремо заповненої форми.

Давайте подивимось наглядніше. Як виглядав “паперовий” план раніше:

Як виглядає план зараз:

Якщо натиснути на назву, то відкривається форма річного плану з деталями закупівлі:

Фактично один рядок табличного плану перетворюється в одну заповнену форму плану нового.

Часто ми чуємо від Замовників: “Навіщо заповнювати кожну позицію плану окремою формою? А якщо у мене 1000 позицій плану, я ж тут ночами сидітиму-заповнюватиму форми”. На це ми відповідаємо наступне: МЕРТ, ДП “Прозорро”, а також Майданчики не лишають Вас один на один із цим умовним “ускладненням життя”.

На допомогу Вам:

Зі сторони ДП “Прозорро” - зверніть увагу на наступний момент: форма плану за списком заповнюваних полів співпадає з формою оголошення закупівлі. Тому зараз в роботі реалізація функціоналу, який дозволить при оголошенні закупівлі не заповнювати двічі інформацію, яку Ви вже вказували в плані закупівель, а просто автоматично переносити інформацію з плану до оголошення. Після чого Вам необхідно буде лише заповнити ті поля, яких не було в плані закупівель.

Зі сторони Майданчиків - Майданчики для забезпечення найкращого сервісу Замовникам можуть пропонувати такий функціонал, як “імпорт”. Що це таке? Якщо просто, не вдаючись до подробиць технічного характеру, то: Ви заповнюєте план у вигляді таблички по шаблону, запропонованому Майданчиком, відправляєте її Майданчику, а той, в свою чергу, перетворює дану таблицю в електронні форми.

Майданчики не зобов'язані надавати даний сервіс! Можливо, навіть не всі Майданчики займаються розробленням відповідного функціоналу. Це є додатковою перевагою окремих Майданчиків. Якщо для Вас актуальна функція імпорту планів, Ви можете зателефонувати до служби підтримки різних Майданчиків і запитати, чи надають/планують надавати подібний сервіс.

Отож Ви обираєте “Створити план закупівель” (або схожу кнопку) та заповнюєте поля форми.

Під час заповнення поля "тип процедури" Система запропонує Вам перелік доступних процедур, про який ми вже згадували раніше:

Обираєте саме той тип процедури, який Ви обрали для цієї закупівлі. Ми вже розглядали види процедур та приклади по кожній з них.

Після збереження форм у Системі процес планування можна вважати закінченим. Далі вже йде процес безпосереднього проведення процедури закупівлі.

Коментарі

До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.

Можливо, вас також зацікавить:
Порядок визначення предмета закупівлі
Замовнику 15.03.2018
Особливості визначення предмета закупівлі
Про класифікатор ДК 021-2015 (Єдиний закупівельний словник)
Замовнику 07.02.2017
Все про Єдиний закупівельний словник.
Більше статейПОКАЗАТИ БІЛЬШЕ СТАТЕЙ
Підпишіться на розсилку від Прозорро
Ми прагнемо доставляти лише ті повідомлення, які ви хочете отримувати. Якщо вас цікавлять новини та повідомлення про щось нове на інфобоксі, залиште вашу адресу електроної пошти тут.
Не змогли знайти потрібну інформацію?
Ми допоможемо!
Дякуємо, ми зв'яжемося з вами
найближчим часом