Тендерний комітет: функції, склад та розподіл обов'язків

- утворення тендерного комітету

- призначення Уповноваженої особи/Осіб

- створення Централізованих закупівельних організацій

Для початку варто визначитися з поняттями:

Тендерний комітет (ТК) -це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом.

Уповноважена особа/особи (УО) − службова, посадова та інша фізична особа замовника, визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору (контракту). Детальніше про Уповноважену особу за посиланням.

Централізовані закупівельні організації (ЦЗО) - юридичні особи,що визначаються Кабінетом Міністрів України, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування як замовники, які організовують і проводять процедури закупівель та закупівлі за рамковими угодами в інтересах замовників відповідно до цього Закону.

В статті ми детальніше розглянемо діяльність тендерного комітету. 

Хто входить до складу тендерного комітету?

ТК це - п’ять або більше службових (посадових) та інших осіб Замовника. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штаті є меншою ніж п’ять осіб, до складу комітету мають входити всі службові(посадові) особи Замовника.

Хто ж такі «інші особи Замовника», які можуть входити до складу тендерного комітету? Згідно Закону, до складу тендерного комітету входять не менше п’яти осіб. У разі якщо кількість службових(посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою,ніж п’ять осіб (і всі вони вже увійшли до ТК), до складу тендерного комітету можуть входити будь-які працівники, які є у штаті Замовника,тобто працюють у Замовника відповідно до штатного розкладу (включаючи так званих «сумісників»).

Звертаємо увагу на те що чисельність тендерного комітету може залежати від специфіки роботи Замовника (обсягів закупівель, напрямків закупівель, наприклад, різна специфіка закупівель: різнопрофільні товари, послуги, роботи та необхідності включення до складу тендерного комітету тієї чи іншої кількості людей. Доцільно щоб до складу тендерного комітету входили працівники, які відповідають за відповідні напрямки по яких здійснюється закупівля.

При цьому, варто зауважити, що якщо чисельність тендерного комітету не повинна бути менше 5 осіб. Якщо, наприклад, при відпустці секретаря, чисельність тендерного комітету буде складати менше 5 осіб,то наказом/іншим розпорядчим рішенням Замовника до складу тендерного комітету необхідно додатково включити 1 особу чи більше (щоб чисельність була не менше 5 осіб).

Хто ж входить до складу ТК:

- Голова ТК - призначається наказом або іншим розпорядчим документом керівник підприємства;

- Члени ТК- призначаються наказом або іншим розпорядчим документом керівник підприємства;

- Секретар ТК - призначається головою ТК з числа членів ТК;

- Заступник голови ТК (за бажанням) - призначається головою ТК і в разі його відсутності зазвичай виконує обов’язки голови ТК.

Не можуть входити до складу ТК:

- представники Постачальників торгів, члени їх сімей;

- народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Що робить тендерний комітет

Організовує та проводить закупівлі Замовника, а саме:
- планує, визначає спосіб проведення та проводить процедури закупівель;
- публікує інформацію та звіти про публічні закупівлі;
- визначає переможця;
- складає звітність та вчиняє інші дії, що передбачені Законом України “Про публічні закупівлі”

Найчастіше членство в тендерному комітеті - додаткове навантаження для членів ТК,тобто голова, секретар та решта членів ТК мають свої основні обов’язки та основну роботу.

Чому Замовники дедалі частіше відмовляються від тендерних комітетів на користь Уповноважених осіб?

Положення про ТК

Питання створення та діяльності тендерного комітету регулюються Примірним положенням про тендерний комітет або уповноважену особу(осіб), яке затверджене наказом Мінекономрозвитку України від30.03.2016 № 557 (далі- Примірне положення).
Замовникам варто звернути увагу на те, що Примірне положення не є обов’язковим для них, тобто Замовники можуть використовувати зазначений документ при затвердженні положення про власний тендерний комітет, але не зобов’язані це робити.
В положенні про ТК мають бути визначені не тільки обов’язки та повноваження ТК, а й бажано, щоб був визначений механізм взаємодії між структурними підрозділами Замовника та тендерним комітетом.

Розподілення обов’язків між ТК та іншими підрозділами підприємства

Що важливо знати при формуванні ТК та покладанні на його членів обов’язків. Що тендерний комітет не може знати, що потрібно кожному структурному підрозділу, в якій кількості і які технічні характеристики повинен мати товар, робота чи послуга. З цього випливає перше правило розподілу  обов’язків між ТК та іншими підрозділами підприємства.

Тендерний комітет не повинен визначати що потрібно купити, у якій кількості, якої якості, які технічні характеристики повинен мати предмет закупівлі, коли потрібно купити відповідний товар, отримати послугу чи роботу.

Якщо все-таки потребу та технічні характеристики визначає структурний підрозділ, якому необхідно щось закупити, то відповідно, він краще розбирається в предметі закупівлі і краще зможе знайти ринкову вартість цього предмета закупівлі. Тож з цього з’являється друге правило.
Тендерний комітет проводить лише процедури закупівель, та не відповідає за виконання договору. За договір краще відповідатиме структурний підрозділ, який ініціював закупівлю визначеного товару,роботи чи послуги.  Тому з’являється третє правило.

То які ж обов’язки точно варто віддати саме тендерному комітету:

- завчасно збирати потреби з усіх відділів;

- узагальнювати потреби всіх структурних підрозділів підприємства та на основі цього сформувати річний план закупівель;

- виносити на розгляд тендерного комітету та затвердити річний план закупівель;

- обирати тип процедури закупівлі, якій буде проводитись. відкриті торги є основною процедурою закупівлі яка  проводиться у переважній більшості випадків. Інші процедури закупівлі: конкурентний діалог та переговорна процедура закупівлі проводиться лише при наявності підстав для їх проведення, передбачені Законом;

- зберігати відповідні документи з питань публічних закупівель, визначених Законом. Як правило, функції зі складання та зберігання відповідних документів  з питань публічних закупівель виконує секретар тендерного комітету. Принаймні, функція зі зберігання відповідних документів прямо передбачена в обов’язках секретаря тендерного комітету згідно Примірного положення, яке хоча і не обов’язковим, проте його положення варто враховувати Замовнику при затверджені положення про тендерний комітет. Проте, виконання вищенаведених функцій голова тендерного комітету може покласти на іншого члена тендерного комітету відповідно до розподілу обов’язків.

Тендерний комітет може залучати інших працівників підприємства для експертної участі в закупівлі (в тимчасові або постійно діючі робочі групи).

Оформлення рішень Тендерного комітету

Протокол підписується всіма членами комітету, що були присутніми на засіданні.Якщо хтось з членів ТК відмовляється підписати протокол, інформація про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. Кожен член ТК несе відповідальність за рішення, що прийняті протоколом під яким стоїть його підпис. Обов’язки між членами ТК розподіляються головою ТК і оформлюються протоколом про розподіл повноважень між членами ТК.