Тендерний комітет: функції, склад та розподіл обов'язків

ДП "Прозорро" 08.12.2018
тендерний комітет уповноважена особа замовник реєстрація у системі
версія
для друку
Які функції виконує тендерний комітет, як правильно розподілити обов'язки між тендерним комітетом та іншими відділами підприємтсва та які вимоги мають бути до у

    У Законі «Про публічні закупівлі» законодавець визначив три способи організації здійснення закупівельної діяльності, а саме шляхом:

    - утворення тендерного комітету

    - призначення Уповноваженої особи/Осіб

    - створення Централізованих закупівельних організацій

    Для початку варто визначитися з поняттями:

    Тендерний комітет (ТК) -це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом.

    Уповноважена особа/особи (УО) − службова, посадова та інша фізична особа замовника, визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору (контракту).

    Централізовані закупівельні організації (ЦЗО) - юридичні особи,що визначаються Кабінетом Міністрів України, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування як замовники, які організовують і проводять процедури закупівель та закупівлі за рамковими угодами в інтересах замовників відповідно до цього Закону.

    В статті ми детальніше розглянемо діяльність тендерного комітету. 

    Хто входить до складу тендерного комітету?

    ТК це - п’ять або більше службових (посадових) та інших осіб Замовника. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штаті є меншою ніж п’ять осіб, до складу комітету мають входити всі службові(посадові) особи Замовника.

    Хто ж такі «інші особи Замовника», які можуть входити до складу тендерного комітету? Згідно Закону, до складу тендерного комітету входять не менше п’яти осіб. У разі якщо кількість службових(посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою,ніж п’ять осіб (і всі вони вже увійшли до ТК), до складу тендерного комітету можуть входити будь-які працівники, які є у штаті Замовника,тобто працюють у Замовника відповідно до штатного розкладу (включаючи так званих «сумісників»).

    Звертаємо увагу на те що чисельність тендерного комітету може залежати від специфіки роботи Замовника (обсягів закупівель, напрямків закупівель, наприклад, різна специфіка закупівель: різнопрофільні товари, послуги, роботи та необхідності включення до складу тендерного комітету тієї чи іншої кількості людей. Доцільно щоб до складу тендерного комітету входили працівники, які відповідають за відповідні напрямки по яких здійснюється закупівля.

    При цьому, варто зауважити, що якщо чисельність тендерного комітету не повинна бути менше 5 осіб. Якщо, наприклад, при відпустці секретаря, чисельність тендерного комітету буде складати менше 5 осіб,то наказом/іншим розпорядчим рішенням Замовника до складу тендерного комітету необхідно додатково включити 1 особу чи більше (щоб чисельність була не менше 5 осіб).

    Хто ж входить до складу ТК:

    - Голова ТК - призначається наказом або іншим розпорядчим документом керівник підприємства;

    - Члени ТК- призначаються наказом або іншим розпорядчим документом керівник підприємства;

    - Секретар ТК - призначається головою ТК з числа членів ТК;

    - Заступник голови ТК (за бажанням) - призначається головою ТК і в разі його відсутності зазвичай виконує обов’язки голови ТК

    Не можуть входити до складу ТК:

    - представники Постачальників торгів, члени їх сімей;

    - народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

    Що робить тендерний комітет

    Організовує та проводить закупівлі Замовника, а саме:
    - планує, визначає спосіб проведення та проводить процедури закупівель;
    - публікує інформацію та звіти про публічні закупівлі;
    - визначає переможця;
    - складає звітність та вчиняє інші дії, що передбачені Законом України “Про публічні закупівлі”

    Найчастіше членство в тендерному комітеті - додаткове навантаження для членів ТК,тобто голова, секретар та решта членів ТК мають свої основні обов’язки та основну роботу.

    Положення про ТК

    Питання створення та діяльності тендерного комітету регулюються Примірним положенням про тендерний комітет або уповноважену особу(осіб), яке затверджене наказом Мінекономрозвитку України від30.03.2016 № 557 (далі- Примірне положення).
    Замовникам варто звернути увагу на те, що Примірне положення не є обов’язковим для них, тобто Замовники можуть використовувати зазначений документ при затвердженні положення про власний тендерний комітет, але не зобов’язані це робити.
    В положенні про ТК мають бути визначені не тільки обов’язки та повноваження ТК, а й бажано, щоб був визначений механізм взаємодії між структурними підрозділами Замовника та тендерним комітетом.

    Розподілення обов’язків між ТК та іншими підрозділами підприємства

    Що важливо знати при формуванні ТК та покладанні на його членів обов’язків. Що тендерний комітет не може знати, що потрібно кожному структурному підрозділу, в якій кількості і які технічні характеристики повинен мати товар, робота чи послуга. З цього випливає перше правило розподілу  обов’язків між ТК та іншими підрозділами підприємства.

    Тендерний комітет не повинен визначати що потрібно купити, у якій кількості, якої якості, які технічні характеристики повинен мати предмет закупівлі, коли потрібно купити відповідний товар, отримати послугу чи роботу.

    Якщо все-таки потребу та технічні характеристики визначає структурний підрозділ, якому необхідно щось закупити, то відповідно, він краще розбирається в предметі закупівлі і краще зможе знайти ринкову вартість цього предмета закупівлі. Тож з цього з’являється друге правило.
    Очікувана вартість закупівлі також не має визначатися тендерним комітетом.
    Тендерний комітет проводить лише процедури закупівель, та не відповідає за виконання договору. За договір краще відповідатиме структурний підрозділ, який ініціював закупівлю визначеного товару,роботи чи послуги.  Тому з’являється третє правило.
    Питання щодо укладення та виконання договору про закупівлі/унесення змін до договору про закупівлю згідно Закону формально не входить до повноважень тендерного комітету. Що мається на увазі, повідомляти ТК про бажання розірвати договір, про бажання внести зміни до договору тощо, має структурний підрозділ, для якого здійснюється закупівля товару, роботи чи послуги за цим договором.
    Четверте проблемне питання в розподілі повноважень між ТК та іншими відділами полягає ось в чому. Згідно ст. 10 Закону звіт про виконання договору оприлюднюється на веб-порталі протягом 3 –х днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання. Проблема виникає у тому, що є дві «проблемні» підстави оприлюднення вищенаведеного звіту: строк дії договору, виконання договору.

    Перша, строк дії договору, як правило, у бюджетників визначається 31 грудня поточного року. Вважається, що секретар формально має подати на оприлюднення відповідний Звіт, проте 3 дні закінчуються у січні - святкові дні наступного року. Проте, якщо строк дії договору продовжується на 20% суми визначеної у договорі,укладеному у попередньому році, то секретарю не потрібно подавати у перші дні  січня наступного року звіт про виконання договору,оскільки його дія продовжена.

    Друга, виконання договору. Договір вважається виконаним і звіт про його виконання потрібно оприлюднювати після того як сторони повністю виконали свої права та обов’язки. Не важливо чи закінчився строк дії договору, важливо чи він виконаний у повному обсязі сторонам.
    Як правило, проблема полягає у тому що секретар комітету не знає коли«пройшла» остання оплата по договору, а тому часто дізнається про це пізно і порушує 3 дні на оприлюднення Звіту про виконання договору про закупівлю.
    Саме з метою дотримання строків на оприлюднення звіту про виконання договору і має бути доручення/наказ/інший розпорядчий документ згідно якого бухгалтерія оперативно (1-2 дні) має повідомляти секретаря/іншу уповноважену особу про «останню» оплату по договору для того щоб секретар комітету встиг вчасно подати на портал вище наведений Звіт.

    То які ж обов’язки точно варто віддати саме тендерному комітету:

    - завчасно збирати потреби з усіх відділів;

    - узагальнювати потреби всіх структурних підрозділів підприємства та на основі цього сформувати річний план закупівель;

    - виносити на розгляд тендерного комітету та затвердити річний план закупівель;

    - обирати тип процедури закупівлі, якій буде проводитись. відкриті торги є основною процедурою закупівлі яка  проводиться у переважній більшості випадків. Інші процедури закупівлі: конкурентний діалог та переговорна процедура закупівлі проводиться лише при наявності підстав для їх проведення, передбачені Законом;

    - зберігати відповідні документи з питань публічних закупівель, визначених Законом. Як правило, функції зі складання та зберігання відповідних документів  з питань публічних закупівель виконує секретар тендерного комітету. Принаймні, функція зі зберігання відповідних документів прямо передбачена в обов’язках секретаря тендерного комітету згідно Примірного положення, яке хоча і не обов’язковим, проте його положення варто враховувати Замовнику при затверджені положення про тендерний комітет. Проте, виконання вищенаведених функцій голова тендерного комітету може покласти на іншого члена тендерного комітету відповідно до розподілу обов’язків.

    Тендерний комітет може залучати інших працівників підприємства для експертної участі в закупівлі (в тимчасові або постійно діючі робочі групи).

    Оформлення рішень Тендерного комітету

    Всі рішення ТК мають бути оформлені у вигляді протоколу, в якому відображаються результати поіменного голосування з кожного питання, що розглядалось на засіданні ТК.
    Протокол підписується всіма членами комітету, що були присутніми на засіданні.Якщо хтось з членів ТК відмовляється підписати протокол, інформація про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. Кожен член ТК несе відповідальність за рішення, що прийняті протоколом під яким стоїть його підпис. Обов’язки між членами ТК розподіляються головою ТК і оформлюються протоколом про розподіл повноважень між членами ТК

    Сподобалось 16
    Не сподобалось 1
    Поділитися:

    Коментарі

    Вікторія
    Чи не суперечить дана стаття Закону "Про публічні закупівлі", а саме статті 11? В Законі прописано наступне: "Для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб)". Чи можуть одночасно існувати ТК і уповноважені особи, на який правовй документ ми можемо спиратися для обгрунтування цього питання?
    Ліля Тімохіна
    Вікторія, добрий день. Ні, не суперечить. В Законі не зазначено, що ТК і УО не можуть діяти одночасно. ТК і УО не можуть одночасно проводити одну й ту саму закупівлю, але розподілити закупівлі та проводити кожен сам свої ТУ і Уо можуть
    Підпишіться на розсилку від Прозорро
    Ми прагнемо доставляти лише ті повідомлення, які ви хочете отримувати. Якщо вас цікавлять новини та повідомлення про щось нове на інфобоксі, залиште вашу адресу електроної пошти тут.