Тендерний комітет VS Уповноважена особа

ДП "Прозорро" 09.12.2018
тендерний комітет уповноважена особа замовник реєстрація у системі
версія
для друку
Які функції виконують тендерний та уповноважена особа, як правильно розподілити обов'язки між тендерним комітетом та іншими відділами підприємтсва та які вимоги мають бути до у

Тендерний комітет

Уповноважена особа (УО)

У Законі «Про публічні закупівлі» законодавець визначив три способи організації здійснення закупівельної діяльності, а саме шляхом:

- утворення тендерного комітету

- призначення Уповноваженої особи/Осіб

- створення Централізованих закупівельних організацій


Для початку варто визначитися з поняттями:


Тендерний комітет (ТК) -це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом.

Уповноважена особа/особи (УО) − службова, посадова та інша фізична особа замовника, визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору (контракту)

Централізовані закупівельні організації (ЦЗО) - юридичні особи,що визначаються Кабінетом Міністрів України, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування як замовники, які організовують і проводять процедури закупівель та закупівлі за рамковими угодами в інтересах замовників відповідно до цього Закону.

В статті ми детальніше розглянемо діяльність тендерного комітету та уповноваженої особи.

Тендерний комітет

Хто входить до складу ТК?

ТК це - п’ять або більше службових (посадових) та інших осіб Замовника. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штаті є меншою ніж п’ять осіб, до складу комітету мають входити всі службові(посадові) особи Замовника.

Хто ж такі «інші особи Замовника», які можуть входити до складу тендерного комітету? Згідно Закону, до складу тендерного комітету входять не менше п’яти осіб. У разі якщо кількість службових(посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою,ніж п’ять осіб (і всі вони вже увійшли до ТК), до складу тендерного комітету можуть входити будь-які працівники, які є у штаті Замовника,тобто працюють у Замовника відповідно до штатного розкладу (включаючи так званих «сумісників»).

Звертаємо увагу на те що чисельність тендерного комітету може залежати від специфіки роботи Замовника (обсягів закупівель, напрямків закупівель, наприклад, різна специфіка закупівель: різнопрофільні товари, послуги, роботи та необхідності включення до складу тендерного комітету тієї чи іншої кількості людей. Доцільно щоб до складу тендерного комітету входили працівники, які відповідають за відповідні напрямки по яких здійснюється закупівля.

При цьому, варто зауважити, що якщо чисельність тендерного комітету не повинна бути менше 5 осіб. Якщо, наприклад, при відпустці секретаря, чисельність тендерного комітету буде складати менше 5 осіб,то наказом/іншим розпорядчим рішенням Замовника до складу тендерного комітету необхідно додатково включити 1 особу чи більше (щоб чисельність була не менше 5 осіб).

Хто ж входить до складу ТК:

- Голова ТК - призначається наказом або іншим розпорядчим документом керівник підприємства;

- Члени ТК- призначаються наказом або іншим розпорядчим документом керівник підприємства;

- Секретар ТК - призначається головою ТК з числа членів ТК;

- Заступник голови ТК (за бажанням) - призначається головою ТК і в разі його відсутності зазвичай виконує обов’язки голови ТК

Не можуть входити до складу ТК:

- представники Постачальників торгів, члени їх сімей;

- народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Що робить ТК

Організовує та проводить закупівлі Замовника, а саме:
- планує, визначає спосіб проведення та проводить процедури закупівель;
- публікує інформацію та звіти про публічні закупівлі;
- визначає переможця;
- складає звітність та вчиняє інші дії, що передбачені Законом України “Про публічні закупівлі”

Найчастіше членство в тендерному комітеті - додаткове навантаження для членів ТК,тобто голова, секретар та решта членів ТК мають свої основні обов’язки та основну роботу.

Положення про ТК


Питання створення та діяльності тендерного комітету регулюються Примірним положенням про тендерний комітет або уповноважену особу(осіб), яке затверджене наказом Мінекономрозвитку України від30.03.2016 № 557 (далі- Примірне положення).
Замовникам варто звернути увагу на те, що Примірне положення не є обов’язковим для них, тобто Замовники можуть використовувати зазначений документ при затвердженні положення про власний тендерний комітет, але не зобов’язані це робити.
В положенні про ТК мають бути визначені не тільки обов’язки та повноваження ТК, а й бажано, щоб був визначений механізм взаємодії між структурними підрозділами Замовника та тендерним комітетом.


Розподілення обов’язків між ТК та іншими підрозділами підприємства

Що важливо знати при формуванні ТК та покладанні на його членів обов’язків. Що тендерний комітет не може знати, що потрібно кожному структурному підрозділу, в якій кількості і які технічні характеристики повинен мати товар, робота чи послуга. З цього випливає перше правило розподілу  обов’язків між ТК та іншими підрозділами підприємства.


Тендерний комітет не повинен визначати що потрібно купити, у якій кількості, якої якості, які технічні характеристики повинен мати предмет закупівлі, коли потрібно купити відповідний товар, отримати послугу чи роботу.


Якщо все-таки потребу та технічні характеристики визначає структурний підрозділ, якому необхідно щось закупити, то відповідно, він краще розбирається в предметі закупівлі і краще зможе знайти ринкову вартість цього предмета закупівлі. Тож з цього з’являється друге правило.
Очікувана вартість закупівлі також не має визначатися тендерним комітетом.
Тендерний комітет проводить лише процедури закупівель, та не відповідає за виконання договору. За договір краще відповідатиме структурний підрозділ, який ініціював закупівлю визначеного товару,роботи чи послуги.  Тому з’являється третє правило.


Питання щодо укладення та виконання договору про закупівлі/унесення змін до договору про закупівлю згідно Закону формально не входить до повноважень тендерного комітету. Що мається на увазі, повідомляти ТК про бажання розірвати договір, про бажання внести зміни до договору тощо, має структурний підрозділ, для якого здійснюється закупівля товару, роботи чи послуги за цим договором.
Четверте проблемне питання в розподілі повноважень між ТК та іншими відділами полягає ось в чому. Згідно ст. 10 Закону звіт про виконання договору оприлюднюється на веб-порталі протягом 3 –х днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання. Проблема виникає у тому, що є дві «проблемні» підстави оприлюднення вищенаведеного звіту: строк дії договору, виконання договору.
Перша,
строк дії договору, як правило, у бюджетників визначається 31 грудня поточного року. Вважається, що секретар формально має подати на оприлюднення відповідний Звіт, проте 3 дні закінчуються у січні - святкові дні наступного року. Проте, якщо строк дії договору продовжується на 20% суми визначеної у договорі,укладеному у попередньому році, то секретарю не потрібно подавати у перші дні  січня наступного року звіт про виконання договору,оскільки його дія продовжена.
Друга
, виконання договору. Договір вважається виконаним і звіт про його виконання потрібно оприлюднювати після того як сторони повністю виконали свої права та обов’язки. Не важливо чи закінчився строк дії договору, важливо чи він виконаний у повному обсязі сторонам.
Як правило, проблема полягає у тому що секретар комітету не знає коли«пройшла» остання оплата по договору, а тому часто дізнається про це пізно і порушує 3 дні на оприлюднення Звіту про виконання договору про закупівлю.
Саме з метою дотримання строків на оприлюднення звіту про виконання договору і має бути доручення/наказ/інший розпорядчий документ згідно якого бухгалтерія оперативно (1-2 дні) має повідомляти секретаря/іншу уповноважену особу про «останню» оплату по договору для того щоб секретар комітету встиг вчасно подати на портал вище наведений Звіт.

То які ж обов’язки точно варто віддати саме тендерному комітету:

- завчасно збирати потреби з усіх відділів;

- узагальнювати потреби всіх структурних підрозділів підприємства та на основі цього сформувати річний план закупівель;

- виносити на розгляд тендерного комітету та затвердити річний план закупівель;

- обирати тип процедури закупівлі, якій буде проводитись. відкриті торги є основною процедурою закупівлі яка  проводиться у переважній більшості випадків. Інші процедури закупівлі: конкурентний діалог та переговорна процедура закупівлі проводиться лише при наявності підстав для їх проведення, передбачені Законом;

- зберігати відповідні документи з питань публічних закупівель, визначених Законом. Як правило, функції зі складання та зберігання відповідних документів  з питань публічних закупівель виконує секретар тендерного комітету. Принаймні, функція зі зберігання відповідних документів прямо передбачена в обов’язках секретаря тендерного комітету згідно Примірного положення, яке хоча і не обов’язковим, проте його положення варто враховувати Замовнику при затверджені положення про тендерний комітет. Проте, виконання вищенаведених функцій голова тендерного комітету може покласти на іншого члена тендерного комітету відповідно до розподілу обов’язків.

Тендерний комітет може залучати інших працівників підприємства для експертної участі в закупівлі (в тимчасові або постійно діючі робочі групи).

Оформлення рішень ТК

Всі рішення ТК мають бути оформлені у вигляді протоколу, в якому відображаються результати поіменного голосування з кожного питання, що розглядалось на засіданні ТК.
Протокол підписується всіма членами комітету, що були присутніми на засіданні.Якщо хтось з членів ТК відмовляється підписати протокол, інформація про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. Кожен член ТК несе відповідальність за рішення, що прийняті протоколом під яким стоїть його підпис. Обов’язки між членами ТК розподіляються головою ТК і оформлюються протоколом про розподіл повноважень між членами ТК


Уповноважена особа (УО)


Вимоги до уповноваженої особи


Згідно статті 11 Закону та Примірного положення Уповноважена особа повинна мати:

- вищу освіту;
- не менше двох років досвіду роботи у сфері закупівель;
- належний обсяг знань чинного законодавства у сфері публічних закупівель та практика його застосування.

Спосіб підтвердження наявності у кандидата на призначення Уповноваженою особо, наприклад, досвіду роботи у сфері державних закупівель законодавець не визначив, тому це можуть бути:

  • укладені договори на надання консультаційних/юридичних послуг у сфері державних  закупівель та документи що підтверджують виконання таких договорів;
  • документи що підтверджують досвід роботи у складі комітету з конкурсних торгів, тощо

Що робить Уповноважена особа?

УО робить те саме, що й тендерний комітет, різниця тільки втому, що уповноважена особа все робить одноосібно і відповідно відповідальність за всі свої рішення несе одноосібно.

Уповноважена особа - це альтернатива або доповнення ТК. Вона наділена всіма правами і обов’язками, що й ТК.

Уповноважена особа може бути задіяна як для проведення окремих процедур закупівель (процедур по окремих предметах закупівлі) так і як заміна ТК загалом.

Форма прийняття Уповноваженою особою рішень - протокол, який Уповноважена особа підписує одноосібно.

Підстави роботи Уповноваженої особи


Згідно Закону та Примірного положення Уповноважена особа(особи) призначаються на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору (контракту).

Особа яка працює у штаті Замовника, тобто її посада передбачена штатним розкладом призначається згідно розпорядчого рішення Замовника.
Трудовий договір (контракт) укладається Замовником у відповідності до норм трудового законодавства з особою яка не працює у Замовника відповідно до штатного розкладу.
У разі укладення трудового договору, такий договір може укладатися на встановлений чи невизначений строк за погодженням замовника та уповноваженої особи (осіб) або на час організації та проведення процедур (процедури) закупівель.

Звертаємо увагу при призначенні Уповноваженої особи на наступне

Законодавством не передбачено затвердження Мінекономрозвитку України, будь-яким органом державної влади стандартного/примірного рішення Замовника про призначення Уповноваженої особи, як і стандартного/примірного контракту чи трудової угоди з Уповноваженою особою. Тобто, Замовник самостійно повинен визначити які положення буде містити наказ, трудовий договір/контракт.
Паралельно з призначенням Уповноваженої особи/осіб Замовник може створити тендерний комітет/декілька тендерних комітетів.У випадку призначенням Уповноваженої особи/осіб та створення тендерного комітету.

Всі рішення уповноваженої особи мають бути оформлені у вигляді протоколу.

Коли на підприємстві одночасно діє і Уповноважена особа і ТК їхні обов’язки не мають перетинатися.  Як розподіляються обов’язки між УО та ТК може бути прописано в Положенні про Тендерний комітет та Уповноважену особу.

Уповноважена особа не може бути членом тендерного комітету. Уповноважена особа має бути в штаті підприємства.

Коментарі

Вікторія
Чи не суперечить дана стаття Закону "Про публічні закупівлі", а саме статті 11? В Законі прописано наступне: "Для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб)". Чи можуть одночасно існувати ТК і уповноважені особи, на який правовй документ ми можемо спиратися для обгрунтування цього питання?
Можливо, вас також зацікавить:
Допорогові закупівля VS Відкриті торги: основні відмінності
Замовнику 09.03.2017
Чим відрізняються відкриті торги від допорогових?
Як зареєструватись в прозорро Замовнику
Замовнику 10.05.2019
Покрокова інструкція для Замовника з приводу того, як почати працювати в системі Prozorro
Як знайти закупівлю та оцінити Замовника або Постачальника в публічних закупівлях через bi.prozorro.org
Постачальнику 10.07.2017
bi.prozorro.org ‒ інструмент, завдяки якому суспільство може контролювати систему державних закупівель та впливати на її вдосконалення.
ПОКАЗАТИ БІЛЬШЕ СТАТЕЙ
Підпишіться на розсилку від Прозорро
Ми прагнемо доставляти лише ті повідомлення, які ви хочете отримувати. Якщо вас цікавлять новини та повідомлення про щось нове на інфобоксі, залиште вашу адресу електроної пошти тут.
Не змогли знайти потрібну інформацію?
Ми допоможемо!
Дякуємо, ми зв'яжемося з вами
найближчим часом