Уповноважена особа

Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа.

Уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Тож давайте більш детально розберемось в діяльності Уповноваженої особи. І почнемо з вимог до неї.

З 19 квітня 2020 року проводити спрощені закупівлі Прозорро може тільки Уповноважена особа. А з 1 січня 2022 року Уповноважена особа буде проводити всі закупівлі.

Як оформити роботу Уповноваженої особи

Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.

Уповноважена особа визначається або призначається замовником одним з таких способів:

1) шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством. Доплата в даному випадку є обов'язковою. Проте, розмір доплати визначається керівництвом Замовника самостійно.

2) шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб). В даному випадку Уповноважена особа буде займатись лише проведенням закупівель.

3) шляхом укладення трудової угоди (контракту) згідно із законодавством. Мова йде тільки про трудовий договір. Не можна найняти Уповноважену особу, шляхом укладання з нею догоаору цивільно-правового характеру.

Замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель. У разі визначення кількох уповноважених осіб розмежування їх повноважень та обов’язків визначається рішенням замовника.

Трудовий договір (контракт) укладається Замовником у відповідності до норм трудового законодавства з особою, яка не працює у Замовника відповідно до штатного розкладу. У разі укладення трудового договору, такий договір може укладатися на встановлений чи невизначений строк за погодженням замовника та уповноваженої особи (осіб) або на час організації та проведення процедур (процедури) закупівель.

Вимоги до уповноваженої особи

Згідно з ч. 7 ст. 11 Закону та Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)  Уповноважена особа повинна мати:

- вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту (але не обов'язково юридичну чи економічну); 

- не менше двох років досвіду роботи у сфері закупівель (опціонально, якщо Замовник зазначить даний пункт в Положенні про Уповноважену особу);

Уповноважені особи можуть пройти навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в Інтернеті.

А з 1 січня 2022 року для Уповноваженої особи обов'язковим буде  проходження безкоштовного тестування на веб-порталі Уповноваженого органу для підтвердження свого рівня володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом. Наразі тестування ще розробляється і буде запущене в 2021 році.

Відповідно до норм Закону, Уповноважена особа під час організації та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі повинна забезпечити об’єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівель/спрощених закупівель в інтересах замовника.

Що робить Уповноважена особа?

Відповідно до ч. 10 ст. 11 Закону Уповноважена особа:

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;
2) здійснює вибір процедури закупівлі;
3) проводить процедури закупівель/спрощені закупівлі;
4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Зверніть увагу на пункт 1. Уповноважена особа має планувати свої закупівлі. Тобто, якщо у Замовника до 1 січня 2022 року за спрощені закупівлі відповідатиму УО, а за процедури закупівель ТК, то кожен з них має планувати та публікувати свої плани закупівель. Додатково ви можете про це прочитати в  листі МЕРТУ № 3304-04/24218-06 від 10.04.2020.

Рішення Уповноваженої особи

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. З прикладами Протоколів Уповноваженої особи ви можете ознайомитись в статті  Приклади протоколів Уповноваженої особи та  Приклади протоколів Уповноваженої особи у відкритих торгах

Для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі за рішенням замовника уповноважена особа може залучати інших працівників замовника. За рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій/пропозицій, головою якої є Уповноважена особа. Робочу групу створюють, щоб допомогти уповноваженій особі визначитись із тим, що саме необхідно придбати, які технічні характеристики варто зазначити в ТД тощо. Робоча група може брати участь у розгляді тендерних пропозицій. Але слід зважати, що рішення робочої групи мають виключно дорадчий характер. При цьому всі рішення, які стосуються закупівельного процесу через електронну систему, приймає саме уповноважена особа і оформлює протокольно.

Хто може стати Уповноваженою особою

Уповноваженою особою може бути будь-хто зі штатних працівників Замовника. В тому числі, будь-який член тендерного комітету, голова ТК, секретар тощо. Замовник має право визначити уповноважену особу (осіб) та тендерний комітет (комітети), за умови що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель. Таким чином, члени або голова тендерного комітету можуть бути одночасно уповноваженою особою, за умови що дана особа не буде визначена відповідальною за організацію та проведення одних і тих самих процедур закупівель.

Також Уповноваженою особою може бути начальник відділу, головний бухгалтер, директор тощо. Жодних обмежень з цього приводу в Законі немає. Згідно зі статтею 105 Кодексу Законів про Працю України працівники, можуть виконувати додаткову роботу за іншою професією (посадою). При цьому їм провадиться доплата за суміщення професій (посад). Розміри доплат за суміщення професій (посад) встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі.  

Тому якщо в колективному договорі передбачена доплата за суміщення професій (посад) і при цьому не обумовлюються будь-які обмеження в посадах чи професіях працівників, яким ця доплата не виплачується, вона може бути встановлена всім працівникам підприємства (організації, установи). В тому числі і працівникам, які належать до керівного складу (начальник відділу, заступник начальника тощо).

Не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Хто може виконувати обов’язки уповноваженої особи у разі її тимчасової відсутності?

Замовнику варто заздалегідь передбачати у своєму розпорядчому рішенні, яким визначається уповноважена особа та в положенні про уповноважену особу, схеми заміщення для виконання функцій уповноваженої особи та покладення обов’язків на іншу уповноважену особу у разі відсутності з таких причин, як тимчасова непрацездатність, відпустка або відрядження. Як це можна зробити:

- покласти виконання обов’язків уповноваженої особи на період її відсутності на будь-яку іншу уповноважену особу, якщо в замовника таких уповноважених осіб декілька. Це робиться розпорядчим рішенням Замовника;

- покласти виконання обов’язків уповноваженої особи на період її відсутності на будь-якого іншого працівника Замовника з числа штатної чисельності таких працівників як додаткове навантаження із доплатою. Крім того, замовнику слід завчасно вжити заходів щодо наявності у особи, яка виконуватиме функції уповноваженої тимчасово, необхідних знань у сфері публічних закупівель, пройденого з 01.01.2022 року тестування та наявності кваліфікованого електронного підпису.

Особливості діяльності УО

Законодавством не передбачено затвердження Мінекономрозвитку України, будь-яким органом державної влади стандартного/примірного рішення Замовника про призначення Уповноваженої особи, як і стандартного/примірного контракту чи трудової угоди з Уповноваженою особою. Тобто, Замовник самостійно повинен визначити, які положення буде містити наказ, трудовий договір/контракт.

Паралельно з призначенням Уповноваженої особи/осіб у Замовника до 1 січня 2022 року може діяти тендерний комітет/декілька тендерних комітетів. Коли на підприємстві одночасно діє і Уповноважена особа і ТК їхні обов’язки не мають перетинатися.  Як розподіляються обов’язки між УО та ТК може бути прописано в Положенні про Тендерний комітет та Уповноважену особу.

Уповноважена особа може бути членом тендерного комітету

Чому Замовники дедалі частіше відмовляються від тендерних комітетів на користь Уповноважених осіб?

Переходьте на сторінку форуму Прозорро Інфобокс за покликанням і ставте свої запитання:  https://infobox-forum.prozorro.org/tags