10.04.2020 Лілія Кулик

Уповноважена особа

Функції та особливості роботи Уповноваженої особи

Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа.

Уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Тож давайте більш детально розберемось в діяльності Уповноваженої особи. І почнемо з вимог до неї.

З 19 квітня 2020 року проводити спрощені закупівлі Прозорро може тільки Уповноважена особа. А з 1 січня 2022 року Уповноважена особа буде проводити всі закупівлі.

Як оформити роботу Уповноваженої особи

Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.

Уповноважена особа визначається або призначається замовником одним з таких способів:

1) шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством. Доплата в даному випадку є обов'язковою. Проте, розмір доплати визначається керівництвом Замовника самостійно.

2) шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб). В даному випадку Уповноважена особа буде займатись лише проведенням закупівель.

3) шляхом укладення трудової угоди (контракту) згідно із законодавством. Мова йде тільки про трудовий договір. Не можна найняти Уповноважену особу, шляхом укладання з нею догоаору цивільно-правового характеру.

Замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель. У разі визначення кількох уповноважених осіб розмежування їх повноважень та обов’язків визначається рішенням замовника.

Трудовий договір (контракт) укладається Замовником у відповідності до норм трудового законодавства з особою, яка не працює у Замовника відповідно до штатного розкладу. У разі укладення трудового договору, такий договір може укладатися на встановлений чи невизначений строк за погодженням замовника та уповноваженої особи (осіб) або на час організації та проведення процедур (процедури) закупівель.

Вимоги до уповноваженої особи

Згідно з ч. 7 ст. 11 Закону та Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)  Уповноважена особа повинна мати:

- вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту (але не обов'язково юридичну чи економічну); 

- не менше двох років досвіду роботи у сфері закупівель (опціонально, якщо Замовник зазначить даний пункт в Положенні про Уповноважену особу);

Уповноважені особи можуть пройти навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в Інтернеті.

А з 1 січня 2022 року для Уповноваженої особи обов'язковим буде  проходження безкоштовного тестування на веб-порталі Уповноваженого органу для підтвердження свого рівня володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом. Наразі тестування ще розробляється і буде запущене в 2021 році.

Відповідно до норм Закону, Уповноважена особа під час організації та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі повинна забезпечити об’єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівель/спрощених закупівель в інтересах замовника.

Що робить Уповноважена особа?

Відповідно до ч. 10 ст. 11 Закону Уповноважена особа:

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;
2) здійснює вибір процедури закупівлі;
3) проводить процедури закупівель/спрощені закупівлі;
4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Зверніть увагу на пункт 1. Уповноважена особа має планувати свої закупівлі. Тобто, якщо у Замовника до 1 січня 2022 року за спрощені закупівлі відповідатиму УО, а за процедури закупівель ТК, то кожен з них має планувати та публікувати свої плани закупівель. Додатково ви можете про це прочитати в  листі МЕРТУ № 3304-04/24218-06 від 10.04.2020.

Рішення Уповноваженої особи

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. З прикладами Протоколів Уповноваженої особи ви можете ознайомитись в статті  Приклади протоколів Уповноваженої особи та  Приклади протоколів Уповноваженої особи у відкритих торгах

Для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі за рішенням замовника уповноважена особа може залучати інших працівників замовника. За рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій/пропозицій, головою якої є Уповноважена особа. Робочу групу створюють, щоб допомогти уповноваженій особі визначитись із тим, що саме необхідно придбати, які технічні характеристики варто зазначити в ТД тощо. Робоча група може брати участь у розгляді тендерних пропозицій. Але слід зважати, що рішення робочої групи мають виключно дорадчий характер. При цьому всі рішення, які стосуються закупівельного процесу через електронну систему, приймає саме уповноважена особа і оформлює протокольно.

Хто може стати Уповноваженою особою

Уповноваженою особою може бути будь-хто зі штатних працівників Замовника. В тому числі, будь-який член тендерного комітету, голова ТК, секретар тощо. Замовник має право визначити уповноважену особу (осіб) та тендерний комітет (комітети), за умови що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель. Таким чином, члени або голова тендерного комітету можуть бути одночасно уповноваженою особою, за умови що дана особа не буде визначена відповідальною за організацію та проведення одних і тих самих процедур закупівель.

Також Уповноваженою особою може бути начальник відділу, головний бухгалтер, директор тощо. Жодних обмежень з цього приводу в Законі немає. Згідно зі статтею 105 Кодексу Законів про Працю України працівники, можуть виконувати додаткову роботу за іншою професією (посадою). При цьому їм провадиться доплата за суміщення професій (посад). Розміри доплат за суміщення професій (посад) встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі.  

Тому якщо в колективному договорі передбачена доплата за суміщення професій (посад) і при цьому не обумовлюються будь-які обмеження в посадах чи професіях працівників, яким ця доплата не виплачується, вона може бути встановлена всім працівникам підприємства (організації, установи). В тому числі і працівникам, які належать до керівного складу (начальник відділу, заступник начальника тощо).

Не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Хто може виконувати обов’язки уповноваженої особи у разі її тимчасової відсутності?

Замовнику варто заздалегідь передбачати у своєму розпорядчому рішенні, яким визначається уповноважена особа та в положенні про уповноважену особу, схеми заміщення для виконання функцій уповноваженої особи та покладення обов’язків на іншу уповноважену особу у разі відсутності з таких причин, як тимчасова непрацездатність, відпустка або відрядження. Як це можна зробити:

- покласти виконання обов’язків уповноваженої особи на період її відсутності на будь-яку іншу уповноважену особу, якщо в замовника таких уповноважених осіб декілька. Це робиться розпорядчим рішенням Замовника;

- покласти виконання обов’язків уповноваженої особи на період її відсутності на будь-якого іншого працівника Замовника з числа штатної чисельності таких працівників як додаткове навантаження із доплатоюКрім того, замовнику слід завчасно вжити заходів щодо наявності у особи, яка виконуватиме функції уповноваженої тимчасово, необхідних знань у сфері публічних закупівель, пройденого з 01.01.2022 року тестування та наявності кваліфікованого електронного підпису.

Особливості діяльності УО

Законодавством не передбачено затвердження Мінекономрозвитку України, будь-яким органом державної влади стандартного/примірного рішення Замовника про призначення Уповноваженої особи, як і стандартного/примірного контракту чи трудової угоди з Уповноваженою особою. Тобто, Замовник самостійно повинен визначити, які положення буде містити наказ, трудовий договір/контракт.

Паралельно з призначенням Уповноваженої особи/осіб у Замовника до 1 січня 2022 року може діяти тендерний комітет/декілька тендерних комітетів. Коли на підприємстві одночасно діє і Уповноважена особа і ТК їхні обов’язки не мають перетинатися.  Як розподіляються обов’язки між УО та ТК може бути прописано в Положенні про Тендерний комітет та Уповноважену особу.

Уповноважена особа може бути членом тендерного комітету. Уповноважена особа має бути в штаті підприємства/установи/організації.

Чому Замовники дедалі частіше відмовляються від тендерних комітетів на користь Уповноважених осіб?

уповноважена особа, замовник,

Коментарі

юра
чи може отримувати начальник відділу доплату за уповноважену особу.Якщо так то нащо спиратись
Світлана Василівна
Якось незрозуміло - то обов’язково в штаті, то необов’язково, якщо за трудовим договором
Михайло
Чи може бути людина УО на двох підприємствах одночасно? При умові що на одному з них вона вже працює в складі тендерного комітету
Анастасія
стаття 11 - 2. Під час користування електронною системою закупівель уповноважена особа вносить до електронної системи закупівель персональні дані, надає згоду на їх обробку та оновлює такі дані у разі їх зміни. Персональні дані, внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель, не оприлюднюються. Поясніть,будь ласка. Як вносити, де вносити і коли.
Ліля
Анастасія, наразі цей функціонал в процесі розробки, про це ви можете прочитати в листі МЕРТ за посиланням https://infobox.prozorro.org/news-mert/shchodo-organizaciji-zakupivelnoji-diyalnosti-zamovnika
Света
Доброго дня! Який підписом підписує Уповнов.особа (вона бухгалтер), як фізична особа чи як юридична?
Людмила
Ліля, яка відповідальність за підписання документів в Prozorro призначеними керівником установи УО, якщо в них є ключі тільки Приватбанку (як фіз.осіб)?
Ліля
Света, рішення приймає УО, яка працює на певному підприємстві. Відповідно, має бути підпис УО з прив'язкою до підприємства, а не просто як фізичної особи
Євгенія
Ліля, підскажіть, що робити в такій ситуації, головний підпис для всіх операцій у нашій організації у голови тендерного комітету...ключ зроблений у Приватбанку...згенерувати сертифікат на УО не є можливим...він генерується тільки на одного ( в нашому випадку на голову ТК , керівника організації), через карантин можливості зробити ключ десь в іншому місці немає...
Богдан
Підскажіть буть ласка чи може отримувати доплату за уповноважену особу працівник організації, відповідальний за оприлюднення в електронній системі закупівель Звітів про договір про закупівлю, які укладені без використання електронної системи закупівель?
Юрій
Доброго дня! Маю досвід роботи в публічних закупівлях та сертіфікати. Але у мене неповна вища. 3 курса інституту. Маю я право бути УО? Дякую.
Ліля
Юрій, на жаль, наявність вищої освіти для УО є обов'язковою :(
Сергій Петрович
Як бути коли ніхто з працівників (в тому числі з членів ТК) не погоджується бути УО? Чи має право керівник зобов'язати свої Наказом (БЕЗ ЗГОДИ ПРАЦІВНИКА), наприклад, головного бухгалтера, виконувати функції УО?
Ліля
Сергій Петрович, це швидше питання трудового законодавства. Але взагалі, то людина ж має розписатись в наказі про призначення. Думаю, що людина, яка не хоче бути УО в такому наказі не розпишеться
ВІктор
Доброго дня. Хто зараз має здійснювати закупівлі до 50 тис.?
Андрій
Ліля, як я розумію, "зараз" - це з 10.04.20 (моменту публікації цього роз'яснення) до 19.04.20, відколи ТК зможе проводити тільки процедури закупівлі. Спрощеними процедурами займатиметься виключно УО. Я правильно все зрозумів?
Ліля
ВІктор, або ТК або УО, все залежить від того, як ви пропишете в Положенні про ТК та/або УО
Ольга
Чи обов'язково має бути доплата за УО, коли на працівника покладають обов'язки УО?
Ірина
А де написано про обов'язкову доплату? Ніде, отже її не буде..
Світлана
Ліля, а якщо спеціаліст і так виконував цю роботу і в його посадовій було зазначено "забезпечує організацію та проведення закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, надає їх розпорядникам консультативну та методичну допомогу з питань здійснення закупівель"?
Ліля
Ольга, так, обов'язково
Анна
Звіти про укладений договір до 50 тис.грн. може здійснювати уповноважена особа, яка призначена відповідальною за спрощені процедури ?
Ліля
Анна, так, може
світлана
Ліля, що робити з допороговими закупівлями оголошенні до 19.04.2020, 2 до 50 тис.грн. та 2 більше 50 тис.грн. продовжувати чи скасовувати. Дайте будь ласка відповідь. дякую
Ліля
світлана, під іншою статтею вам також відповіла. На нашу думку - скасовувати. Детальніше про це тут https://infobox.prozorro.org/articles/chi-vidminyati-doporogovi-zakupivli-pislya-19-kvitnya-2020-roku
Наталія
Доброго дня. Якщо секретар тендерного комітету є одночасно уповноваженою особою чи потрібно створювати йому окремий кабінет?
Ліля
Наталія, не потрібно наразі. Точніше, у вас не буде такої можливості на одному й тому самому майданчику. Для спрощення роботи - ви можете відкрити для УО кабінет на іншому майданчику, наприклад
Олена
тобно, один із членів тендерного комітету може бути Уповноваженою особою? Чи не буде це, згідно нового закону, що їхні обов'язки перетинаються? дякую
Ліля
Олена, член ТК може бути УО, якщо вони відповідають за різні закупівлі
Ірина
Доброго дня, підкажіть, потрібно кудись повідомляти про призначення УО? Можливо якісь документи на прозорро виставляти чи ще десь? І чи можу я, як УО підписувати електронним ключем, який зроблений на мене, як на головного бухгалтера, чи потрібно робити, як на УО? Якщо можливо - відповідь на електронну пошту. Дякую
Лілія
Доброго дня!У мене питання щодо покладення обовязків під час відсутності уповноваженої особи.Які вимоги до особи що замішає?Чи можна без попередження про зміну умов праці покласти обов'язки якщо раніше дана особа не займалася процедурами закупівлі?Чим має бути забезпечена особа на яку будуть покладені обов'язки!Завчасно дякую за відповідь.
Ліля
Лілія, так, повинна
Ліля
Лілія, дивіться, тут вже все залежить від того, як все організуєте. Звісно, без сповіщення людини не варто на неї покладати обов'язки. Людина має бути підготовленою, розуміти, що їй потрібно робити. Адже головне - якісно проведені закупівлі
Лілія
Ліля, дякую!Чи повинна особа на яку покладаються обовязки уповноваженої особи мати ключ та скдадати в 2022 році тести?А також надавати свої персональні дані та надавати дозвіл на їх використання?Дякую.