Відкриті торги: пороги та види відкритих торгів

Відкриті торги - одна з основних та найчастіше вживаних процедур закупівель.

В Законі можна виділити два типи процедури відкритих торгів:

• відкриті торги (так звані “українські”);
• відкриті торги з публікацією англійською мовою (так звані “європейські”).

Даний поділ є умовним, оскільки процедура одна - відкриті торги, проте в залежності від порогів має деякі особливості.

Але перш ніж перейти до опису відкритих торгів, згадаємо пороги для застосування даних процедур. 

Про пороги для інших типів процедур закупівлі Ви можете прочитати в статті  Види закупівель:. Яку процедуру обрати

Етапи проведення відкритих торгів

Загально процедуру відкритих торгів (“українських”) можна поділити на 5 етапів, розглянемо їх на схемі:

Розглянемо кожен етап докладніше.

Період подання пропозицій

(мінімально триває 15 днів)

Перший період - період подання пропозицій. З першого дня і протягом всього періоду подання пропозицій Ви можете вносити зміни до оголошення та тендерної документації, а Постачальники - подавати свої пропозиції та звертатися до Вас із запитаннями/вимогами (крім останніх 10 днів, як показано на схемі вище). Також, починаючи з дати початку приймання пропозицій і закінчуючи за 4 дні до закінчення терміну приймання пропозицій, будь-які зареєстровані користувачі системи (окрім Замовників) можуть подавати скарги на умови Вашої тендерної документації. Що таке тендерна документація та як її скласти Ви можете прочитати  в статті.

Тож давайте з'ясуємо, що таке запитання, вимога та скарга.

Запитання. Із запитанням будь-який зареєстрований користувач Системи звертається до Замовника, щоб уточнити якусь інформацію про закупівлю. Період, коли можна поставити запитання, починається з моменту оголошення закупівлі і закінчується за 10 днів до закінчення періоду подання пропозицій.

Вимога. Будь-який зареєстрований користувач Системи може звернутися до Замовника з вимогою усунути порушення, яке, на його думку, виникло в процесі закупівлі. Період подання вимоги є аналогічним до запитання.

Скарга. Скарга - це офіційне звернення до органу оскарження (АМКУ). На етапі подання пропозицій подати скаргу можна з дати оголошення закупівлі, а за 4 дні до закінчення подання пропозицій можливість подати скаргу зникає. Детальніше про оскарження Ви можете прочитати за  посиланням.

Тож давайте детальніше: якщо протягом періоду подання пропозицій Постачальник звертається із запитанням/вимогою через систему, у Вас буде 3 робочі дні з моменту постановки питання для того, щоб відповісти на нього.

Всі відповіді на питання надаються через Майданчик, через який Ви розмістили оголошення. Ви не будете бачити назву компанії, яка поставила питання, лише зміст звернення.

Закупівля автоматично блокується і не переходить в наступний статус (аукціон), якщо на момент закінчення періоду подання пропозицій залишились запитання без відповіді Замовника. Щоб розблокувати тендер, Замовник повинен самостійно внести зміни до кінцевого терміну періоду подання пропозицій, продовживши цю дату не менше, ніж на сім днів, внести свою відповідь на запитання/вимогу, і тоді процедура розблокується.

Протягом усього періоду подання пропозицій у Вас залишається можливість вносити зміни до оголошення та тендерної документації. Проте варто знати, що:

• Якщо Ви вносите зміни до оголошення чи тендерної документації, то терміни закупівлі необхідно продовжити таким чином, щоб до дати завершення приймання пропозицій залишилося не менше, ніж 7 календарних днів.
• Якщо Ви внесли зміни в тендерну документацію, то нову версію тендерної документації та окремий файл із переліком змін потрібно оприлюднити (прикріпити до оголошення) через Майданчик, на якому Ви опублікували закупівлю. Зауважимо, що попередня версія документу із системи не видаляється, а відмічається як неактуальна. При цьому зберігається можливість її переглянути або завантажити, як показано на малюнку нижче.

Постачальники можуть подавати свої тендерні пропозиції на участь у Вашій процедурі закупівлі з моменту публікації оголошення і до терміну завершення приймання пропозиції.

Підсумуємо. На етапі подання пропозицій Ви:

• можете змінювати оголошення та тендерну документацію. Але якщо Ви вносите такі зміни, то дату закінчення періоду подання пропозицій необхідно перенести таким чином, щоб до дати завершення прийому пропозицій залишалося не менше 7 календарних днів;
• зобов'язані відповідати на питання Постачальників через систему протягом 3 робочих днів з дня отримання запитання. Запитання можуть бути поставлені Вам не пізніше, ніж за 10 днів до завершення приймання пропозиції.

Аукціон

Після завершення періоду подання пропозицій системою автоматично визначається дата та час аукціону (в робочий день і робочий час).

У Вашому особистому кабінеті відображатиметься посилання на аукціон. Ви можете перейти за посиланням і спостерігати за перебігом аукціону.

Також посилання на аукціон буде загальнодоступним на веб-порталі prozorro.gov.ua (як показано на малюнку нижче).

З більш детальною інформацією про аукціон та етапами його проведення Ви можете ознайомитися в статті за посиланням  Як працює модуль "Аукціон.

Розкриття та розгляд пропозицій

На етапі розкриття та розгляду пропозицій Ви проводите розгляд поданих пропозицій. При цьому Ви не розглядаєте одразу всі пропозиції, а починаєте з мінімальної пропозиції за результатом аукціону (із загальним механізмом проведення оцінки можна ознайомитися на малюнку):

Якщо ж пропозиція першого в черзі Постачальника Вам підходить, інші пропозиції Ви вже не розглядаєте.

Термін розгляду пропозиції Постачальника не повинен перевищувати 5 робочих днів. Однак даний термін може бути аргументовано продовженим до 20 робочих днів. Повідомлення про продовження терміну розгляду пропозицій публікується в системі.

Особливості:

• Постачальник має право визначити деякі файли як конфіденційні (ст. 28, п. 2 Закону). Такі файли доступні до перегляду Вам (тобто Замовнику), органу оскарження та центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю. В Законі перелічені випадки, в яких інформація не може бути визначена конфіденційною. У Постачальника повинно бути вагоме обґрунтування, чому він вважає цю інформацію конфіденційною.
• Якщо в тендерній документації однією з умов було надання забезпечення тендерної пропозиції, на кваліфікації Ви перевіряєте його чинність.

Укладання договору

Отже, Ви визначили переможця. В той же день Ви приймаєте рішення (наприклад, рішення тендерного комітету) про намір укласти договір і протягом 1 дня після прийняття такого рішення оприлюднюєте його на веб-порталі Уповноваженого органу (не забувайте, що Ви це робите через майданчик, через який оголошували закупівлю)  повідомлення про намір укласти договір. Після цього, не раніше, ніж через 10 днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір, але не пізніше, ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір, Ви повинні укласти договір і прикріпити його в систему ( у випадку обґрунтованої необхідності строк для укладання договору може бути продовжений до 60 днів)

Процедура відміняється або визнається такою, що не відбулася, якщо на якомусь із етапів була наявна одна або декілька причин, що перераховані в ст. 32 Закону України "Про публічні закупівлі".

Детальніше про  Умови договору про закупівлю, строки укладення та оприлюднення договору.

Відкриті торги з публікацією англійською мовою

Головною особливістю Відкритих торгів з публікацією англійською мовою є додатковий період - Пре-кваліфікація.

Але давайте по порядку.

Оголошення про проведення відкритих торгів

Ми винесли оголошення окремим пунктом, оскільки у процедурі відкритих торгів з публікацією англійською мовою є дві особливості:

Ви публікуєте оголошення, при цьому дублюєте його англійською мовою.

2. Ви визначаєте мови комунікації, на яких готові приймати запитання і надавати відповіді. Тобто в оголошенні в контактних даних будуть вказані мінімум 2 особи:

• основний контакт - особа, відповідальна за публікацію інформації про закупівлю (заповнюється автоматично);
• додатковий контакт - співробітник, який буде відповідати на питання іншомовних Постачальників (вноситься під час створення оголошення).

Період подання пропозицій

(мінімально триває 30 днів)

Повністю співпадає з аналогічним періодом в “українських” відкритих торгах, різниця полягає лише в тому, що мінімальний період для подання пропозицій не може бути меншим за 30 днів.

Запитання, поставлені Постачальниками в період, коли вони мають можливість звертатися за роз'ясненнями, на інші мови не перекладаються.

При цьому відповідь надається в одному полі, продубльована всіма мовами, визначеними для комунікації.

Пре-кваліфікація

(максимально триває 20 робочих днів)

Після завершення періоду подання пропозицій розкриваються всі деталі пропозицій Постачальників. Ви розглядаєте всі пропозиції, оцінюєте відповідність Постачальників усім вимогам тендерної документації та обираєте одну із двох опцій по кожному Постачальнику:

• допустити до аукціону;

ЧИ

• відхилити пропозицію.
  
  

Під час пре-кваліфікації відкриваються всі документи постачальників, окрім цінової частини. Ви проводите розгляд всіх документів постачальників, що відкрилися на пре-кваліфікації. Цінова частина пропозицій відкриється після аукціону.

Після того, як ви оцінили всі пропозиції і поставили відповідний статус до кожної з них, натискаєте кнопку “Сформувати протокол розгляду пропозицій”. Коли Ви сформували протокол, у Вас більше немає можливості змінити статус по комусь із Постачальників. Після цього система самостійно розсилає повідомлення Постачальникам про допуск їх до аукціону або про відхилення їх пропозиції. 

До участі в аукціоні допускаються лише ті Постачальники, які відповідають усім вимогам і по яких Вами було прийнято рішення "допустити до аукціону". Детальніше про пре-кваліфікацію  за посиланням.

Далі починається період прекваілфікації (період оскарження). Коли учасники можуть оскаржити своє відхилення чи допуск до аукціону інших учасників. Тож система планує аукціон таким чином, щоб час до початку аукціону становив не менше 5 днів.

Аукціон

(не раніше, ніж через 5 днів після пре-кваліфікації)

У час, що визначений системою, аукціон розпочинається автоматично.

Аукціон проходить так само, як у Відкритих торгах "українських", з ним Ви можете ознайомитися за  посиланням.

Під час аукціону Ви не маєте можливості на щось вплинути, Ви просто спостерігаєте. Після аукціону система розташує Постачальників від найдешевшої пропозиції до найдорожчої.

Визначення переможця

Після проведення аукціону система формує   повідомлення про намір укласти договір.

Укладання договору

Замовник укладає договір не раніше, ніж через 10 днів після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір і не пізніше, ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір. На цьому процедура відкритих торгів завершується.
Прочитайте  Як відбувається внесення змін до договору та звіту про виконання договору