Як планувати закупівлі на наступний рік

Як завжди, наприкінці року у замовників виникає перелік запитань щодо правильного планування та здійснення закупівель на новий рік. Тому саме з цього приводу і буде наша стаття.

Чи можна вже зараз планувати закупівлі на 2023 рік

Якщо коротко, то не то що можна - а навіть треба. Є замовники, які із року в рік закуповуються одній й ті самі товари, постачання яких має здійснюватись від початку січня до кінця грудня. Такі замовники вже знають, що планувати закупівлю треба заздалегідь, аби встигнути заключити договір з постачальником. Замовник може в листопаді-грудні затвердити річний план (не весь, а тільки для тих предметів закупівлі, на які йому необхідно закупити негайно) та розпочати закупівлі.

Звертаємо увагу на те, що Закон не містить обмежень щодо організації процедур закупівель до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану. Таким чином Замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах i послугах у наступному році може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати процедуру закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю. В проекті договору та у договорі про закупівлю має бути передбачено порядок виникнення договірних зобов'язань залежно від реального фінансування.

Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

Чи можна зараз починати проводити закупівлі на наступний рік

Так, можна. Бо якщо ви досі не затвердили план, та не оголосили закупівлю, а розраховуєте постачання товару/послуг або виконання робіт за договором вже з початку січня - покваптесь. Оскільки процедури проведення закупівель, навіть із Особливостями на момент дії воєнного стану - займають певний час. Якщо ви проводите відкриті торги з особливостями то не забувайте, що потрібно спочатку зробити річний план.

Зверніть увагу, при плануванні закупівель на наступний рік - дата плану має бути 2023 рік. Це дуже важливо! Тому при створенні плану перевіряйте дату двічі!

Ось так має виглядати дата вашого плану:

Якщо ж Ви випадково зробили свій річний план на майбутній рік вказавши план закупівель на 2022 рік - не створюйте оголошення про проведення закупівлі. Краще витратити трохи часу, та переробити свій план. Оскільки Державна аудиторська служба звертає увагу на такі помилки і може вважати це порушенням.

Замовник має проводити закупівлю за планом на той на рік на який закупівля. Наприклад, замовник зробив план на 2022 рік , але не встиг провести закупівлю або передумав її проводити в 2022 і вирішив перевикористати план в 2023. Але перш ніж оголошувати закупівлю - необхідно змінити рік плану на 2023. Інший випадок, Замовник міг просто механічно помилитись і зазначити неправильно рік плану, тож перед оголошенням закупівлі радимо перевірити рік плану, щоб не потрапити в ситуацію в якій опинився замовник в закупівлі за посиланням https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-12-31-001625-c

Додаткова угода на 20% до договору

Нагадуємо, що наразі діє Постанова 1178, та не дивлячись на це у Замовника є можливість продовжувати договори на 20%, як це було і раніше. Для забезпечення невідкладних потреб на початку року ви можете скористатись таким продовженням, а основну закупівлю розпочинати після затвердження кошторису (тимчасового або постійного).

Тобто якщо Замовник ще не провів закупівлю на наступний рік, а товар йому буде потрібен вже з початку січня, то він може продовжити договір поточного року на термін, достатній для проведення процедури закупівлі на наступний рік. Дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Зверніть увагу! Додаткова угода укладається на ще діючий договір. Якщо договір діє до 31.12.2022, то не можна укласти додаткову угоду 01.01.2023, її треба укладати до 31.12.2022 включно. 

Чи треба публікувати звіт про виконання, якщо закінчується дія договору

Звіт про виконання договору про закупівлю публікується з дня настання однієї з підстав, а саме:

• закінчення строку дії договору;

• виконання договору;

• розірвання договору.

Законодавство не зобов’язує Замовника публікувати звіт на підставі, що настала раніше за інші. Замовник самостійно обирає, за настання якої саме з підстав публікувати звіт про виконання договору. Це може бути зроблено, наприклад, після останньої оплати за договором (якщо вона здійснена після поставки товару) або після завершення терміну дії договору (навіть якщо всі зобов’язання за договором були виконані раніше).

Що важливо при публікації звіту? Публікація звіту - означає закриття договору, тобто у Замовника не буде можливості укладати додаткові угоди до цього договору. Тому, якщо Замовник розуміє, що наприкінці року може виникнути потреба укласти додаткову угоду на 20 % - не варто публікувати звіт до того моменту/до завершення терміну дії договору.

Як закрити договір, якщо оплат по ньому не було

Технічна реалізація системи не дозволяє публікувати звіт з сумою оплат 0 гривень. Це означає, що необхідно слідкувати за такими випадками, коли договір — укладений, але за якихось законних причин не виконувався: чи не був потрібний товар, чи відпала потреба, чи це був резервний контракт. Або, наприклад, були неправомірні дії постачальника, коли він протермінував виконання, з нього стягнули санкції, закінчився строк дії договору, ви вирішили прозвітувати з 0 гривень, а технічно зробити цього не можна. Така опція є лише, якщо договір розривається. Але якщо строк дії договору закінчився в грудні, а до звітування замовник підібрався лише в січні — це означає, що по-перше, він не матиме технічної можливості публікувати звіт з 0 гривень оплати, а по-друге, не матиме законодавчих підстав для розірвання договору, тому що зміни вносяться тільки до діючого договору. За такими договорами замовнику потрібно слідкувати і зважати на ці технічні обмеження.

Тож, якщо ваш договір дійсний до 31.12.2022 р., і ви розумієте що оплат по ньому не було та не буде - до кінця року треба встигнути внести зміни до діючого договору. А саме розірвати його. Тільки після цього можна буде прозвітувати. 

Можливо вас також зацікавить:
https://infobox.prozorro.org/articles/yak-provoditi-zakupivli-naprikinci-roku-1

https://infobox.prozorro.org/articles/praktichni-poradi-zamovnikam-yak-uniknuti-monitoringu-derzhauditsluzhbi-chastina-1

https://infobox.prozorro.org/articles/5-zapitan-pro-zvituvannya