5 актуальних запитань про звітування

Розшифровка інтерв'ю з директором Департаменту тендерних процедур АТ «Укрпошта» Анною Пясецькою на Тендер online. 

Звітування за договорами, які підстави та послідовність дій замовника.

Закон передбачає три підстави для звітування: або закінчення строку дії договору, або виконання стороною договору, або його розірвання. Замовник сам обирає одну з підстав, що підходить в його ситуації. Найбільш тісно між собою пов'язаними є дві підстави: закінчення строку дії договору та його виконання, і якщо розглядати на прикладах — у нас ці строки можуть розходитися. Наприклад, виконання договору у нас відбувається 1 грудня. Коли замовник оплатив останній платіж за поставлений товар і, відповідно, договір вважається виконаним. У цьому випадку замовник може прозвітувати. А якщо строк дії договору закінчується 31.12, то і в цей строк, починаючи з цього моменту, замовник може визначати собі строк для публікації і обрати одну з підстав для звітування. 

Якщо змінити послідовність дій, скажімо, спочатку договір закінчився, а лише через якийсь час починає виконуватись в повному обсязі, наприклад, в кінці грудня закінчився договір, а в січні оплачуєте постачальникові за останню поставку. У цьому випадку слід звернути увагу на те, що має бути зазначено в звіті. Звіт передбачає окрім інформації, яка є в системі (сторони, умови договору, строки поставки, суми договорів, також обов'язковою умовою, яка новою з'являється — сума оплат за договором). Тобто, якщо договір у вас закінчився 31.12, але останню оплату за договором ви здійснюєте 15 січня — відповідно, на початок першої події нема інформації, про яку звітувати, тому слід дочекатися 15 січня, коли буде остання оплата і з цього моменту виникає обов'язок прозвітувати. Також у цьому випадку потрібно звернути увагу на особливості електронної системи закупівель.

Було технічне обмеження, яке не дозволяє за наявності двох обговорених підстав публікувати звіт з сумою оплат 0 гривень. Це означає, що необхідно слідкувати за такими випадками, коли договір — укладений, але за якихось законних причин не виконувався: чи не був потрібний товар, чи відпала потреба, чи це був резервний контракт. Або, наприклад, були неправомірні дії постачальника, коли він протермінував виконання, з нього стягнули санкції, закінчився строк дії договору, ви вирішили прозвітувати з 0 гривень, а технічно зробити цього не можна. Така опція є лише, якщо договір розривається. Але якщо строк дії договору закінчився в грудні, а до звітування замовник підібрався лише в січні — це означає, що по-перше, він не матиме технічної можливості публікувати звіт з 0 гривень оплати, а по-друге, не матиме законодавчих підстав для розірвання договору, тому що зміни вносяться тільки до діючого договору. За такими договорами замовнику потрібно слідкувати і зважати на такі технічні обмеження.

 По третій підставі для звітування — розірвання договору — у нас може бути двостороннє розірвання договору, тобто підписання додаткової угоди, за якою ми на певних умовах домовляємось відмовитись від контракту. Також в деяких замовників, зокрема Укрпошти передбачене право двосторонньої відмови від договору, коли ми за наявності порушень з боку постачальника маємо право розірвати договір в односторонньому порядку, повідомивши йому за певний строк. У такому випадку саме таке повідомлення є юридично значимою дією, за якою в нас виникає факт розірвання і особливості розірвання описуються в такому повідомленні. Це також буде підставою для звітування. 

Які строки публікації звітів по договорах про закупівлю, які відбувалися до та після 19.04.2020

Дуже добрі є зміни — замість 3 календарних днів на звіт у нас з'явилося аж 20 робочих днів. Це суттєво спрощує роботу всім, відповідає часу, що потрібний для підготовки та самоорганізації звітування. 

Є питання до звітування лише тих договорів, які укладалися за правилами попередньої редакції Закону. Щодо цього питання загалом є дві популярні позиції: що старі договори мають звітуватися відповідно до старих правил (три робочих дні на звіт) і якщо виконати цю умову, то буде перевиконання умови нового Закону і 100 % жодних претензій не буде. Така позиція грунтується на тому, що перехідні положення Закону закріплюють дві умови: те, що завершення процедури закупівлі відбувається за правилами старого Закону, якщо всі закупівлі оголошені відповідно до таких правил. Друга умова — коли договори про закупівлю, які укладалися за правилами попередньої редакції завершуються у повному обсязі і зміни до них вносяться відповідно до положень попередньої редакції. За таких умов експерти вважають, що процедура починається з моменту оголошення і завершується аж звітуванням про виконання договору і вважається, що це одна велика процедура і відповідно, якщо вона завершується за правилами попереднього Закону, то і звіт слід публікувати протягом 3 календарних днів. Таку вимогу завжди було важко виконати і якщо замовник обрав таку позицію, то йому треба готуватися до цього заздалегідь. У цьому році перший робочий день — четверте січня (3 календарних дні з 31.12) і, як правило, пік навантаження на звітування якраз таки припадає на цей момент, тому треба розраховувати на свої сили.

Згідно з другою позицією,  публікувати звіт можна протягом 20 робочих днів, як це передбачає поточна редакція Закону. Для цього є декілька причин так стверджувати. По-перше, в Законі ніде не зазначається, що процедура з моменту підписання договору і публікації до моменту звітування — продовжується. Навпаки процедура в системі завершується і 19 стаття Закону передбачає  форму звіту про результати закупівлі, що формується системою автоматично. Коли ми опублікували договір — у системі автоматично публікується звіт і це означає, що процедура завершена. Також всі процеси, які відбуваються протягом часу з моменту укладання договору до його виконання, і вони відбуваються офлайн, ніякої процедури у розумінні Закону нема. Також ще одним аргументом на користь другої позиції є те, що Закон сам в перехідних положеннях визначає дві окремі умови: як слід вчинити з процедурами закупівлі, які розпочались до цього, як виконувати договори, які укладались за правилами старої редакції. Це два абсолютно різні процеси, підстави та умови, які в розумінні Закону розділяються. Також таке розділення в нас є в статті 8, яка регулює порядок діяльності органів Державної аудиторської служби, де зазначено, що ДАСУ може приходити з моніторингом в закупівлю протягом періоду проведення процедури, укладання договору і його виконання. І тут Закон визначає, що це абсолютно різні процеси і це не вся процедура: з моменту оголошення до моменту звітування. У такому випадку судової практики та ДАСУ нема, тому замовникам слід визначитись, яка позиція для них більш аргументована і яку вони можуть для себе приймати та захищати, і від того вираховувати строки для публікації. 

За яких умов можна укладати додаткові угоди на продовження строку та збільшення суми договору на 20% на наступний рік?

Варто врахувати, що є різниця, який договір ми укладали по поточному Закону чи по редакції попереднього. Тому що у цих перехідних положеннях йдеться про те, що ми маємо вносити зміни до договору відповідно до правил, які були на момент його укладення. З погляду суті це нічого не змінює, тому що формулювання змінилися, але зміст їх залишився. Однак, якщо ми укладаємо додаткову угоду на 20% до старого договору потрібно покликатися на статтю 36 Закону України «Про публічні закупівлі», якщо укладаємо на поточні договори — на 41 статтю. 

Визначальною умовою є те, що ми укладаємо договір і продовжуємо строк його дії на час, необхідного для проведення закупівлі в майбутньому році. Це означає, що в нас має бути або оголошена закупівля, яку ми завершуємо на початку наступного року або ми в планах маємо на початку цього року оголосити процедуру на закупівлю того товару. Наприклад, в нас предметом закупівлі, є папір, то спорідненою з цим закупівлею не може бути бензин. Якщо ми продовжуємо строк для проведення закупівлі на папір, то і договір, який ми продовжуємо, — про папір. 

Що мається на увазі під початком року? У законодавстві не йдеться про те, що таке початок року. Це поняття більш оціночне, але прийнято вважати, що початок року — перший квартал — до 31.03 наступного року можна встигнути і оголосити процедуру, і її провести, і укласти відповідний контракт. Тому строк дії договору в такому випадку може продовжуватись до 31.03 наступного року. Змінюється ціна: ми можемо збільшувати ціну на +20% максимум, при цьому збільшуємо обсяг того товару, який закуповується за договором. Якщо у нас багато позицій — з 20 позицій нам необхідно для забезпечення потреби наступного року лише 10 — це не означає, що ми маємо всі 20 позицій пропорційно підняти. Ми збільшуємо обсяг тільки тих позицій, які нам потрібні. Але не можна ні додавати нові позиції, ні змінювати їх ціни. Норма статті не передбачає, окрім продовження строку дії договору і збільшення обсягу і суми. Укладаємо ми додаткові угоди лише в межах строку дії договору. Не можна в січні укладати зміни до договору, який завершився в грудні. Також не можна укладати додаткові угоди до договорів, які завершуються в середині року. Закон такого не передбачає, тому що додаткова угода на час, коли потрібно проводити процедуру на початку наступного року. Визначальним є початок наступного року, а також необхідність проведення процедури. Строк на публікацію як всіх додаткових угод — 3 робочих дні з моменту укладення.

Відповідальність за порушення процесу звітування та планування закупівель.

У поточній редакції Закону відповідальність передбачена статтею 164 -14 КУпАП. Відповідальність одна за всі незначні правопорушення: за порушення строку публікації звіту або непублікацію звіту. Чомусь з позиції статті вибула відповідальність за розміщення недостовірної інформації. Також щодо відповідальності в частині звітів цікавим є те, проговорена попередня норма, умови, за яких ДАСУ може приходити на перевірку: період проведення процедури, укладання договору та його виконання. Якщо договір виконано юридично — ДАСУ не повинна приходити на перевірку в рамках моніторингу. Наявні моніторинги в поточній ситуації є у випадках, якщо замовник взагалі не розмістив звіт. Якщо замовник закриває процедуру — моніторингу по ній не повинно бути.

Що робити, якщо договір завершився в 31.12.20, а акт приймання передачі чи поставка відбувається/оформлюється в січні наступного року?

У нас є дві норми цивільного кодексу, відповідно до яких Закон вказує, як діяти. Перша норма говорить про те, що права та обов'язки сторін здійснюється в межах строку дії договору. Але закінчення строку дії договору не звільняє сторони від відповідальності. У другій статті йдеться, що зобов'язання припиняється його виконанням належним чином. Нема підстави завершення зобов'язання, якщо ми завершили строк дії зобов'язання. Завершення строку дії договору з точки зору юридичної практики не є підставою для звільнення від обов'язку виконати договір. Поки зобов'язання дійсні — ми можемо в межах дій договору виконувати ці зобов'язання. Законодавство зазначає, що зобов'язання не припинилось, а має бути виконаним належним чином. Договір — зобов'язання і все, що випливає з нього є зобов'язанням. Зобов'язання не припиниться, якщо закінчиться строк дії договору. Якщо маємо зобов'язання, які випадають за 31.12. поточного року: ми маємо неоплачені платежі, непоставлені поставки — з погляду судової практики можна виконувати договір, якщо сторони на це готові. Замовник, якому прийшов товар з протермінуванням може не прийняти товар, тому що, наприклад, товар вже не потрібен, боржник протермінував зобов'язання і він від цього товару відмовляється. Також замовник може прийняти зобов'язання, оштрафувати постачальника, але може також прийняти цей товар.

Якщо говорити про бюджетну сферу — проблеми оплат, які випадають або підписання первинних документів, які випадають поза строком дії договору вирішуються продовженням строком дії договору на 20%. Щодо комуналки, тих послуг, які у нас оформлюються відповідно до показників лічильника, як правило, це послуги триваючі і замовники продовжують строк дії договору, щоб споживати на початку наступного року і продовжувати відносини по договору, які виникають. І тоді звітувати.