Планування та проведення закупівель наприкінці року

ДП "Прозорро" 30.11.2018
закупівлі планування предмет закупівлі процедури річний план електроенергія
версія
для друку
Особливості проведення закупівель наприкінці року

Перед кожним новим роком замовники стикаються з рядом питань. Серед них:

На всі ці питання і не тільки на них ми надамо відповіді в нашому матеріалі.

Коли публікувати звіт про виконання договору

Згідно ст. 10 Закону звіт про виконання договору Замовник має опублікувати протягом 3 днів з дня настання однієї з підстав, а саме:

  • закінчення строку дії договору;
  • виконання договору;
  • розірвання договору.

Законодавство не зобов’язує Замовника публікувати звіт на підставі, що настала раніше за інші. Замовник самостійно обирає, за настання якої саме з підстав публікувати звіт про виконання договору. Це може бути зроблено, наприклад, після останньої оплати за договором (якщо вона здійснена після поставки товару) або після завершення терміну дії договору (навіть якщо всі зобов’язання за договором були виконані раніше).

Що важливо при публікації звіту? Публікація звіту - означає закриття договору, тобто у Замовника не буде можливості укладати додаткові угоди до цього договору. Тому, якщо Замовник розуміє, що наприкінці року може виникнути потреба укласти додаткову угоду на 20 % - не варто публікувати звіт до того моменту/до завершення терміну дії договору.

Додатково можна прочитати роз’яснення Мінекономрозвитку з цього приводу за посиланням.

Додаткова угода до договору: 20 % до проведення нової процедури закупівлі

Якщо Замовник ще не провів тендер на наступний рік, а товар йому буде потрібен вже з початку січня, то він може продовжити договір поточного року на термін, достатній для проведення процедури закупівлі на наступний рік. Обсяг цієї додаткової угоди не повинен перевищувати 20 % суми договору поточного року.

При цьому слід звернути увагу на кілька особливостей:

  • Додаткова угода укладається на ще діючий договір. Якщо договір діє до 31.12.2017, то не можна укласти додаткову угоду 01.01.2018, її треба укладати до 31.12.2017. При цьому у визначені Законом терміни (протягом 3 днів з дня внесення змін в договір) опублікувати повідомлення про внесення змін до договору.
  • Сума та обсяги, на які укладена додаткова угода, не вносяться в план на 2018 рік.
  • Додаткову угоду на 20 % Замовник укладає, щоб мати час та ресурси для проведення процедури закупівлі на початку наступного року. Згідно ст. 12 Закону процедурами закупівлі є: відкриті торги, конкурентний діалог, переговорна процедура закупівлі. Тобто, якщо у Вас на наступний рік на якийсь товар є 220 тис грн, то не можна укласти додаткову угоду на 20 % до договору попереднього року, наприклад, на 30 тис грн, щоб наступного року мати в плані 190 тис грн і провести допорогову закупівлю. Додаткова угода укладається саме для того, щоб мати час на проведення тендерної процедури наступного року.
  • 20 % відраховується від остаточної суми договору про закупівлю з урахуванням усіх змін. Тобто, якщо у Замовника договір був укладений на 500 тис грн, а в ході виконання у зв’язку зі зменшенням видатків загальна сума була зменшена до 300 тис грн, то додаткову угоду він має право укласти не більше ніж на 20 % від 300 тис грн.

Додатково Ви можете прочитати з цього приводу: Лист МЕРТУ.

Додатково виділені чи перерозподілені кошти. Як здійснити закупівлю

Більшість Замовників стикаються із питанням, як закуповувати за рахунок коштів, що були додатково виділені наприкінці року чи тих, що були зекономлені під час проведення закупівель тощо.

Тут є дві можливих ситуації.

Перша - коли це понадпорогова сума*. В такому випадку вихід у Замовника тільки один - проводити понадпорогову (відкриті торги, конкурентний діалог, переговорна процедура) закупівлю через Prozorro.

Друга - ця сума допорогова**. Тоді це вважається новим предметом закупівлі. Замовник може провести допорогову процедуру в Prozorro або укласти прямий договір та опублікувати звіт про укладений договір.

Це правило діє в таких випадках:

  • Виникнення додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку Замовник не міг передбачити. При цьому додаткову потребу в закупівлі необхідно буде обов'язково обґрунтувати.
  • Приклад 1. Замовник планував у 2017 році купити 1000 метрів труб на суму 500 000 грн, щоб замінити їх у себе в будівлі. Провів відкриті торги на початку року, замінив труби, а в інці року у нього сталася непередбачувана ситуація - прорив труб. Тепер йому треба, наприклад, ще 200 метрів труб на 100 000 грн. От в такому випадку це є додаткова потреба, яку неможливо було передбачити на початку року.

    Приклад 2. У Замовника було 5 машин, на які йому потрібно було бензину на 150 тис грн. Він закупив цей бензин через допорогову закупівлю. Але у вересні їм у вигляді благодійної допомоги передали ще 5 машин, відповідно на них тепер теж потрібно закупити бензину на 50 тис грн. Тож Замовник має право купити цей бензин не через процедуру відкритих торгів (бо загальна сума є 200 тис грн), а через допорогову процедуру закупівлі, бо це закупівля, яку Замовник не міг передбачити на початку року.

  • Виділення додаткових коштів.
  • Ще раз звертаємо увагу, що сума цих коштів на закупівлю має бути допороговою. Навіть якщо це додатково виділені кошти наприкінці року, але сума цих коштів на закупівлю товару є 300 тис грн, то необхідно проводити понадпорогову закупівлю.

  • Перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель.
  • Коштів, зекономлених у paзі зміни ціни договору в бік зменшення згідно ч. 4 ст. 36 Закону.
  • Розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі тощо.
  • Виділення додаткових коштів: як відобразити в плані 

    Закупівля має здійснюватися на підставі річного плану закупівель/додатку до річного плану. Якщо Замовник проводить закупівлю в разі додаткової потреби в товарах, виділення додаткових коштів тощо, то суми цих коштів мають бути внесені в річний план/додаток до річного плану.

    На кожен новий предмет закупівлі потрібно заповнити нову форму плану. Тобто, якщо у Замовника вже було в план внесено бензин на 150 тис грн, і виникла потреба в додатковій закупівлі ще на 50 тис грн, Замовник не повинен змінювати старий рядок плану і замість 150 тис грн вписувати 200 тис грн. Необхідно створити ще одну форму плану на 50 тис грн, в коментарях вписавши, що це додаткова закупівля, виділення додаткових коштів, перерозподіл зекономлених коштів тощо. Тобто в річному плані буде 2 рядки плану по бензину: один на 150 тис грн, а інший на 50 тис грн.

    Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

    * Понадпорогова сума - вартість предмета закупівлі, що дорівнює або перевищує:

    • для замовників: на товари та послуги - 200 тисяч гривень, на роботи - 1,5 мільйона гривень;
    • для замовників, які діють в окремих сферах господарювання: на товари та послуги - 1 мільйон гривень; на роботи - 5 мільйонів гривень.

    ** Допорогова сума - вартість предмета закупівлі, що менше, ніж:

    • для замовників на товари та послуги - 200 тисяч гривень, на роботи - 1,5 мільйона гривень;
    • для замовників, які діють в окремих сферах господарювання: на товари та послуги - 1 мільйон гривень, на роботи - 5 мільйонів гривень.

    Планування закупівель на наступний рік. Коли можна починати проводити закупівлі

    Іноді у Замовників виникають складнощі із закупівлею на наступний рік товарів, які потребують безперебійної поставки протягом року. Наприклад, харчування в школах чи садочках, бензин для виробничого підприємства тощо. Якщо починати проводити процедуру навіть 3 січня, то договір буде укладено не раніше 30 січня.

    Як вирішити дане питання:

    Перший варіант - продовження тендерного договору попереднього року на 20 %. Проте не завжди є така можливість.

    Другий варіант - почати проводити закупівлю наприкінці попереднього року. Тобто Замовник може в листопаді-грудні затвердити річний план (не весь, а тільки для тих предметів закупівлі, на які йому необхідно закупити негайно) та розпочати процедури.

    Звертаємо увагу на те, що Закон не містить обмежень щодо організації процедур закупівель до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану. Таким чином Замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах i послугах у наступному році може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати процедуру закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю.


    В проекті договору про закупівлю та у договорі про закупівлю має бути передбачено порядок виникнення договірних зобов'язань залежно від реального фінансування.

    Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

    Закупівлі згідно тимчасового кошторису

    У разі, коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін, в обов'язковому порядку складається тимчасовий розпис бюджету на відповідний період. Бюджетні установи на цей період складають тимчасові індивідуальні кошториси, за якими можуть проводити закупівлі.

    Обсяги закупівель, що куплені Замовником за тимчасовим кошторисом, не враховуються під час обрання та проведення закупівель після затвердження та доведення кошторису на рік.

    Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

    Коментарі

    До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.

    Можливо, вас також зацікавить:
    Планування закупівель. Відповіді на запитання
    Замовнику 07.02.2017
    Запитання-відповіді щодо планування
    Порядок визначення предмета закупівлі
    Замовнику 12.05.2019
    Особливості визначення предмета закупівлі
    Планування закупівель
    Замовнику 05.05.2019
    Детально про всі етапи процесу планування закупівель та про види процедур
    Більше статейПОКАЗАТИ БІЛЬШЕ СТАТЕЙ
    Підпишіться на розсилку від Прозорро
    Ми прагнемо доставляти лише ті повідомлення, які ви хочете отримувати. Якщо вас цікавлять новини та повідомлення про щось нове на інфобоксі, залиште вашу адресу електроної пошти тут.
    Не змогли знайти потрібну інформацію?
    Ми допоможемо!
    Дякуємо, ми зв'яжемося з вами
    найближчим часом