Планування та проведення закупівель наприкінці року

Перед кожним новим роком замовники стикаються з рядом питань. Серед них: коли публікувати звіт про виконання договору, як здійснити закупівлю на виділені та перерозподілені тощо.

На всі ці питання і не тільки на них ми надамо відповіді в нашому матеріалі.

Коли публікувати звіт про виконання договору

Згідно ст. 10 Закону звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня настання однієї з підстав, а саме:

• закінчення строку дії договору;
• виконання договору;
• розірвання договору.

Законодавство не зобов’язує Замовника публікувати звіт на підставі, що настала раніше за інші. Замовник самостійно обирає, за настання якої саме з підстав публікувати звіт про виконання договору. Це може бути зроблено, наприклад, після останньої оплати за договором (якщо вона здійснена після поставки товару) або після завершення терміну дії договору (навіть якщо всі зобов’язання за договором були виконані раніше).

Що важливо при публікації звіту? Публікація звіту - означає закриття договору, тобто у Замовника не буде можливості укладати додаткові угоди до цього договору. Тому, якщо Замовник розуміє, що наприкінці року може виникнути потреба укласти додаткову угоду на 20 % - не варто публікувати звіт до того моменту/до завершення терміну дії договору.

Додатково можна прочитати роз’яснення Мінекономрозвитку з цього приводу за посиланням.

Додаткова угода на 20 % до договору 

Якщо Замовник ще не провів тендер/спрощену закупівлю на наступний рік, а товар йому буде потрібен вже з початку січня, то він може продовжити договір поточного року на термін, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на наступний рік. Тобто дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

При цьому слід звернути увагу на кілька особливостей:

• Додаткова угода укладається на ще діючий договір. Якщо договір діє до 31.12.2020, то не можна укласти додаткову угоду 01.01.2021, її треба укладати до 31.12.2020 включно. 
• Сума та обсяги, на які укладена додаткова угода, не вносяться в план на 2021 рік.

• Вартість в додатковій угоді не має перевищувати 20% суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку. При цьому 20 відсотків відраховується від остаточної (кінцевої) вартості укладеного договору про закупівлю з урахуванням змін внесених до нього (у разі наявності). Додатково ви про це можете прочитати в роз'ясненні Уповноваженого органу  за посиланням.
  

Додатково виділені чи перерозподілені кошти. Як здійснити закупівлю

Більшість Замовників стикаються із питанням, як закуповувати за рахунок коштів, що були додатково виділені наприкінці року чи тих, що були зекономлені під час проведення закупівель тощо.

Тут є дві можливих ситуації.

Перша - коли це понадпорогова сума*. Це вважається новим предметом договору, але такому випадку вихід у Замовника все одно тільки один - проводити понадпорогову (відкриті торги, конкурентний діалог, переговорна процедура) закупівлю через Prozorro.

Друга - ця сума допорогова**. Це вважається новим предметом закупівлі. Замовник може провести спрощену закупівлю, якщо вартість предмета закупівлі від 50 тис. грн до порогів або укласти прямий договір та опублікувати звіт про договір про закупівлю, якщо вартість предмета закупівлі до 50 тис грн.

Це правило діє в таких випадках:

Приклад 1. Замовник планував у 2020 році купити 1000 метрів труб на суму 500 000 грн, щоб замінити їх у себе в будівлі. Провів відкриті торги на початку року, замінив труби, а в кінці року у нього сталася непередбачувана ситуація - прорив труб. Тепер йому треба, наприклад, ще 200 метрів труб на 100 000 грн. От в такому випадку це є додаткова потреба, яку неможливо було передбачити на початку року і він має провести спрощену закупівлю або укласти звіт про договір про закупівлю в разі наявності підстав згідео з частиною 7 статті 3 Закону.

Приклад 2. У Замовника було 5 машин, на які йому потрібно було бензину на 150 тис грн. Він закупив цей бензин через спрощену закупівлю. Але у вересні їм у вигляді благодійної допомоги передали ще 5 машин, відповідно на них тепер теж потрібно закупити бензину на 55 тис грн. Тож Замовник має право купити цей бензин не через процедуру відкритих торгів (бо загальна сума є 200 тис грн), а через спрощену закупівлю, бо це закупівля, яку Замовник не міг передбачити на початку року.

Ще раз звертаємо увагу, що сума цих коштів на закупівлю має бути допороговою. Навіть якщо це додатково виділені кошти наприкінці року, але сума цих коштів на закупівлю товару є 300 тис грн, то необхідно проводити понадпорогову закупівлю.

Виділення додаткових коштів: як відобразити в плані 

Закупівля має здійснюватися на підставі річного плану закупівель. Якщо Замовник проводить закупівлю в разі додаткової потреби в товарах, виділення додаткових коштів тощо, то суми цих коштів мають бути внесені в річний план.

На кожен новий предмет закупівлі потрібно заповнити нову форму плану. Тобто, якщо у Замовника вже було в план внесено бензин на 150 тис грн та проведено закупівлю, і виникла потреба в додатковій закупівлі ще на 30 тис грн, Замовнику не варто змінювати старий рядок плану і замість 150 тис грн вписувати 180 тис грн. Тим більше, якщо він оголосив тендер по то старому рядку плану, то він не зможе внести в нього зміни.

Необхідно створити ще одну форму плану на 30 тис грн, в коментарях можна вписати, що це додаткова закупівля, виділення додаткових коштів, перерозподіл зекономлених коштів тощо. Тобто в річному плані буде 2 рядки плану по бензину: один на 150 тис грн, а інший на 30 тис грн.

Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

Планування закупівель на наступний рік. Коли можна починати проводити закупівлі

Іноді у Замовників виникають складнощі із закупівлею на наступний рік товарів, які потребують безперебійної поставки протягом року. Наприклад, харчування в школах чи садочках, бензин для виробничого підприємства тощо. Якщо починати проводити процедуру навіть 3 січня, то договір буде укладено не раніше 30 січня.

Як вирішити дане питання:

Перший варіант - продовження договору про закупівлю попереднього року на 20 %. Проте не завжди є така можливість.

Другий варіант - почати проводити закупівлю наприкінці попереднього року. Тобто Замовник може в листопаді-грудні затвердити річний план (не весь, а тільки для тих предметів закупівлі, на які йому необхідно закупити негайно) та розпочати процедури/спрощені закупівлі.

Звертаємо увагу на те, що Закон не містить обмежень щодо організації процедур закупівель до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану. Таким чином Замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах i послугах у наступному році може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати процедуру закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю.

В проекті договору про закупівлю та у договорі про закупівлю має бути передбачено порядок виникнення договірних зобов'язань залежно від реального фінансування.

Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

Закупівлі згідно тимчасового кошторису

У разі, коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін, в обов'язковому порядку складається тимчасовий розпис бюджету на відповідний період. Бюджетні установи на цей період складають тимчасові індивідуальні кошториси, за якими можуть проводити закупівлі.

Обсяги закупівель, що куплені Замовником за тимчасовим кошторисом, не враховуються під час обрання та проведення закупівель після затвердження та доведення кошторису на рік.

Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.