Як можна спростити закупівлі під час карантину

Не вимагайте довідки в паперовому вигляді

Наразі у постачальників виникають проблеми з отриманням паперових довідок у зв’язку з карантином. Бо, по-перше, багато підприємств наразі не працюють і виникають складнощі з поїздками в ДПС чи МВС, а по-друге, можуть виникнути труднощі з обмеженням входу людей в МВС чи ДПС. 

Відповідно, щоб не відхиляти найбільш економічно вигідні пропозиції просто через те, що Переможець не зміг взяти довідку з ДПС чи МВС - прописуйте в тендерній документації можливість надання довідки з цих органів в електронному вигляді з накладеним УЕП/КЕП. Багато Замовників і раніше користувались такими можливостями. Тож давайте подивимось, як це зробити.

Як зазначити в ТД вимогу про надання довідки з МВС

Ми надамо кілька прикладів з тендерних документацій Замовників, які, на наш погляд є якісними
1. Оригінал або копія довідки, що підтверджує відсутність підстав, визначених пунктами 5 або 6 частини першої статті 17 Закону (довідка про відсутність не знятої чи непогашеної у встановленому порядку судимості за злочини, вчинені з корисливих мотивів) за визначеною законодавством формою, виданий уповноваженим на це органом.

Документ можна швидко отримати онлайн скориставшись сервісом МВС України: https://dpvs.hsc.gov.ua. Документ подається шляхом завантаження в електронну систему.

2. Електронна довідка, довідка або нотаріально завірена копія документа (-ів), виданого відповідним органом (МВС), який має такі повноваження, про те, що фізичну особу, яка є переможцем, не було засуджено за злочин, учинений з корисливих мотивів, та про те, що така особа не має не знятої або непогашеної судимості у встановленому законом порядку

Як зазначити в ТД вимогу про надання довідки з податкової

Ми знову скористаємось досвідом Замовників, які вже використовують таку можливість в своїх ТД. Тож, вимогу надати електронну довідку можна прописати так:

1. Довідка уповноваженого органу (або її копія) про відсутність/наявність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), що діє станом на дату подання документу. Звертаємо увагу, що отримання платником Довідки в електронній формі реалізовано через приватну частину Електронного кабінету, розміщеного на офіційному веб-порталі Державної фіскальної служби України за посиланням: https://cabinet.sfs.gov.ua/login

2. Електронна довідка або оригінал, або нотаріально завірена копія довідки про відсутність заборгованості з податків і зборів (обов'язкових платежів), видана відповідним органом Державної фіскальної служби, що діє станом на дату подання документа, або інформація, видана органами Державної фіскальної служби, про наявність такої заборгованості.

Надання електронних довідок замість паперових вже давно практикують такі Замовники, як Укрпошта, ВНАУ, НДГ "АГРОНОМІЧНЕ" ВНАУ, Управління освіти Подільської районної державної адміністрації, АТ “Укрзалізниця”, ДП “Прозорро” та багато інших.

Також нагадуємо Вам про інтеграцію Прозорро з ДПС, завдяки якій ви тепер можете переглянути інформацію про відсутність податкової заборгованості у Постачальника прямо в системі Прозорро. Як це зробити ви можете прочитати в статті Як подивитись в Прозорро довідку про відсутність податкової заборгованості

Не вимагайте велику кількість документів

Ця вимога є досить універсальною і актуальною для будь-якого часу. Велика кількість документів не є запорукою добросовісності постачальника чи якості товару. Проте, чим більше документів ви будете вимагати, тим більше шансів у Постачальника зробити помилку в тендерній пропозиції і тим більше часу вам потрібно буде для проведення тендеру.

Тому менше документів = менше помилок та менше часу на тендер

Також ви можете прочитати про те, які документи взагалі можна вимагати у постачальника в статті Тендерна документація: перелік документів, які вимагають у Постачальників

Використовуйте сервіси для онлайн-спілкування та документообігу

Звісно дуже добре, якщо на вашому підприємстві вже давно електронний документообіг і вам не потрібно роздруковувати документи та ходити до кожного за погодженням. 

Проте, якщо на вашому підприємстві ще такого немає, то зараз якраз час зробити певні кроки в цьому напрямку. Адже, наприклад, обговорення тендерної документації, договору, наказу тощо точно може відбуватись онлайн. Як це робити ми писали в статті Як провести тендер в умовах картину.

Для того, щоб навчити всіх колег користуватись базовими сервісами, можна порадити їм пройти коротке навчання по користування безкоштовними сервісами Google.