23.03.2020 Лілія Кулик

Як провести тендер в умовах карантину

Як успішно провести закупівлю, коли всі працівники працюють віддалено, які інструменти можуть допомогти Замовнику

Багато підприємств наразі працює віддалено. ДП “Прозорро” не є виключенням, всі наші робочі зустрічі, обговорення, погодження відбуваються онлайн.
Але у багатьох Замовників виникають питання з приводу того, як організувати роботу тендерного комітету в умовах карантину, чи можна зупинити/припинити закупівлі на цей час тощо. Ми написали декілька порад з власного досвіду і сподіваємось, що вам повни стануть у нагоді.

Отже почнемо з відповіді на найпростіше питання. В системі немає кнопки “Зупинити всі закупівлі”, відповідно система працює в звичайному режимі і закупівлі продовжуються. Також Замовник сам обирає чи потрібно йому в даний момент щось закуповувати чи ні. Тож якщо у вас немає термінової потреби в чомусь, то можете відкласти закупівлі на потім.

А тепер поговоримо, як ще все-таки проводити закупівлі в умовах карантину та віддаленої роботи.

Як проводити засідання тендерного комітету

Більшість людей звикли проводити засідання тендерного комітету оффлайн, збиратись в переговорці, обговорювати, наводити свої аргументи і спільно приймати рішення. Проте, за нинішніх умов це все можна робити й онлайн.

Наприклад, якщо Вам потрібно обговорити тендерну документацію, то Ви можете зробити її в Гугл-докс, і всі Ваші працівники зможуть додавати свої коментарі чи пропозиції щодо зміни певних положень в ТД. Так само Ви можете опрацьовувати і проект договору. Насправді, ми вже в такому форматі давно все обговорюємо. Як це виглядатиме, Ви можете побачити на малюнку.


Як провести розгляд тендерних пропозицій

Пропозиції все одно кожен член тендерного комітету розглядає сам і потім деякі моменти обговорює з колегами. Відповідно, секретар тендерного комітету може написати всім членам ТК на електронну пошту або в якийсь месенджер та повідомити, що наразі відбувається розгляд пропозиції Учасника N і дати посилання на тендер. А вже кожен член ТК заходить на карту тендеру і дивиться документи Учасника N, адже в Прозорро все знаходиться у відкритому доступі.

А далі Ви можете або в якийсь файл писати свої коментарі щодо певних документів або ж зробити гугл-таблицю і туди кожен член ТК вписуватиме свої коментарі. Приклад на малюнку.


Далі секретар ТК робить попередній варіант Протоколу ТК в Гугл-докс та знову розсилає на всіх на погодження. Кожен член ТК робить позначку, погоджується він з протоколом чи ні.


Як опублікувати протокол 

Ви можете постаратись зібрати підписи всіх членів тендерного комітету, щоб опублікувати протокол з усіма підписами в системі. Але можете опублікувати протокол без підписів. Адже в жодному законодавчому акті не зазначено, що в системі має бути опублікований протокол підписаний всіма членами тендерного комітету.

Якщо потрібно щось додатково обговорити

Наразі провести зустріч онлайн також не є проблемою, просто створюєте зустріч в Гугл-календарі, додаєте всіх людей до учасників зустрічі і всі отримують посилання на зустріч в запланований час. Також в зустрічі буде посилання за допомогою якого всі бажаючі зможуть приєднатись онлайн (на нього вказує стрілочка).


Також не забувайте про можливість робити групи в різних месенджерах, наприклад WhatsApp, Viber, Telegram, Facebook Messenger, Slack тощо. Там Ви зможете обговорити нагальні питання, такі як відповіді на запитання Постачальника тощо.

Як підписати керівнику договір

Ми вже писали вище, що узгодити умови договору, як всередині вашого підприємства, так і з Учасником, з яким ви будете його підписувати. А далі Учасник може підписати договір зі свого боку та відправити його кур’єром вашому керівнику або будь-якій іншій особі, яка уповноважена підписати договір. Далі ваш представник підписує договір і сканує цей договір або ж робить його фотографію та відправляє вам для публікації. 

Якщо ви отримали не скан-копію договору, а просто фото різних сторінок договору, тоді знайдіть в Гугл безкоштовні онлайн програми, щоб з’єднати всі ці картинки до купи та перевести в формат ПДФ. Все готово, можете публікувати договір.

Публікація документів в системі

Завдяки тому, що система електронна, ви можете нею користуватись знаходячись в будь-якій точці світу, головне щоб там був інтернет. У вашого кабінету немає прив’язки до вашого офісу чи робочого комп’ютера, тож вам достатньо просто мати при собі носій зі своїм ЕЦП/КЕП і тоді ви зможете підписувати та публікувати документи будь-де.

Алгоритм проведення тендеру 

А тепер давайте пройдемо по кроках:

1. Створюєте ТД в Гугл-докс та обговорюєте її
2. Публікуєте з дому ТД в системі
3. Відповідаєте на питання Постачальників, попередньо обговоривши відповідь в групі в месенджері
4. Розглядаєте пропозиції після аукціону, переглядаючи їх у відкритому доступі в системі
5. Робите таблицю з результатами розгляду, а потім протокол в Гугл-докс, де всі позначають, погоджуються вони підписати протокол чи ні
6. Робите договір в Гугл-докс, щоб обговорити його умови з Переможцем та вашими представниками
7. Керівник отримує підписаний договір від Постачальника, підписує зі свого боку та відправляє на оприлюднення
8. Договір оприлюднюється, всі задоволені і продовжують дотримуватись умов карантину

Якщо закупівлями займається Уповноважена особа

Якщо ж у вас закупівлями займається Уповноважена особа, то в такому разі вам буде ще простіше організувати її роботу, адже питання у неї можуть виникнути лише в підписанні договору про закупівлю, як це зробити наведено вище в статті.

Як бачите, зараз існує дуже багато механізмів, які дають змогу працювати онлайн. А також ці інструменти можуть допомогти вам в майбутньому економити час та багато паперу.
Вдалих вам закупівель


підготовка тендеру, тендерна документація, тендерний комітет,

Коментарі

Светлана
А что делать поставщикам, которые тоже работают удаленно, как им подписать документы, и можно ли пользоваться просто ЕЦП, и не будет ли это поводом дисквалификации?
Ліля
Светлана, Для постачальників ми теж напишемо статтю. Але насправді Постачальникам також можна частину порад використовувати. Все переводити в онлайн. Для цього достатньо підготувати довідки, скинути їх директору, він роздруковує, підписує, ставить печатки, фотографує та відправляє вам назад.
Светлана
Ліля, но у директора дома тоже нет принтера, все работают удаленно, получается поставщикам надо как-то добираться до офиса?
Ліля
Светлана, Я вас розумію, але як варіант тоді тимчасово привезти принтер до директора додому, купити ще один принтер, користуватись послугами копіцентрів, які приймають замовлення онлайн. Все залежить від ваших можливостей
Ірина
А якщо, наприклад, згідно умов ТД, вимагається надання постачальником оригіналів довідок, а саме: довідки МВС та з податкової? Як бути в такому випадку? Дякую.