31.03.2020 Лілія Кулик

Як можна спростити закупівлі під час карантину

Поради щодо того, як більш успішно проводити тендери в час карантину

Не вимагайте довідки в паперовому вигляді

Наразі у постачальників виникають проблеми з отриманням паперових довідок у зв’язку з карантином. Бо, по-перше, багато підприємств наразі не працюють і виникають складнощі з поїздками в ДПС чи МВС, а по-друге, можуть виникнути труднощі з обмеженням входу людей в МВС чи ДПС. 

Відповідно, щоб не відхиляти найбільш економічно вигідні пропозиції просто через те, що Переможець не зміг взяти довідку з ДПС чи МВС - прописуйте в тендерній документації можливість надання довідки з цих органів в електронному вигляді з накладеним ЕЦП/КЕП. Багато Замовників і раніше користувались такими можливостями. Тож давайте подивимось, як це зробити.

Як зазначити в ТД вимогу про надання довідки з МВС

Ми надамо кілька прикладів з тендерних документацій Замовників, які, на наш погляд є якісними
1. Оригінал або копія довідки, що підтверджує відсутність підстав, визначених пунктами 5 або 6 частини першої статті 17 Закону (довідка про відсутність не знятої чи непогашеної у встановленому порядку судимості за злочини, вчинені з корисливих мотивів) за визначеною законодавством формою, виданий уповноваженим на це органом.

Документ можна швидко отримати онлайн скориставшись сервісом МВС України: https://dpvs.hsc.gov.ua. Документ подається шляхом завантаження в електронну систему.

2. Електронна довідка, довідка або нотаріально завірена копія документа (-ів), виданого відповідним органом (МВС), який має такі повноваження, про те, що фізичну особу, яка є переможцем, не було засуджено за злочин, учинений з корисливих мотивів, та про те, що така особа не має не знятої або непогашеної судимості у встановленому законом порядку

Як зазначити в ТД вимогу про надання довідки з податкової

Ми знову скористаємось досвідом Замовників, які вже використовують таку можливість в своїх ТД. Тож, вимогу надати електронну довідку можна прописати так:

1. Довідка уповноваженого органу (або її копія) про відсутність/наявність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), що діє станом на дату подання документу. Звертаємо увагу, що отримання платником Довідки в електронній формі реалізовано через приватну частину Електронного кабінету, розміщеного на офіційному веб-порталі Державної фіскальної служби України за посиланням: https://cabinet.sfs.gov.ua/login

2. Електронна довідка або оригінал, або нотаріально завірена копія довідки про відсутність заборгованості з податків і зборів (обов'язкових платежів), видана відповідним органом Державної фіскальної служби, що діє станом на дату подання документа, або інформація, видана органами Державної фіскальної служби, про наявність такої заборгованості.

Надання електронних довідок замість паперових вже давно практикують такі Замовники, як Укрпошта, ВНАУ, НДГ "АГРОНОМІЧНЕ" ВНАУ, Управління освіти Подільської районної державної адміністрації, АТ “Укрзалізниця”, ДП “Прозорро” та багато інших.

Також нагадуємо Вам про інтеграцію Прозорро з ДПС, завдяки якій ви тепер можете переглянути інформацію про відсутність податкової заборгованості у Постачальника прямо в системі Прозорро. Як це зробити ви можете прочитати в статті Як подивитись в Прозорро довідку про відсутність податкової заборгованості

Не вимагайте велику кількість документів

Ця вимога є досить універсальною і актуальною для будь-якого часу. Велика кількість документів не є запорукою добросовісності постачальника чи якості товару. Проте, чим більше документів ви будете вимагати, тим більше шансів у Постачальника зробити помилку в тендерній пропозиції і тим більше часу вам потрібно буде для проведення тендеру.

Тому менше документів = менше помилок та менше часу на тендер

Також ви можете прочитати про те, які документи взагалі можна вимагати у постачальника в статті Тендерна документація: перелік документів, які вимагають у Постачальників

Використовуйте сервіси для онлайн-спілкування та документообігу

Звісно дуже добре, якщо на вашому підприємстві вже давно електронний документообіг і вам не потрібно роздруковувати документи та ходити до кожного за погодженням. 

Проте, якщо на вашому підприємстві ще такого немає, то зараз якраз час зробити певні кроки в цьому напрямку. Адже, наприклад, обговорення тендерної документації, договору, наказу тощо точно може відбуватись онлайн. Як це робити ми писали в статті Як провести тендер в умовах картину.

Для того, щоб навчити всіх колег користуватись базовими сервісами, можна порадити їм пройти коротке навчання по користування безкоштовними сервісами Google.

підготовка тендеру, тендерна документація,

Коментарі

Наталя
Ліля, зробіть спільно з вашими колегами з ДП Прозорро добру справу: полегшіть закупівлі для бухгалтерів. Внесіть в ВР, КМУ, Мінекономіки і т.п. пропозицію, щоб для УО визначили обов'язкову наявність вищої юридичної освіти. Не дайте ускладнювати життя бухгалтерів.
Ольга
Ліля, прокомунтуйте, будь ласка. Якщо протокол про намір укласти договір був від 27.04.2020 року, а довідку про несудимість прикріпили 4.05. (1,2,3.05 вихідні дні, 1.05 - державне свято) то тоді рішення про намір щодо цього учасника необхідно відхилити і приступити до розгяду наступного чи все ж можна залишити переможцем чинного на той момент переможця.
Лєна
Варто взагалі закрити всі закупівельні майданчики на карантин. І відмінити всі ці неефективні процедури закупівель.
Ліля
Лєна, чому ви вважаєте, що закупівлі наразі неефективні? І як тоді працювати підприємствам-замовникам без товарів та послуг, які їм необхідні для проведення господарської діяльності?
Лєна
Ліля, дуже складна процедура. Багато неефективних непотрібних моментів. Потрібно все максимально спростити. І наприклад, для чого проводити процедуру по електроенергії чи газу?
Лєна
Ліля, як ви вважаєте: неоприлюднення додатків до договору це дуже серйозне порушення? Від якого страждає держ.бюджет? Чому аудитори пишуть про таке як порушення? І чому потрібно розривати вже укладений договір а не можна просто дооприлюднити ті додатки?
Ліля
Лєна, закупівля електроенергії і газу здійснюється через відкриті торги, адже ці ринки є конкурентними. От, наприклад, тендери на електроенергію, на які приходить по 15-18 постачальників: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-03-06-002168-a https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-03-10-000725-a Успішні тендери з високою конкуренцією на газ: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2019-10-31-000617-a https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2019-10-24-000156-a
Андрій
Цікаво було б подивитися статистику реальної користі від закупівельних процедур. Скільки було викрито схемних операцій на серйозні суми, скільки попереджено розкрадань бюджетних коштів і т п. А не тільки якісь порушення із серії-"на день пізніше оприлюднено" чи "не так оформлено документ". Хіба це дійсно важливо? В сфері закупівель потрібно брати приклад із Держ фін. моніторингу-важливо не бюрократична тяганина (невірне оформлення, не дотримання термінів), а суть і важливість (наслідки) порушення. (не формальна сторона, а фактична).
Бізнес-сніданки
Андрій, саме тому і була зроблена нова редакція Закону, згідно з якою, при несуттєвих порушеннях на зразок запізнення оприлюднення звіту штрафи встановлені мінімальні. А за великі порушення - значно збільшилась відповідальність. Про нові штрафи ви можете прочитати в статті https://infobox.prozorro.org/articles/shtrafi-v-prozorro-vidpovidno-do-novoji-redakciji-zakonu
Андрій
Бізнес-сніданки, чи обов'язково потрібно штрафувати за незначні порушення? Чи не краще дати можливість їх виправити?
Ліля
Андрій, тут я не можу робити висновки, що краще. Аналогічна ж система працює скрізь. Наприклад, ви порушили ПДР, отримали штраф, неправильно уклали подали звіт в податкову чи невчасно - штраф.
Андрій
Ліля, при порушеннях потрібно враховувати їх реальні наслідки чи потенційні загрози. При порушенні ПДР-можливі аварійні ситуації на дорогах, при порушеннях в податковій звітності- потенційна загроза приховування і недоплати податків. А чим і кому загрожує порушення терміну оприлюднення (на 4 день замість 3-ього дня) чи неопублікування додатків до договору????
Вікторія
Чому бухгалтер із зарплатою 4723 гривні (і який не є юристом) повинен відповідати за закупівлі, і поті ще й сплачувати штраф 11900 гривень?
Кристина
Ліля, на большинестве предприятий идет сокращение раб.силы.О чем вы говорите!!! Кого брать если нет бюджета нанимать людей? Приходится вешать на человека,который и понятия не знает что такое "закупівлі", и ему надо выполнять свою непосредственную работу еще такая материальная ответственность.
Ліля
Вікторія, штрафи сплачуються тільки за порушення законодавства. Насправді, тут питання до керівництва організації. Наразі є можливість найняти УО, яка проводитиме закупівлі
Вікторія
Ліля, але чому законодавство у сфері закупівель таке заплутане і складне? Чи реально потрібні ці всі складні процедури? Звичайно що потрібен контроль за використанням бюджетних коштів. але для чого все так ускладнювати?
Ліля
Вікторія, саме тому законотворець наразі працює над професіоналізацією закупівель. Переведення закупівель з ТК на УО + закупівлі через ЦЗО
Галина Богданівна
Закупівлі потрібно не звалювати на самі бюджетні організації, а проводити централізовано на рівні уповноважених органів. Наприклад, працівники Держаудитслужби замість перевіряти можуть для бюджетних установ виконувати функції уповноваженої особи. І ті , і інші-бюджетники. Нехай узгоджено працюють на благо держави. І не потрібно буде проходити платних курсів по закупівлях чи наймати юристів, консультантів.
Ліля
Галина Богданівна, я вже написала вище. саме тому законотворець наразі працює над професіоналізацією закупівель. Переведення закупівель з ТК на УО + закупівлі через ЦЗО
Галина Богданівна
Ліля, сумніваюся, що бюджетні організації знайдуть УО, яка погодиться працювати за 4700 гривень. таким спеціаліста потрібно встановлювати не нижче 25-ого тарифного розряду.
Ліля
Галина Богданівна, тут ми не можемо ніяк вплинути на організації та змусити їх платити більше чи менше. Це вирішує кожна організація самостійно
Саша
Ліля, а ви вважаэте, що УО -це буде якась інша людина, а не ,наприклад, секретар ТД чи інший член? більше відповідальності та нервів за ті ж самі гроші. как это все уже достало!
Таня
УО-повинна бути з обов'язковою юридичною освітою. Слід заборонити (законодавчо) покладати функції УО на бухгалтерів чи економістів. Ввести в штат всіх бюджетних організацій окрему посаду (для УО)
Микола
Прозоро та майданчики і оприлюднення-це все дурня. І всі ці закупівельні процедури-просто "Фількіна грамота". Хто хоче вкрасти-той знає як провести торги так щоб формально все виглядало ідеально і знає де і з ким домовитися.
Марина
Микола, це точно. Хто займається "Схемами" ті знають як оформити закупівлю ідеально, але щоб і свою схему провести (потрібна фірма-переможець, потрібна ціна і т.п.). Так що прозорість закупівель одними формальними процедурами не покращиш.
Олександр
Пропоную промоніторити якість та ВАРТІСТЬ послуг консультантів у сфері закупівель (в тому числі платних курсів , семінарів, вебінарів по закупівлях). Вони єдині отримують виграш від ускладнень в нашому закупівельному законодавстві. Якщо для держави так важливі ці всі складні процедури то нехай навчання проводять ВИКЛЮЧНО державні організації та БЕЗКОШТОВНО!!!
ІННА
Олександр, ми як заручники ситуації. І звільнитися не можемо (дуже важко знайти роботу) і працювати противно!!!
Лариса
Цікаво які зарплати у співробітників ДП "ПРОЗОРРО". Хотілося б бачити прозорі оприлюднені дані зі всіма цифрами (премії, надбавки, оклади)
Іван
Лариса, за даними оприлюднених декларацій-у начальника сектора ДП "ПРОЗОРРО", наприклад, розір зар.плати за 2019рік- 520 898 гривень (тобто в середньому -43 400 грн в місяць). Зрозуміло, що це не така зарплата як у бюджетного бухгалтера.
Ліля
Іван, Не забувайте, що в деклараціях вказується дохід, тож не забудьте відняти нарахування на зарплату
Ліля
Іван, Це чудово, що ви стежите за чужими зарплатами :) Але, на жаль, ви не бачите кількість та складність роботи, яку робить кожна людина, тож не варто порівнювати, бо ви не маєте повних даних для оцінки. І, до речі, за потреби, я теж відповім в разі порушення, адже я є членом ТК нашого підприємства.
Іван
Ліля, без податків виходить близько 35 000 в місяць. На сплату декількох штрафів вистачить. Це аж ніяк не 4723 грн.