Що таке “рамкова угода”

Згідно термінів, що наведені у статті 1 Закону України “Про публічні закупівлі” (далі - Закон) “рамкова угода - правочин, який укладається одним чи кількома замовниками (у тому числі централізованою закупівельною організацією) в порядку, встановленому цим Законом, з кількома учасниками процедури закупівлі з метою визначення основних умов закупівлі окремих товарів і послуг для укладення відповідних договорів про закупівлю протягом строку дії рамкової угоди”.

Розділом 1 статті 15 Закону визначено що "укладення рамкових угод здійснюється за результатами проведення відкритих торгів з урахуванням вимог цієї статті“.

При цьому особливості укладання і виконання РУ встановлює « Порядок укладання і виконання рамкових угод» (далі – Порядок), затверджений Наказом Мінекономрозвитку від 15.09.2017 № 1372 (в редакції від 28.02.2018).

Так, на виконання Закону та Порядку 18 грудня 2018 року в електронній системі публічних закупівель Prozorro (далі – Системі) з’явився новий тип процедури – закупівлі за РУ. Вони можуть здійснюватися як самостійно Замовниками, так і централізованою закупівельною організацією (далі – ЦЗО) в інтересах інших Замовників.

Порядок визначає певні особливості укладання рамкових угод, а саме:

• РУ мають укладатися виключно з декількома постачальниками (мінімум трьома), яких обирають у ході аукціону;
• для укладання РУ використовується виключно процедура відкритих торгів з публікацією англійською мовою.

Переваги Рамкової угоди

Принципова перевага закупівлі за РУ, у порівнянні з процедурою відкритих торгів, це - можливість швидко замовити товар або послугу та отримати на неї ринкову ціну. При кожному новому замовленні Замовнику потрібно лише призначити аукціон, який відбудеться через 4 дні. Не потрібно збирати довідки від учасників, перевіряти їх документи та репутацію. Немає оскарження такого замовлення. Все це робиться один раз - на першому етапі. Співпраця ж може тривати декілька років.

Замовник може сам визначити мінімальну кількість учасників РУ (але не менше трьох). Таким чином створення конкуренції між учасниками РУ може вирішити питання демпінгу та односторонньої відмови від виконання договору. За рахунок можливості замовляти товари/послуги швидко (аукціон через 4 дні) Замовник має можливість замінити постачальника, що з якихось причин не може далі виконувати свої зобов'язання. Замовники можуть проводити закупівлі товарів та послуг широкого вжитку (наприклад, паливо, продукти харчування, канцелярія, медичні засоби тощо) та укладати договір (РУ) терміном до 4 років. Протягом цього періоду в рамках угоди установа може здійснювати закупівлю та проплату невеликого обсягу й тільки тоді, коли виникне потреба.

Найголовніша перевага РУ – кожна зі сторін отримає надійних партнерів для довгострокової співпраці. Додатковою перевагою для постачальників є можливість налагодити співпрацю з держустановами на чітко визначений період та ефективність планування участі в інших закупівлях.

Застосування РУ надає можливість замовникові забезпечити економію часу та адміністративних ресурсів, закуповуючи товари та послуги на строк до 4 років, при цьому витративши час та ресурси на укладання РУ лише один раз.

Зручність та ефективність такого інструменту оцінять Замовники, що з року в рік проводять закупівлі одного і того ж товару чи послуги.

Етапи Рамкової угоди

Закупівля за РУ умовно поділяється на 2 етапи:

• перший – проведення процедури відкритих торгів з публікацією англійською мовою для відбору постачальників у РУ;
• другий – проведення відбору серед визначених постачальників для укладення договору про закупівлю.

А тепер давайте більш детально розглянемо кожен з етапів.

Перший етап Рамкової угоди

На цьому етапі постачальники подають свої тендерні пропозиції, проходять прекваліфікацію, а потім змагаються в аукціоні за ціною. Замовник обирає декількох переможців і укладає з ними РУ.

Для укладання РУ на першому етапі передбачається:

• оприлюднення оголошення (у тому числі додатково англійською мовою);
• оприлюднення тендерної документації про проведення закупівлі не пізніше, ніж за 30 днів до дня розкриття тендерних пропозицій;
• розкриття, розгляд та оцінка тендерних пропозицій учасників;
• визначення переможців торгів.

Отже, перший етап завершується укладанням РУ.

При цьому звертаємо увагу, що розгляд тендерних пропозицій на відповідність технічним та кваліфікаційним вимогам тендерної документації здійснюється до проведення автоматичної оцінки тендерних пропозицій (електронного аукціону).

А тепер – детальніше про стадії першого етапу.

Оголошення закупівлі

При створенні закупівлі Замовник заповнює обов’язкові поля:

• «Тип закупівлі» - обираєте «Укладання рамкової угоди»;
• «Узагальнена назва закупівлі» (українською мовою);
• «Узагальнена назва закупівлі» (англійською мовою);
• «Кінцевий строк подання тендерних пропозицій» (тривалість цього періоду не може бути меншою, ніж 30 календарних днів);
• «Розмір бюджетного призначення або очікувана вартість» (заповнюється цифровим значенням);
• «ПДВ» (обирається ознака «з ПДВ» або «без ПДВ»);
• «Валюта» (вибирається з переліку можливих: євро (EUR); американський долар (USD); російський рубль (RUB); гривня (UAH); англійський фунт стерлінгів (GBP));
• «Розмір мінімального кроку пониження ціни». Обов’язковим є заповнення одного з двох полів, друге заповнюється автоматично: у разі заповнення поля у грошових одиницях  - з автоматичним перерахунком у відсоток; у разі заповнення у відсотках - у грошову одиницю;
• «Конкретна назва предмета закупівлі» (українською мовою);
• «Код предмета закупівлі» відповідно до ДК 021:2015;
• «Кількість (обсяг) товару (послуг)»;
• «Одиниця виміру» (обирається з випадаючого списку);
• «Місця поставки» (наявна можливість обрати країну, регіон/область, населений пункт, адресу, поштовий індекс, а також пункт «відповідно до документації»);
• «Строк поставки» (поле початку поставки необов'язкове; поле кiнця поставки - обов'язкове;
• «Строк, який діятиме РУ» (не більше, ніж 4 роки; наявна можливість обрати кількість років, місяців, днів);
• «Кількість учасників рамкової угоди» (вказується максимальна кількість можливих учасників, з якими підпишеться РУ, але не менше 3).

Також можна заповнити необов’язкові поля:

• «Примітки» (українською мовою);
• «Примітки» (англійською мовою);
• «Вид забезпечення тендерних пропозицій» («Електронна гарантія»);
• «Розмір забезпечення тендерних пропозицій» (потрібно заповнити у разі зазначення забезпечення);
• «Вид предмету закупівлі» (обрати одне із запропонованих значень з переліку: «Товари», «Роботи», «Послуги»);
• «Умови оплати» згідно з договором про закупівлю (детально в матеріалі - Заповнення умов оплати при створенні закупівлі);
• «Дані про додаткових контактних осіб/особу» (ПІП, електронна пошта, телефон, мова спілкування: українська, англійська, російська);
• «Неціновий критерій» (детально в матеріалі - Нецінові критерії оцінки).

Також Замовник додає файли з тендерною документацією та додатками до неї з обранням типу файлу з випадаючого списку: «Тендерна документація», «Технічний опис предмету закупівлі», «Кваліфікаційні критерії», «Критерії оцінки», «Проект договору», «Інші».

Період подання пропозицій (мінімально триває 30 днів)

Протягом всього періоду подання пропозицій Замовник може вносити зміни до оголошення та тендерної документації, а постачальники - подавати свої пропозиції та звертатися до Замовника із запитаннями/вимогами (крім останніх 10 днів). Також, починаючи з дати початку приймання пропозицій і закінчуючи за 4 дні до закінчення цього терміну, будь-які зареєстровані користувачі системи (окрім Замовників) можуть подавати скарги на умови тендерної документації.

Тому давайте з'ясуємо, що таке запитання, вимога та скарга.

Запитання. Із запитанням будь-який зареєстрований користувач Системи звертається до Замовника, щоб уточнити якусь інформацію про закупівлю. Період, коли можна поставити запитання, починається з моменту оголошення закупівлі і закінчується за 10 днів до закінчення періоду подання пропозицій.

Вимога. Будь-який зареєстрований користувач Системи може звернутися до Замовника з вимогою усунути порушення, яке, на його думку, виникло в процесі закупівлі. Період подання вимоги є аналогічним до запитання.

Скарга. Скарга - це офіційне звернення до органу оскарження (АМКУ). На етапі подання пропозицій подати скаргу можна з дати оголошення закупівлі, а за 4 дні до закінчення подання пропозицій можливість подати скаргу зникає. Детальніше про оскарження можна прочитати за посиланням.

Тому давайте детальніше: якщо протягом періоду подання пропозицій Постачальник звертається із запитанням/вимогою через Систему, у Замовника є 3 робочі дні з моменту постановки питання для того, щоб відповісти на нього.

Всі відповіді на питання надаються через Майданчик, через який Замовник розмістив оголошення. При цьому назва компанії, яка поставила питання, не відображається - лише зміст звернення.

Закупівля автоматично блокується і не переходить в наступний статус (аукціон), якщо на момент закінчення періоду подання пропозицій залишились запитання без відповіді Замовника. Щоб розблокувати тендер, Замовник повинен продовжити кінцевий термін періоду подання пропозицій таким чином, щоб до дати завершення приймання пропозицій залишилося не менше, ніж 7 календарних днів, внести свою відповідь на запитання/вимогу, і тоді процедура розблокується.

Прекваліфікація (максимально триває 20 робочих днів)

Після завершення періоду подання пропозицій розкриваються всі деталі пропозицій постачальників. Замовник розглядає всі пропозиції, оцінює відповідність Постачальників усім вимогам тендерної документації.

Замовник оцінює пропозиції, і по кожній пропозиції має прийняти рішення:

• відхилити (обґрунтувавши, чому);
• допустити до аукціону.

Після того, як ви оцінили всі пропозиції і поставили відповідний статус до кожної з них, натискаєте кнопку “Сформувати протокол розгляду пропозицій”. Коли Ви сформували протокол, у Вас більше немає можливості змінити статус по комусь із Постачальників. Після цього система самостійно розсилає повідомлення Постачальникам про допуск до аукціону або про відхилення їх пропозиції.

Під час прекваліфікації відкриваються всі документи постачальників, окрім цінової частини та нецінових критеріїв. Замовник розглядає всі документи постачальників, що відкрилися на прекваліфікації. Цінова частина пропозицій та нецінові критерії відкриються після аукціону.

До участі в аукціоні допускаються лише ті постачальники, які відповідають усім вимогам і по яких Вами було прийнято рішення «Допустити до аукціону».

Учасники мають 5 календарних днів на оскарження рішення про прекваліфікацію, система планує аукціон не раніше, ніж на шостий день від дня рішення про допущення до аукціону.

Аукціон

Після завершення періоду подання пропозицій Системою автоматично визначається дата та час аукціону (в робочий день і робочий час).

В особистому кабінеті Замовника відображатиметься посилання на аукціон, за яким він може перейти і спостерігати за перебігом аукціону.

З більш детальною інформацією про аукціон та етапами його проведення можна ознайомитися в матеріалі за посиланням: Як працює модуль "Аукціон.

Визначення переможця

На даному етапі Замовник визначає переможця за результатами проведеного аукціону.

Система формує перелік всіх учасників від найменшої пропозиції до найбільшої. Система представляє Замовнику до оцінювання стільки учасників, скільки він зазначив як максимально можливу в оголошенні про проведення закупівлі. Замовник визначає учасників переможцями або відхиляє пропозиції. Статус закупівлі переходить в «Кваліфікація (період оскарження)» яка триває 10 календарних днів.

У разі відсутності скарг система переводить процедуру в статус «Пропозиції розглянуто», після чого починається період завантаження документів ціни за одиницю постачальником.

Опублікування Рамкової угоди

Після завантаження документів (постачальників) з цінами за одиницю, для опублікування (активації) РУ Замовнику потрібно внести по ній інформацію, заповнивши наступні обов’язкові поля:

• «Номер РУ»;
• «Дата підписання»;
• «Ціна за одиницю» по кожному учаснику. Система перевіряє, щоб ціна за одиницю, внесена Замовником, не перевищувала ціну пропозиції після аукціону.
• «Дата початку та завершення строку дії рамкової угоди». Система перевіряє, щоб між датою початку та завершення було не більше 4 років.

Потім Замовник завантажує відповідний документ з РУ, натискає кнопку «Активувати РУ». В результаті статус РУ відображається як «Укладена рамкова угода».

Другий етап Рамкової угоди

На цьому етапі відбувається аукціон серед підписантів угоди. Він буде проводитися кожного разу, коли у замовника виникатиме потреба в якійсь частині товару/послуги. Запрошення на аукціон постачальники отримуватимуть автоматично. Під час аукціону учасники можуть залишити ціну (за одиницю) незмінною або зменшити її. Учасники не можуть запропонувати ціну за одиницю більшу, аніж ту, з якою вони “увійшли” в РУ.

Переможцем стає постачальник, що запропонував найнижчу ціну за одиницю товару. Із ним Замовник укладає договір про закупівлю за РУ. Тобто загалом у Замовника буде декілька угод. Одна рамкова – укладена за результатами 1 етапу з декількома учасниками, та всі наступні договори закупівлі – що будуть укладені за результатами наступних відборів серед постачальників. Кожного разу, коли замовнику знадобиться частина товару/послуги, йому потрібно буде тільки оголосити аукціон. Це допоможе зекономити ресурси замовника, уникаючи етапу прекваліфікації та перевірки учасників, та значно зекономить час від моменту виникнення потреби та її задоволення.

На другому етапі передбачається проведення відбору для укладання договорів про закупівлю за РУ:

• з використанням аукціону (у разі подання двох і більше пропозицій);
• без використання аукціону (у разі подання однієї пропозиції);
• визначення переможця та укладення договору про закупівлю;
• проведення повторного відбору, у разі неподання жодним з постачальників пропозицій, які є стороною РУ.

А тепер – детальніше про стадії другого етапу.

Опублікування запрошення

Для цього потрібно обрати РУ, згідно з якою Замовником буде оголошено відбір, та заповнити обов’язкові поля:

• «Тип закупівлі» («Відбір для закупівлі за РУ»);
• «Узагальнена назва закупівлі» (українською мовою);
• «Узагальнена назва закупівлі» (англійською мовою);
• «Номенклатура», яку планується закупити в конкретному відборі. У разі наявності в РУ декількох номенклатур наявна можливість обрати декілька.

Також можна заповнити необов’язкові поля:

• «Примітки» (українською мовою);
• «Примітки» (англійською мовою).

Потім натиснути кнопку «Підтвердити запрошення». Система перевіряє відповідність параметрам обраної РУ та порівнює дату ініціації оголошення та кінцевий строк дії РУ.

Якщо інформація відповідає вимогам РУ, Система дозволяє оголосити 2 етап, переводить закупівлю в статус «Період запрошення» та публікує оголошення. При цьому Система адресує запрошення виключно учасникам-сторонам РУ. Закупівля переходить в статус «Період подання пропозицій».

Визначення переможця відбору

За результатами аукціону Система представляє на розгляд постачальника з найменшою ставкою. Якщо лише 1 постачальник подав пропозицію, аукціон пропускається, і постачальник одразу стає на розгляд.

Замовник натискає кнопку «Визнати переможця» та завантажує протокол тендерного комітету/уповноваженоъ особи, після чого Система переводить закупівлю у статус «Пропозиції розглянуто».

Згідно з ч. 1 розділу VII Порядку Замовник укладає договір про закупівлю з постачальником, який визнаний переможцем відбору протягом строку дії його пропозиції, не пізніше, ніж через 10 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю за РУ.

При натисканні кнопки «Опублікувати договір» Замовнику відкривається форма з обов’язковими полями для заповнення:

• «Номер договору»;
• «Дата підписання договору»;
• «Строк дії договору» (початкова дата);
• «Строк дії договору» (кінцева дата);
• «Ціна договору» (заповнено автоматично відповідно до пропозиції переможця та доступно для редагування).

Також Замовник обирає ознаку ПДВ у договорі («з ПДВ» або «без ПДВ») та завантажує файл з договором, після чого Система переводить закупівлю у статус «Завершена».

Замовник в РУ має право визначити, скільки разів постачальник може ігнорувати відбори, перед тим, як замовник його виключить з РУ. З одного боку, така можливість має стимулювати постачальників приймати участь у відборах, але з іншого боку є ризик виключення якісних постачальників, які мали об’єктивні підстави не брати участь у відборах.

Рамкова угода. Основні моменти

1. Замовник оголошує закупівлю з метою укладання РУ за правилами проведення відкритих торгів із публікацією англійською мовою.
2. Постачальники подають тендерні пропозиції, проходять попередню кваліфікацію, в тому числі за неціновими критеріями (у разі їх зазначення).
3. Рішення замовника про допуск до аукціону на етапі до укладання РУ можна оскаржити у встановленому порядку.
4. Замовник оголошує намір укласти РУ щонайменше з 3 постачальниками (максимальну кількість встановлює Замовник у ТД), після чого триває період оскарження.
5. Всі учасники мають оприлюднити ціну за одиницю товару в межах своїх цінових пропозицій, сформованих на аукціоні. Допускається виправлення арифметичних або технічних помилок. Не оприлюднення ціни/не виправлення помилки - дискваліфікація. Умови зміни ціни, що була надана учасниками під час укладання РУ, визначені статтею 41 Закону.
6. Замовник підписує РУ з відібраними постачальниками.
7. У разі виникнення потреби в якійсь частині товару (з усього обсягу), на який укладена РУ, замовник оголошує аукціон (відбір). Участь у відборі - безкоштовна. Жодних документів з постачальників-підписантів РУ не вимагається.
8. Якщо постачальник-підписант РУ ігнорує відбори допустиму кількість разів, замовник виключає його. Учасник припиняє бути стороною рамкової угоди в разі, якщо він не подав свої пропозиції для проведення відбору. Замовник самостійно визначає кількість таких випадків, але не менше ніж три.
9. Замовник укладає із переможцем відбору договір на оголошену кількість предмету закупівлі упродовж/до 10 днів від проведення аукціону або навіть на наступний день.
10. Якщо постачальник двічі відмовляється укладати договір, замовник виключає його з РУ.

Додаткова інформація про закупівлі за РУ висвітлена в інфолисті МЕРТУ № 3304-04/22470-06 від 29.05.2019 «Щодо укладання і виконання рамкових угод».