Як відновити доступ до кабінету, якщо Уповноважена особа звільнилась і не виходить на зв’язок

Сьогоднішня добірка відповідей на часті запитання, стосується уповноважених осіб (далі- УО). Будемо відповідати як на нові запитання, так і та ні, що вже доводилось розбирати раніше. Проте на час відпусток ці питання набирають обертів.

Що робити коли УО йде у відпустку

Наразі сезон відпусток, а це значить, що дане питання чуємо від Замовників майже не щодня. Перш за все нагадаємо - будь-який працівник згідно статті 6 Закону України “Про відпустки” має право на відпустку, що передбачена цим Законом. Відповідно умови, тривалість і порядок надання працівникам відпусток визначають Кодекс законів про працю України та Закон України «Про відпустки».

Рекомендації для Замовника:

1. Назначити декілька уповноважених осіб, на що в Замовника є право, згідно з частиною 3 Статті 11.

2. Заздалегідь передбачати у своєму розпорядчому рішенні, яким визначається уповноважена особа та в положенні про уповноважену особу, схеми заміщення для виконання функцій уповноваженої особи та покладення обов’язків на іншу уповноважену особу у разі відсутності з таких причин, як тимчасова непрацездатність, відпустка або відрядження.

Більш детальна інформацію висвітлена у статті “ Робота Уповноваженої особи під час відпустки”.

Що робити коли звільняється УО

Тут також хочемо надати кілька порад, що стануть у пригоді Замовнику:

1. Передбачити в положенні про уповноважену особу зобов’язання передачі справ іншій УО, яка буде призначена керівником Замовника.
2. Якщо є розпочаті процедури закупівель, що має завершити вже нова призначена УО - передбачити своєчасну передачу справ, в тому числі, завчасно подумати та зробити КЕП новій УО.

Більш детальна інформація висвітлена у статті “ Що робити, якщо попередня Уповноважена особа звільняється?”

Що робити коли УО на лікарняному

У даному випадку порада буде такою ж, що і для випадку, коли УО йде у відпустку. Тобто стосується відсутності УО за будь-якої з причин. 

Щоб забезпечити безперервність закупівельної діяльності, Замовнику варто заздалегідь передбачати у своєму розпорядчому рішенні, яким визначається уповноважена особа та в положенні про уповноважену особу, схеми заміщення для виконання функцій уповноваженої особи та покладення обов’язків на іншу уповноважену особу у разі відсутності з таких причин, як тимчасова непрацездатність, відпустка або відрядження.

Крім того, замовнику слід завчасно вжити заходів щодо наявності у особи, яка виконуватиме функції уповноваженої тимчасово, необхідних знань та кваліфікації у сфері публічних закупівель,тобто своєчасного проходження тестування уповноважених осіб а також наявності особистого кваліфікованого електронного підпису посадової особи для роботи в електронній системі закупівель.

​Примірним положенням про уповноважену особу, затвердженим наказом Мінеко від 08.06.2021 № 40, передбачено, що, у разі відсутності однієї уповноваженої особи (під час перебування на лікарняному, у відрядженні або відпустці) замовник має право визначити іншу уповноважену особу, яка буде виконувати обов'язки такої уповноваженої особи(текст наказу нижче в статті).

Більш детальна інформація висвітлена у статті “ Що робити, якщо Уповноважена особа на лікарняному?”

Як відновити доступ до кабінету, якщо попередня УО звільнилась і не виходить на зв’язок

Ми наголошуємо на те, аби заздалегідь передбачити зобов’язання передачі справ новій УО від попередньої. Та все ж ситуації бувають різні.

Що ми радимо у випадку, якщо ви не маєте логіну чи паролю до особистого кабінету:

• Зареєструватись на іншому майданчику. Обмежень щодо реєстрації одночасно на декількох майданчиках не встановлено, а це значить - Ви можете обирати той, що вам до вподоби або користуватись кількома паралельно.
• Звернутись до адміністратора майданчику на якому зареєстрована Ваша організація та відновити доступ з їх допомогою.
• Звернутись до Prozorro. Якщо у вас є незавершена закупівля - будь які дії із даною закупівлею уповноважена особа може здійснювати лише через той самий особистий кабінет на майданчику, з якого і було оголошена ця закупівля. У випадку якщо ви не знаєте на якому майданчику працювала попередня УО та вам необхідно відновити доступ - ви можете звернутись із листом, чи у телефонному режимі до відділу підтримки користувачів ДП “Прозорро” із зазначенням ідентифікатору тої закупівлі - із якою необхідно продовжити працювати. Ми, як адміністратор, можемо надати інформацію з якого майданчику було опубліковано закупівлю замовником. Після цього УО може звернутись до адміністратора даного майданчику аби відновити доступ до особистого кабінету.

Порада: якщо вже так сталось, що попередня УО не надала інформації щодо доступу до кабінету, слід розпочати роботу з відновлення заздалегідь. Оскільки це може зайняти певний час, а УО в свою чергу, може порушити терміни оприлюднення інформації про закупівлю.

Нагадаємо, що нова УО не нестиме відповідальності за будь-які дії попередньої УО лише по вже завершених процедурах закупівель.

Чи може УО підписувати та завантажувати документи у не робочий час, тобто на вихідних чи коли вона у відпустці

В першу чергу ми, як адміністратор, надаємо доступ до робити в системі є незалежно від робочих чи вихідних днів. Тобто система Prozorro доступна та працює 24/7. Обмежень щодо певного графіку не встановлено. 

В реаліях сьогодення не всі УО мають змогу завантажити той чи інший документ відразу після його підготовки, через блекаути. 

Під час відпустки особа зазвичай звільнена від виконання своїх трудових обов'язків на період відпочинку. Проте є кілька ситуацій, коли робота під час відпустки може бути дозволеною або можливою:

• Згода роботодавця. Важливо, щоб така домовленість між працівником та роботодавцем була зафіксована письмово, аби уникнути непорозумінь.
• Екстрені ситуації. В деяких випадках, наприклад, при виникненні непередбачених обставин або критичних завдань, працівника можуть попросити тимчасово повернутися до виконання своїх обов'язків. У таких випадках роботодавець зобов'язаний компенсувати працівнику час, проведений на роботі під час відпустки.

Тож фактично, підписувати та завантажувати документи у не робочий день не заборонено ані законом, ані системою. Оскільки Ви керуєтесь Законом про публічні закупівлі - головне, не порушувати умови згідно Статті 10 Закону, де йдеться про терміни оприлюднення інформації про закупівлю.

Проте ми радимо, коли УО знаходиться у відпустці, варто передбачити особу, що буде заміщувати цю УО, тобто визначити ще одну УО, аби не довелось потім робити перерахунок відпускних у разі відкликання працівника з відпустки.