Як провести закупівлі на 2019 рік

ДП "Прозорро" 11.12.2018
планування закупівлі річний план відкриті торги переговорна процедура
версія
для друку
Короткі поради про те, як проводити закупівлі на наступний рік




Укладення додаткової угоди на 20 %


У багатьох Замовників наприкінці року виникає потреба в продовженні дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20відсотків суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році.
Замовники зазвичай використовують таку можливість, якщо ще не завершили/не провели понадпорогову процедуру закупівлі на наступний рік, а товар буде необхідний вже на початку року.

Які особливості при цьому потрібно врахувати:

- Не публікувати звіт про виконання договору. Додаткову угоду можна опублікувати в системі тільки в тому випадку, якщо не опублікований звіт про виконання договору. Майте на увазі, що публікація звіту про виконання договору має незворотню дію, тож ні звернення на майданчик ні до ДП «Прозорро» не зможе відмінити публікацію звіту про виконання договору. Тож не публікуйте звіт про виконання договору, якщо плануєте продовжити строк дії договору.

- Додаткову угоду можна укласти лише на діючий договір. Якщо договір діє до 31.12.2018, тоне можна укласти додаткову угоду 01.01.2019, її треба укладати до 31.12.2018.При цьому у визначені Законом терміни (протягом 3 днів з дня внесення змін в договір) опублікувати повідомлення про внесення змін до договору.

- Сума та обсяги, на які укладена додаткова угода, не вносяться в план на 2019 рік.

- Додаткова угода на 20 % укладається, щоб мати час для проведення процедури закупівлі на початку наступного року. Згідно ст. 12 Закону процедурами закупівлі є: відкриті торги,конкурентний діалог, переговорна процедура закупівлі. Тобто, якщо у Вас на наступний рік на якийсь товар є 210 тис грн, то не можна укласти додаткову угоду на 20 % до договору попереднього року, наприклад, на 30 тис грн, щоб наступного року мати в плані 180 тис грн і провести допорогову закупівлю.Додаткова угода укладається саме для того, щоб мати час на проведення тендерної процедури наступного року.

- 20 %відраховується від остаточної суми договору про закупівлю з урахуванням усіх змін. Тобто, якщо у Замовника договір був укладений на 700 тис грн, а в ході виконання у зв’язку зі зменшенням видатків загальна сума була зменшена до 400тис грн, то додаткову угоду він має право укласти не більше ніж на 20 % від 400тис грн.

Додатково В можете прочитати з цього приводу: Лист МЕРТУ.

Порядок публікації додаткових угод

 

В кінці року Замовники часто укладають додаткові угоди, на продовження строку дії, на зменшення суми договору, на збільшення ціни за одиницю тощо.

При цьому потрібно врахувати наступне:

- не забувайте про те, що згідно частини 1 статті 10 Закону Замовник має опублікувати на веб-порталі повідомлення про внесення змін до договору протягом трьох днів з дня внесення змін;

- при публікації додаткової угоди до договору – правильно обирайте підставу для укладення додаткової угоди. Адже для редагування Замовникові додатково виводяться поля залежно від обраної підстави для внесення змін до договору.

- публікуйте додаткові угоди в тій послідовності в якій Ви їх укладали. Що мається на увазі.Якщо Ви уклали 10.12.2018 року додаткову угоду № 1, а потім 12.12.2018 року додаткову угоду № 2, то в системі має бути опублікована спочатку додаткова угода № 1, а потім додаткова угода № 2. У Замовників часто виникають потім проблеми з цього приводу, адже після публікації угоди з пізнішої датою система вже не прийме додаткову угоду з датою, що була раніше.

Коли публікувати звіт про виконання договору

 

Згідно ст. 10 Закону звіт про виконання договору Замовник має опублікувати протягом 3 днів з дня настання однієї з підстав, а саме:

  • закінчення строку дії договору;
  • виконання договору;
  • розірвання договору.

В законодавстві немає чіткої вимоги публікувати звіт на тій підставі, що настала раніше за інші. Замовник самостійно обирає, за настання якої саме з підстав публікувати звіт про виконання договору. Якщо з публікацією звіту про виконання договору в разі розірвання договору все зрозуміло, то по інших можуть бути питання.

Це може бути зроблено, наприклад, після завершення строку дії договору, як правило, у бюджетників визначається 31 грудня поточного року.І тут треба врахувати, що іноді на перші числа січня припадають вихідні дні,що, тим не менше, не знімає з Замовника зобов’язання публікувати звіт про виконання договору.

Друга підстава для публікації звіту про виконання договору -виконання договору. Договір вважається виконаним і звіт про його виконання потрібно оприлюднювати після того як сторони повністю виконали свої права та обов’язки. Тобто, був поставлений весь товар/роботи/послуги та за них була здійснена оплата. І тоді не має значення чи закінчився строк дії договору,важливо чи він виконаний у повному обсязі сторонам.

І ще раз наголосимо, що після публікації звіту про виконання договору, договір вважається завершеним і в нього неможливо внести зміни.

Додатково можна прочитати роз’яснення Мінекономрозвитку з цього приводу за посиланням.

 

Проведення переговорної процедури закупівлі після відміни двох відкритих торгів

 

Згідно з пунктом 4 частини другої статті 35 Закону Замовник може провести переговорна\у процедуру закупівлі як виняток у разі  якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості постачальників, при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики,а також вимоги до постачальника не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.

Отже, якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості постачальників, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі повинно містити посилання на звіти про результати проведення таких процедур закупівель у зв’язку з відсутністю достатньої кількості постачальників, предметом закупівлі в яких були ті самі товари,роботи і послуги, що є предметом закупівлі у разі застосування переговорної процедури закупівлі.

Що необхідно врахувати в даному випадку:

- Закон не містить обмежень щодо зміни очікуваної вартості та кількісних характеристик предмета закупівлі у випадку застосування переговорної процедури закупівлі на підставі пункту 4 частини другої статті 35 Закону. Тобто,очікувана вартість та кількість товару у Вас може бути різною. Адже, наприклад,відкриті торги Ви проводили в січні, а переговорну процедуру в березні,відповідно Ваша потреба в товарі на той час вже могла зменшитись.

- І відкриті торги і переговорна процедура закупівлі мають бути в плані на один і той самий рік. Це особливо актуально наприкінці року. Не можна провести, наприклад, в листопаді чи грудні відкриті торги згідно плану на 2018 рік, потім в січні провести відкриті торги згідно плану на 2019 рік та потім в лютому провести переговорну процедуру згідно плану на 2019 рік. Всі процедури відкритих торгів та переговорна процедура закупівлі мають бути проведенні згідно річного плану на,наприклад, 2019 рік.

- Чітко стежте за тим, щоб підставою для відміни обох відкритих торгів було -відсутність достатньої кількості посатчальників.

Додатково виділені чи перерозподілені кошти. Як здійснити закупівлю

 

Більшість Замовників стикаються із питанням, як закуповувати за рахунок коштів, що були додатково виділені наприкінці року чи тих, що були зекономлені під час проведення закупівель тощо.

Тут є дві можливих ситуації.

Перша - коли це понадпорогова сума. В  такому випадку вихід у Замовника тільки один- проводити понадпорогову  (відкриті торги, конкурентний діалог, переговорна процедура) закупівлю через  Prozorro.

Друга - ця сума допорогова. Тоді це  вважається новим предметом закупівлі.Замовник може провести допорогову  процедуру в Prozorro або укласти прямий договір та опублікувати звіт про  укладений договір.

Це правило  діє в таких випадках:
Виникнення  додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку  Замовник не міг передбачити.При цьому  додаткову потребу в закупівлі необхідно  буде обов'язково обґрунтувати.

Приклад 1. Замовник планував у 2018 році  купити 1000 метрів труб на суму 500 000 грн,щоб замінити їх у себе в будівлі.  Провів відкриті торги на початку року, замінив труби, а в кінці року у нього  сталася непередбачувана ситуація - прорив труб. Тепер йому треба, наприклад, ще  200метрів труб на 100 000 грн. От в такому випадку це є додаткова потреба, яку  неможливо було передбачити на початку року.

Приклад 2. У Замовника було 5 машин, на які  йому потрібно було бензину на 150 тис грн.Він закупив цей бензин через  допорогову закупівлю. Але у вересні їм у вигляді благодійної допомоги передали  ще 5 машин, відповідно на них тепер теж потрібно закупити бензину на 50 тис  грн.Тож Замовник має право купити цей бензин не через процедуру відкритих  торгів (бо загальна сума є 200 тис грн), а через допорогову процедуру  закупівлі, бо це закупівля, яку Замовник не міг передбачити на початку року.

Виділення додаткових коштів.

Ще раз  звертаємо увагу, що сума цих коштів на закупівлю має бути допороговою. Навіть  якщо це додатково виділені кошти наприкінці року, але сума цих коштів на закупівлю товару є 300 тис грн, то необхідно проводити понадпорогову закупівлю.

  • Перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур  закупівель.
  • Коштів,  зекономлених у paзі зміни ціни договору в бік зменшення згідно  ч. 4 ст. 36 Закону.
  • Розірвання  договору про закупівлю та необхідності здійснення нової  закупівлі тощо.

Як це  відображати в плані закупівель

Закупівля  має здійснюватися на підставі річного плану закупівель/додатку до річного  плану. Якщо Замовник проводить закупівлю вразі додаткової потреби в товарах,  виділення додаткових коштів тощо, то суми цих коштів мають бути внесені в  річний план/додаток до річного плану.

На кожен  новий предмет закупівлі потрібно заповнити нову форму плану. Тобто, якщо у  Замовника вже було в план внесено бензин на150 тис грн, і виникла потреба в  додатковій закупівлі ще на 50 тис грн, Замовник не повинен змінювати старий  рядок плану і замість 150 тис грн вписувати200 тис грн. Необхідно створити ще  одну форму плану на 50 тис грн, в коментарях вписавши, що це додаткова  закупівля, виділення додаткових коштів, перерозподіл зекономлених коштів тощо.  Тобто в річному плані буде 2 рядки плану по бензину: один на 150 тис грн, а інший на50 тис грн.

Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

Як планувати закупівлі на наступний рік та коли можна починати проводити закупівлі


Іноді у  Замовників виникають складнощі із закупівлею на наступний рік товарів, які  потребують безперебійної поставки протягом року. Наприклад, харчування в школах чи садочках, бензин для виробничого підприємства тощо. Якщо починати проводити процедуру навіть 3 січня, то договір буде укладено не раніше 30 січня.

Як вирішити  дане питання:

Перший  варіант -продовження  тендерного договору попереднього року на 20 %. Проте не завжди є така  можливість.

Другий  варіант -почати  проводити закупівлю наприкінці попереднього року. Тобто Замовник може в листопаді-грудні  затвердити річний план (не весь, а тільки для тих предметів закупівлі, на які  йому необхідно закупити негайно) та розпочати процедури.

Звертаємо  увагу нате, що Закон не містить обмежень щодо організації процедур закупівель  до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження  кошторису,плану використання бюджетних коштів, фінансового плану. Таким чином  Замовник для забезпечення невідкладних потребу товарах, роботах i послугах у  наступному році може наприкінці поточного року (або на початку наступного року)  розпочати процедуру закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю.

В проекті договору про закупівлю та у договорі про закупівлю має бути передбачено порядок виникнення договірних зобов'язань залежно від реального фінансування.


Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

 

Закупівлі згідно тимчасового кошторису

 

У разі, коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін, в обов'язковому порядку складається тимчасовий розпис бюджету на відповідний період. Бюджетні установи на цей період складають тимчасові індивідуальні кошториси, за якими можуть проводити закупівлі.

Обсяги закупівель, що куплені Замовником за тимчасовим кошторисом, не враховуються під час обрання та проведення закупівель після затвердження та доведення кошторису на рік.

Додатково Ви можете прочитати про це в  листі МЕРТУ.

 

Коментарі

До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.

Можливо, вас також зацікавить:
Переговорна процедура закупівлі
Замовнику 14.02.2017
Все, що потрібно знати про переговорну процедуру
Як проводити закупівлі наприкінці року
Замовнику 20.12.2017
Особливості проведення закупівель наприкінці року.
Більше статейПОКАЗАТИ БІЛЬШЕ СТАТЕЙ
Підпишіться на розсилку від Прозорро
Ми прагнемо доставляти лише ті повідомлення, які ви хочете отримувати. Якщо вас цікавлять новини та повідомлення про щось нове на інфобоксі, залиште вашу адресу електроної пошти тут.
Не змогли знайти потрібну інформацію?
Ми допоможемо!
Дякуємо, ми зв'яжемося з вами
найближчим часом