Додаткова угода на 20 %

У багатьох Замовників наприкінці року виникає потреба в продовженні дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році.
Замовники зазвичай використовують таку можливість, якщо ще не завершили/не провели процедуру закупівлі/спрощену закупівлю на наступний рік, а товар буде необхідний вже на початку року.

Які особливості при цьому потрібно врахувати:

Не публікувати звіт про виконання договору. Додаткову угоду можна опублікувати в системі тільки в тому випадку, якщо не опублікований звіт про виконання договору. Майте на увазі, що публікація звіту про виконання договору має незворотню дію, тож ні звернення на майданчик ні до ДП «Прозорро» не зможе відмінити публікацію звіту про виконання договору. Тож не публікуйте звіт про виконання договору, якщо плануєте продовжити строк дії договору.

Додаткову угоду можна укласти лише на діючий договір. Якщо договір діє до 31.12.2019, то не можна укласти додаткову угоду 01.01.2020, її треба укладати до 31.12.2019. При цьому у визначені Законом терміни (протягом 3 днів з дня внесення змін в договір) опублікувати повідомлення про внесення змін до договору.

Сума та обсяги, на які укладена додаткова угода, не вносяться в план на 2019 рік.

20 % відраховується від суми договору після укладання всіх додаткових угод. Тобто, якщо у Замовника договір був укладений на 700 тис грн, а в ході виконання у зв’язку зі зменшенням видатків загальна сума була зменшена до 400 тис грн, то додаткову угоду він має право укласти не більше ніж на 20 % від 400 тис грн.

Публікація додаткової угоди

В кінці року Замовники часто укладають додаткові угоди, на продовження строку дії, на зменшення суми договору, на збільшення ціни за одиницю тощо.

При цьому потрібно врахувати наступне:

- не забувайте про те, що згідно частини 1 статті 10 Закону Замовник має опублікувати на веб-порталі повідомлення про внесення змін до договору протягом трьох робочих днів з дня внесення змін;

- при публікації додаткової угоди до договору – правильно обирайте підставу для укладення додаткової угоди. Адже для редагування Замовникові додатково виводяться поля залежно від обраної підстави для внесення змін до договору;

- публікуйте додаткові угоди в тій послідовності в якій Ви їх укладали. Що мається на увазі. Якщо Ви уклали 10.12.2019 року додаткову угоду № 1, а потім 12.12.2019 року додаткову угоду № 2, то в системі має бути опублікована спочатку додаткова угода № 1, а потім додаткова угода № 2. У Замовників часто виникають потім проблеми з цього приводу, адже після публікації угоди з пізнішої датою система вже не прийме додаткову угоду з датою, що була раніше;

- повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору потрібно публікувати лише у випадках, передбачених  частиною п’ятою статті 41 Закону.

Коли публікувати звіт про виконання договору

Згідно ст. 10 Закону звіт про виконання договору Замовник має опублікувати протягом 20 робочих днів з дня настання однієї з підстав, а саме:

• закінчення строку дії договору;

• виконання договору;

• розірвання договору.

В законодавстві немає чіткої вимоги публікувати звіт на тій підставі, що настала раніше за інші. Замовник самостійно обирає, за настання якої саме з підстав публікувати звіт про виконання договору. Якщо з публікацією звіту про виконання договору в разі розірвання договору все зрозуміло, то по інших можуть бути питання.

Це може бути зроблено, наприклад, після завершення строку дії договору, як правило, у бюджетників визначається 31 грудня поточного року. 

Друга підстава для публікації звіту про виконання договору -виконання договору. Договір вважається виконаним і звіт про його виконання потрібно оприлюднювати після того як сторони повністю виконали свої права та обов’язки. Тобто, був поставлений весь товар/роботи/послуги та за них була здійснена оплата. І тоді не має значення чи закінчився строк дії договору, важливо чи він виконаний у повному обсязі сторонам.

Також майте на увазі, що не можна опублікувати звіт про виконання договору, якщо по ньому не було зроблено оплат, адже такий договір не є виконаним. Тоді необхідно розірвати такий договір і лише після цього опублікувати звіт про виконання договору.

І ще раз наголосимо, що після публікації звіту про виконання договору, договір вважається завершеним і в нього неможливо внести зміни.

Додатково можна прочитати роз’яснення Мінекономрозвитку з цього приводу за посиланням.

Проведення переговорної процедури закупівлі після відміни двох відкритих торгів

Згідно з пунктом 1 частини 2 статті 40 Закону Замовник може провести переговорну процедуру закупівлі як виняток у разі  якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості постачальників, при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до постачальника не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.

Отже, якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості постачальників, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі повинно містити посилання на звіти про результати проведення таких процедур закупівель у зв’язку з відсутністю достатньої кількості постачальників, предметом закупівлі в яких були ті самі товари, роботи і послуги, що є предметом закупівлі у разі застосування переговорної процедури закупівлі.

Що необхідно врахувати в даному випадку:

• Закон не містить обмежень щодо зміни очікуваної вартості та кількісних характеристик предмета закупівлі у випадку застосування переговорної процедури закупівлі на підставі пункту 1 частини 2 статті 40 Закону . Тобто,очікувана вартість та кількість товару у вас може бути різною. Адже, наприклад, відкриті торги Ви проводили в січні, а переговорну процедуру в березні, відповідно ваша потреба в товарі на той час вже могла зменшитись.
  
  
• І відкриті торги і переговорна процедура закупівлі мають бути в плані на один і той самий рік. Це особливо актуально наприкінці року. Не можна провести, наприклад, в листопаді чи грудні відкриті торги згідно плану на 2019 рік, потім в січні провести відкриті торги згідно плану на 2020 рік та потім в лютому провести переговорну процедуру згідно плану на 2020 рік. Всі процедури відкритих торгів та переговорна процедура закупівлі мають бути проведенні згідно річного плану на, наприклад, 2020 рік.
  
  
• Чітко стежте за тим, щоб підставою для відміни обох відкритих торгів було - відсутність достатньої кількості постачальників.

Інші особливості проведення закупівель наприкінці року висвітлені в статті  Планування та проведення закупівель наприкінці року