04.08.2019 Надія Бігун

На підприємстві кілька тендерних комітетів: як планувати закупівлі

Поради для великих підприємств щодо планування закупівель

Організувати закупівлі на великому підприємстві — непросте завдання. В Укрпошті з цим завданням впоралися. Тендерні комітети у них взаємодіють так, аби закупівлі відбувалися ефективно. Що для цього можуть зробити інші замовники — у статті.

Організувати закупівлі на великому підприємстві — непросте завдання. Це підтверджує практика ПАТ «Укрпошти», де працює понад 70 тис. працівників, є біля 12 тис. поштових відділень і філії в кожній області. Утім, тендерний підрозділ підприємства має вже багато напрацювань, з якими можна проводити закупівлі ефективніше. Ними і хочемо поділитися.

Закупівлі Укрпошти підпадають під дію Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон), адже підприємство веде діяльність в окремих сферах господарювання, що визначені в Законі.

Тож перше складне завдання, що стоїть перед тендерним підрозділом, — управління планом закупівель.

Як планувати

Наші філії, яких наразі 26 (24 в областях + 2 спеціалізовані філії в Києві), не є самостійними юридичними особами. Всі наші структурні підрозділи діють від імені та в інтересах ПАТ «Укрпошта», а отже — не є самостійними замовниками у розумінні Закону.

Кожна наша філія має власний тендерний комітет. Окремо є центральний тендерний комітет, що відповідає за централізовані закупівлі та публікацію річних планів закупівель.

Центральний тендерний комітет:

публікує зміни до річного плану закупівель;
рахує загальну потребу за кожним предметом закупівлі;
допомагає дирекціям визначати коректну процедуру закупівлі

Врахувати всі потреби

Коли ми формуємо річний план закупівель підприємства (далі — РПЗ), маємо включити до нього потреби всіх філій (дирекцій).

Це перший і ключовий виклик, з яким стикаємося щодня.

Оперативно вносити зміни

Укрпошта проводить активну господарську діяльність, і для такого великого підприємства завжди складно заздалегідь запланувати усі можливі закупівлі. Особливо тоді, коли у якомусь із відділень щодня щось трапляється: десь вибили скло, десь сталася аварія на водопроводі, десь був сильний вітер і пошкодило дах. Таких «пригод» у нас багато.

Тому вносити зміни до плану потрібно якомога частіше і швидше. Як ми це робимо?

Процес планування у нас побудований так, що кожна філія (дирекція) подає інформацію про зміни до РПЗ центральному тендерному комітету, і тільки він публікує зміни до РПЗ.

Завдяки цьому ми:

- контролюємо коректні межі застосування Закону;

- уникаємо ситуацій, коли філії (дирекції) не застосовують процедури, передбачені Законом.

Тобто центральний тендерний комітет на своєму рівні рахує загальну потребу за кожним предметом закупівлі — за четвертим знаком національного класифікатора ДК 021-2015. А також — допомагає дирекціям визначати коректну процедуру закупівлі в кожному окремому випадку.

А з іншого боку, централізація планів закупівель дає змогу контролювати додатково заплановані бюджети та виконання бюджетів у дирекціях.

Управляти інформацією

Звісно, коли заявки на зміни до РПЗ подають 26 різних філій та десяток агрегаторів з централізованих закупівель, виникають проблеми з управлінням інформацією. Нині такі заявки ми отримуємо або в паперовому вигляді, або електронною поштою. І буває, що вони губляться. Ми не можемо побудувати якісний зворотній зв'язок і кожен раз пояснювати регіону помилку, якщо така була в заявці.

Усе це заважає вносити зміни до РПЗ так оперативно, як цього вимагає наш бізнес.

Рішенням має стати новий функціонал. Його нам запропонував електронний майданчик, через який ми працюємо на ProZorro. Наразі ми тестуємо, як через кабінети регіональних тендерних комітетів надходитимуть заявки на зміни до РПЗ. Сподіваємося, що з цим функціоналом зможемо швидше та ефективніше опрацьовувати звернення наших дирекцій.

Важливо
Порядок змін до РПЗ затверджує генеральний директор. Це унеможливлює неузгоджену роботу окремих структурних підрозділів.

Розподілити повноваження

Організаційна структура в головній дирекції передбачає розподіл працівників на ролі.

Тендерник — працівник, який відповідає за проведення тендерної процедури. Його зона відповідальності — дотримати всі вимоги до проведення процедур, передбачених Законом.

Штатний розпис кожної дирекції передбачає від одного до трьох працівників, які відповідають за проведення тендерів. У тендерному відділі центрального апарату працює чотири таких працівники. Зазвичай тендерник в дирекції є секретарем ТК.

Закупівельник — працівник, який відповідає за формування вимог до закупівлі, у т. ч. технічних та кваліфікаційних вимог. Роль закупівельника можуть виконувати:

- категорійні менеджери — у центральному апараті маємо сім категорійних менеджерів;

- ініціатори закупівель — представники відділів/департаментів, що ініціюють закупівлю.

Агрегатор — працівник підрозділу в центральному апараті, який відповідає за формування загальної потреби (розрахунок кількості) для централізованої закупівлі.

Ініціатор — працівник відділу/департаменту, де виникла потреба.

Поділ на ці ролі є умовним, оскільки ініціатор може бути одночасно і закупівельником, і агрегатором.

Наприклад, коли служба ІТ закуповує послуги мобільного зв'язку, департамент ІТ поєднує три різних ролі. Він є:

- агрегатором — рахує, скільки номерів з якими обсягами закупівель потрібно;

- ініціатором — володіє бюджетом і виконуватиме договір;

- закупівельником — формує технічні вимоги на основі аналітики ринку.

Застосувати категорійний менеджмент

Найбільш ефективними закупівлями є ті, де ми маємо категорійних менеджерів. Адже такі закупівлі детально пропрацьовані.

Категорійний менеджер активно спілкується з ринком, тобто потенційними постачальниками. Саме він відповідає за результат таких закупівель, а точніше — їх ефективність.

Наразі категорійний менеджмент ми застосовуємо лише для централізованих закупівель, які проводить центральний тендерний комітет. Проте прагнемо мати високий рівень якості закупівель і в решті тендерних комітетів.

Як великим підприємствам ефективно купувати в регіонах Ви можете в продомженні цієї статті:  На підприємстві кілька тендерних комітетів: як купувати в регіонах

Стаття із  журналу "Держзакупівлі"

тендерний комітет, планування, підготовка тендеру,

Коментарі

До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.