На підприємстві декілька тендерних комітетів: як купувати в регіонах

Організувати закупівлі на великому підприємстві — непросте завдання. В Укрпошті з цим завданням впоралися. Тендерні комітети у них взаємодіють так, аби закупівлі відбувалися ефективно. Що для цього можуть зробити інші замовники — у статті. 

Як ефективно купувати в регіонах

Ми спробували сформулювати, що для нас означає вислів «ефективно купувати». Прийшли до такої формули:

Ефективно купувати — це купувати:
вчасно — тоді, коли нам це потрібно;
необхідної якості — ми не готові переплачувати за екстра якість або економити на поганій якості;
за найкращу ціну на ринку.

 Щоб втілити цю логіку в своїх закупівлях, ми вдосконалили роботу регіональних тендерників і затвердили типову тендерну документацію.

Побудувати систему мотивації

За нашою формулою ефективних закупівель ми побудували систему мотивації регіональних тендерників.

У кожній дирекції є від одного до трьох штатних працівників, які відповідають за проведення тендерів. Ми впроваджуємо систему мотивації, що грунтується на персональних показниках ефективності.

Для працівників, які відповідають за тендерні процедури, головна мета — досягнути ефективності. Для цього вони мають бути мотивовані співпрацювати з ініціаторами та закупівельниками так, щоб закупівля завершилася укладанням договору з першого разу (вчасно), та ще й з максимальною економією (найкраща ціна на ринку). І щоб у підсумку компанія отримала бажану якість поставки.

Такий результат можливий тоді, коли представник тендерного відділу активно співпрацює з закупівельником над створенням вимог в тендерній документації, насамперед в кваліфікації. А також — коли допомагає прибрати закупівельнику всі зайві перешкоди, через які учасники в тендерах можуть робити помилки.

Окремої уваги потребує й робота з ринком. У багатьох конкурентних категоріях ми не отримуємо на торгах двох пропозицій. Тому представник тендерного відділу спонукає ініціаторів та закупівельників активніше працювати з ринком. Він має забезпечити таку конкуренцію на торгах, щоб після аукціону ми отримали найкращу пропозицію на ринку.

Важливо
ТК має забезпечити таку конкуренцію на торгах, щоб після аукціону ми отримали найкращу пропозицію на ринку

3 ключових моменти типової ТД

1. Мінімальні вимоги до учасників

2. Однаковий формат тендерної пропозиції

3. Забезпечення пропозиції та виконання договору

Затвердити типову тендерну документацію

Ще одним інструментом підвищення ефективності є типова тендерна документація. Регіональні ТК можуть відступати від затвердженого змісту типової документації. Та тільки тоді, якщо мають обгрунтовані підстави і вкажуть їх у відповідному протоколі.

Окреслю три ключових моменти типової ТД.

1. Мінімальні вимоги до учасників

У нас наразі єдиний типовий кваліфікаційний критерій — досвід виконання аналогічних договорів. Ми проаналізували закупівлі в попередніх періодах і побачили, що матеріально-технічна база і досвід працівників — формальні критерії, які часто не допомагають замовникам визначити якісного постачальника.

Немає жодного сенсу запитувати матеріально-технічну базу у вигляді стільців, столів і комп'ютерів. Її може підтвердити будь-хто. А визначити, які конкретні машини або пристрої мають бути у постачальника, і при цьому не обмежити ринок — майже неможливо.

Підтвердження досвіду працівників дипломами та/або трудовими книжками також ні про що не свідчить. По-перше, те, що є диплом чи стаж, ще не означає, що працівник гарно вміє щось робити. По-друге, немає гарантії, що працівник, кваліфікацію якого надали в тендері, виконуватиме саме наш договір. У нас вже неодноразово були ситуації, коли учасник надавав на торги документи, які він «позичив» в іншого учасника з іншого тендеру. Тому такі копії дипломів/сертифікатів нічого не можуть нам гарантувати.

Аби учасник підтвердив досвід виконання аналогічних договорів, ми просимо у нього:

- довідку довільної форми;

- лист-відгук від покупця за аналогічним договором.

Копії договору не вимагаємо. Вона не свідчить про якісне виконання договору, але створює підстави для формальних відхилень. Адже учасник може забути завантажити додатки, пропустити якийсь листочок.

2. Однаковий формат тендерної пропозиції

Кожна наша тендерна документація містить додаток 4 з переліком усіх необхідних документів, які має надати учасник. Такий собі check-list.

Наші учасники не шукають у всьому тексті документації, який ще папірець вони мусять надати. Готувати тендерні пропозиції простіше, і це збільшує кількість учасників.

Такий додаток до тендерної документації спрощує й роботу тендерного комітету, коли той перевіряє надані документи.

3. Забезпечення пропозиції та виконання договору

У закупівлях з очікуваною вартістю понад 500 тис. грн рекомендуємо запитувати забезпечення пропозиції та забезпечення виконання договору. Вони, як і післяоплата, є найкращим інструментом, щоб убезпечити компанію від ненадійних постачальників. Жодні вимоги до кваліфікації не матимуть аналогічного впливу на серйозність намірів постачальника.

Проте самої вимоги надати забезпечення у тендерній документації недостатньо. Вкрай важливо стягувати такі гарантії, якщо настали відповідні підстави.

Ще два роки тому ми не мали досвіду, як стягувати забезпечення. Наша бухгалтерія не мала практики підтвердження достовірності підписів першої особи на вимогах, передбаченого постановою НБУ від 15.12.2004 № 639. Проте нині лише за перше півріччя  2018 року суми стягнень за забезпеченням пропозицій та забезпеченням виконання договорів становлять понад 1 млн грн. І це значно вплинуло на дисципліну наших постачальників.

Загалом за 1,5 роки роботи з типовою тендерною документацією наші дирекції досягнули стабільно високого рівня прозорості та відкритості. На цьому ми не зупиняємося і прагнемо тепер максимальної ефективності. Знаємо, що для цього потрібно проактивніше працювати з постачальниками і забезпечити стабільно високу конкуренцію на торгах. Над цим зараз і працюємо.

Стаття із  журналу "Держзакупівлі"