24.04.2025 Ірина Литвинчук, Антоніна Гушленко

Як, залежно від суми закупівлі, оголосити запит пропозицій постачальників - Частина 2

Як правильно оголосити запит ціни пропозиції

Продовжуючи попередню статтю розповідаємо наступне:

Пропозиції учасників повинні відповідати зазначеним характеристикам

Усі характеристики, зазначені в оголошенні, автоматично набувають статусу обов’язкових критеріїв відповідності. Це означає, що учасник може подати свою пропозицію лише у тому разі, якщо товар містить характеристики, які обрав замовник при оголошенні ЗПП. В електронному каталозі діє принцип повного збігу: система дозволяє запропонувати товар тільки за умови, що всі його характеристики точно відповідають установленим значенням — без будь‑яких відхилень у більший чи менший бік.

Зверніть увагу. Формуючи специфікацію, будьте уважні: надто вузькі чи нестандартні вимоги різко звузять коло потенційних постачальників, а надто загальні — відкриють шлях товарам, що не виправдають очікувань. Оптимальний підхід — чітко окреслити потрібний вам товар, водночас не створюючи штучних бар’єрів для добросовісної конкуренції. У результаті ви отримаєте пропозиції, які є повністю взаємозамінними за параметрами і точно відповідають вашим вимогам.

Для зручності можна скористатися вибором специфікації товару (під “специфікацій товару” мається на увазі профіль в каталозі, оскільки слова “профіль товару” замінено словами “специфікацій товару”, згідно з Постановою КМ № 677 від 04.07.2023)  — готовим шаблоном із прописаними характеристиками. Скажімо, при закупівлі офісного паперу замовник може обрати одну із доступних специфікацій, в якому вже зазначено ключові параметри: формат, щільність, білизна тощо. Усі ці характеристики автоматично додаються до запиту, що забезпечує повноту специфікації та не звужує конкуренцію серед учасників. Це рішення значно спрощує оголошення закупівлі та підвищує її точність.

Приклад: закупівля через ЗПП з чітко визначеними характеристиками

Щоб краще зрозуміти, як саме має виглядати якісний та коректний запит, розглянемо реальний приклад. Житомирський дошкільний навчальний заклад № 27 оголосив запит на закупівлю товару «Риба заморожена морська» (ідентифікатор закупівлі: UA-2025-04-02-013701-a).

У межах цього запиту замовник чітко вказав обов’язкові характеристики товару. Зокрема, були зазначені такі параметри:

Вид: хек;
Частина: тушка без голови;
Розмірний ряд: 200–400 г;
Відповідність стандарту: ДСТУ 4378.

Таким чином, запит був сформований чітко й однозначно: замовнику потрібна тушка хека — морожена морська риба певного розміру, що відповідає стандарту ДСТУ 4378. Завдяки такій конкретизації всі учасники подали пропозиції, які повністю відповідали вимогам та містили ідентичний набір параметрів.

Це і є ключова вимога запиту пропозицій постачальників : до розгляду та оцінки допускаються лише ті пропозиції, які відповідають зазначеним характеристикам. Завдяки принципу повного збігу замовник отримує кілька цінових пропозицій на однаковий за якісними параметрами товар і може обрати найвигіднішу ціну без сумнівів у відповідності продукції. Такий підхід спрощує рішення, знижує ризики і гарантує постачання саме потрібного товару.

Обов’язковість відповідності товару під час укладання договору

Одна з ключових вимог у межах запиту ціни пропозиції — неможливість заміни товару після подання пропозиції. Учасник зобов’язаний укласти договір саме на той товар, який він зазначив у своїй пропозиції. Зміна характеристик після визначення переможця не допускається.

Наприклад, якщо учасник подав пропозицію на ноутбук із операційною системою Windows, він не може запропонувати підписати договір на ноутбук з ОС Linux. Або, продовжуючи приклад із попереднього розділу: якщо у пропозиції зазначено тушку хека, то замість неї не може бути запропонований короп — навіть якщо він також є замороженою рибою. Будь-яка така заміна порушує умови ЗПП і є підставою для відхилення учасника.

Якщо переможець відмовляється укласти договір на умовах поданої пропозиції, він має надати письмову відмову. Після цього замовник зобов’язаний відхилити такого учасника на підставі пункту 64 Порядку № 822:

"Письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників"

Після такого відхилення замовник може укласти договір з учасником, чия пропозиція є наступною найвигіднішою і повністю відповідає вимогам закупівлі.

Висновок

Оголошуючи запит ціни пропозиції через Prozorro Market, замовник має правильно та повно сформувати технічну специфікацію товару. Від цього залежить не лише відповідність отриманих пропозицій, а й законність та ефективність всієї закупівлі.

Якщо вартість закупівлі не перевищує 500 тис. грн, замовник може:
- обрати готову специфікацію із каталогу;
- самостійно сформувати запит, обравши характеристики з переліку ЦЗО.

Якщо ж сума перевищує 500 тис. грн, потрібно використовувати лише фіксовану специфікацію із наперед визначеним набором характеристик.

Запит повинен містити лише характеристики товару — без зайвих вимог чи коментарів. Усі ключові параметри повинні бути чітко і недвозначно вказані. Це забезпечить:
– однаковість пропозицій за якісними показниками,

– визначення переможця за найвигіднішою ціною,

– укладання договору на точно той товар, який шукав замовник,

– дотримання чинного законодавства, зокрема Постанов № 1178 та № 822.

Правильно сформований запит – це не лише зручність, а й гарантія отримання потрібного товару в потрібний час і на найкращих умовах.