Спілкуватись не заборонено: 5 переваг дотендерної комунікації

У Замовника часто виникають проблеми під час проведення. Наприклад, не прийшла достатня кількість Постачальників, Постачальники оскаржують умови тендерної документації і відповідно затягується час проведення тендеру тощо. Насправді, ці питання можна легко вирішити до того, як вони настануть. Комунікуйте з ринком. В наш час це не просто потреба, це - необхідність.

Проводити зустріч з Постачальниками законно?

До набрання чинності нової редакції Закону України "Про публічні закупівлі" (далі - Закон) у більшості Замовників були певні стереотипи з цього приводу, наприклад, що зустріч з Постачальниками до тендеру контролюючі органи можуть вважати змовою, та що такі зустрічі спровокують перевірки тендерів Замовника. 

Наразі відповідно до частини 4 статті 4 Закону для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення принципів здійснення публічних закупівель та недискримінації учасників. Консультації з ринком можуть проводитися через електронну систему закупівель шляхом надсилання запитань замовником та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Проведення попередніх ринкових консультацій замовником не вважається участю суб’єктів господарювання у підготовці вимог до тендерної документації.

У свою чергу, Лист МЕРТ №3304-06/48844 від 28.12.2017 "Щодо передумов здійснення закупівель" містить таку інформацію: “Замовники можуть попередньо здійснювати маркетингові дослідження, вивчення ситуації на ринку, моніторинг комерційних пропозицій потенційних постачальників, як з відкритих джерел, так і безпосередньо консультуючись з ринком”. Звертаємо увагу, що листи Міністерств не встановлюють норм права, носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

До того ж, як показує практика, наприклад,   Укрпошти, Укргазвидобування, Енергоатома, Нафтогазу Україна, які давно проводять комунікацію з ринком, це надає купу переваг. 

Тож, які є переваги дотендерної комунікації.

Преваги дотендерної комунікації

Насправді переваг дотендерного спілкування з ринком значко більше, проте ми назвемо Вам основних 5.

Ви краще зрозумієте предмет закупівлі

Ви, як член тендерного комітету/уповноважена особа можете не розумітись на товарі, який хочете закупити. Ви й не зобов’язані розумітись, адже протягом року Ви можете закуповувати десятки чи сотні різних товарів. Розібратись в технічній складовій кожного з них просто неможливо.
А хто найкраще розуміється на всіх технічних характеристиках товару? Звісно, той, хто його постачає. Тож спілкування з Постачальником вже не просто перевага, це - необхідність. Саме Постачальники можуть підказати, чи підійде Вам той чи інший товар під вже існуюче обладнання тощо.

Ви швидше сформуєте технічне завдання, кваліфікаційні та інші критерії

Під час виписування технічних та кваліфікаційних критеріїв є багато ризиків, наприклад, можна виписати такі технічні характеристики, під які не підійде жоден товар. Або ж можна виписати технічні характеристики під товар, який є тільки один на ринку.  І це може призвести до подальшого оскарження тендеру. 
А якщо, Ви, наприклад, закуповуєте поточний ремонт будівлі чи ремонт покрівлі, то Постачальники допоможуть Вам зрозуміти, чи потрібно в ТД вимагати, наприклад, ліцензії на проведення висотних робіт тощо.

Вам простіше буде визначити очікувану вартість

Якщо ви з товаром не дуже знайомі, то є великий ризик неправильно визначити його очікувану вартість. Адже ціни на ринку дуже варіюються, один якийсь параметр товару може суттєво вплинути на його вартість. Тож Ви можете подивитись ціни на, на Вашу думку, аналогічні товару тому, що Ви хотіли б закупити, але вони можуть виявитись значно дешевшими чи дорожчими, ніж той товар, для якого Ви виписали технічні характеристики.
Тож зустріч з Постачальниками допоможе зрозуміти, чи правильно Ви визначили очікувану вартість. І Ви зможете внести зміни в річний план ще тоді, коли для цього є можливість. Адже неправильно визначена очікувана вартість може призвести до того, що до Вас не прийде жоден постачальник або ж навпаки, Постачальники запропонують занадто високу ціну за свій товар.

Ви забезпечите участь постачальників у тендері

Звісно, якщо Ви проведете зустріч з Постачальниками, то збільшиться вірогідність того, що вони потім прийдуть на Ваш тендер. Адже вони вже будуть знайомі з основними параметрами тендеру, розуміти Вашу потребу і фінансову спроможність. Та й просто у Постачальників буде більше довіри до Вас, як до Замовника.

Зменшиться час на підготовку тендерної документації

Ну і якщо з усією інформацією, що наведена вище, Вам допоможуть Постачальники, то відповідно, Вам доведеться витратити менше часу на підготовку тендеру. Адже не потрібно буде більше "лазити" в Інтернеті в пошуках товару, очікуваної вартості, технічних характеристик тощо.

Як проводити спілкування з ринком

Для цього необхідно зробити декілька кроків:

• Вам необхідно все-таки знайти собі потенційних Постачальників товару. Де їх шукати? Ви можете, наприклад, в bi.prozorro.org переглянути, хто продає в Вашому регіоні товари по обраному Вами коду за ДК 021:2015. Ви можете також скористатись  https://cpvtool.kse.ua/, де після введення назви товару, який Ви хочете купити, Вам будуть показані постачальники даного товару, або ж Ви можете шукати потенційних Постачальників в Інтернеті.
  
  
• Вам необхідно оголосити про проведення зустрічі та запросити на неї Постачальників. Проводьте зустріч відкрито, опублікуйте оголошення про проведення зустрічі на сайті підприємства, сторінці у фейсбуку тощо. Розішліть на електронну пошту запрошення всім постачальникам. 
  
  
• Запросіть на зустріч всіх зацікавлених осіб Вашого підприємства, наприклад, ініціатора закупівлі, людину/людей, що буде займатись оформленням технічного завдання тощо. 
  
  
• Підготуйтесь до зустрічі. Накидайте приблизний перелік питань Постачальникам, підготуйте драфт технічного завдання чи просто випишіть собі різні моделі товарів, щодо яких Ви хочете почути поради Постачальників.
  
  
• Доходьте спільної згоди з більшістю Постачальників, не прислухайтесь тільки до одного конкретного, тоді поради будуть максимально корисними та неупередженими.
  
  
• Оприлюдніть результати зустрічі на сайті, щоб інші постачальники, які не потрапили на зустріч, теж мали шанс ознайомитися з інформацією.

Ну що, тепер, я думаю, Ви не маєте сумнівів необхідності проведення дотендерної комунікації. Також Ви маєте коротку інструкцію з приводу організації зустрічі. Тож тепер можете розпочинати підготовку до своїх перших зустрічей з Постачальниками.