Річний план закупівель. Практичні поради щодо планування закупівель

Замовники отримують бюджет вже на початку року. Звідси — й особливості планування закупівель, і «стресові» закупівлі в перші місяці року. Тож ще на етапі планування слід діяти так, аби убезпечити себе від усіх негараздів. Розповімо, чому і як

Планування закупівель завчасно - переваги

Плануйте закупівлі вчасно, аби:

• провести процедури заздалегідь і за потреби мати час на повторні торги
• встигнути провести зустрічі з постачальниками і уникнути помилок у документації

Кожна установа чи підприємство щороку формує бюджет на наступний рік. Звичайно, добре було б застосувати багаторічне фінансове планування. Але цей прогресивний інструмент для українських реалій поки не завжди є актуальним — економічні ризики у нас занадто непрогнозовані.

Особливості формування бюджету впливають на планування закупівель. Що ж має врахувати замовник, аби цей процес відбувся безболісно?

Алгоритм створення річного плану

Дозвольте спочатку помріяти, як планування закупівель мало б відбуватися в ідеальному світі.

Замовники складають бюджет щороку, а витратну частину в ньому формують за рахунок плану закупівель. Тобто витратну частину бюджету — фінансового та інвестиційного плану — формують одночасно з планом закупівель і вираховують як добуток необхідної кількості предмета закупівлі на розраховану очікувану вартість за одиницю.

Відповідальні особи ще під час формування бюджетуна наступний рік мають знати, скільки і чого їм потрібно для ефективної роботи організації протягом року та яка орієнтовна вартість цих предметів закупівлі.

Як формують поточні витрати і капітальні інвестиції — покажемо у Таблиці.

Отже, річний план закупівель автоматично створюють під час формування бюджету. А одразу з погодженням бюджету виникає можливість затвердити конкретний план закупівель, що містить потрібні дані, у т. ч. орієнтовний початок проведення процедури закупівлі.

Такий підхід має багато переваг, адже дає змогу:

• правильно визначити межу застосування Закону України «Про публічні закупівлі»  і уникнути ризиків з перевищенням «порогів» протягом року;
• провести закупівлі заздалегідь і навіть закласти певний строк на повторні відкриті торги та подальшу переговорну процедуру;
• підготуватися до процедури. А саме: провести важливі зустрічі з ринком, «вичистити» технічне завдання від навмисних і ненавмисних помилок, які часто роблять ініціатори закупівель.

Це — ідеальний варіант планування. Проте в реальному житті так виходить дуже рідко.

Фінансове планування

Зазвичай фінансовий та інвестиційний план формують без залучення закупівельної функції. А фінансове планування доволі часто зводять до того, що беруть план попереднього періоду та додають певний відсоток за всіма статтями.

Фінансові плани замовників незалежно від форми їх фінансування погоджують з профільними міністерствами. Там заплановані кошти зменшують. Проте не зазначають, на які саме предмети закупівлі зменшені витрати. Тобто фінансування зменшують без урахування реальних потреб. Що маємо в результаті?

Затверджений бюджет містить якісь кошти, що недуже пов'язані з реальними чи прогнозованими потребами, а підрозділи, що керуватимуться цим бюджетом у своїй роботі, у його формуванні участі не брали. Тож тільки після того, як організація отримала бюджет на наступний рік, вонаможе спланувати закупівлі. А точніше — в межах затверджених сум поділити витрати між різними предметами закупівель та розрахувати їх можливу кількість.

Тобто у плануванні маємо підхід зверху до низу(top-down) — від загального бюджету до реальних потреб. Такий підхід має свої небезпеки, і від них треба вчасно застрахуватися.

Фінансування з державного бюджету

Оскільки бюджети часто затверджують аж на початку календарного року, у перші місяці часу на проведення відкритих торгів може не вистачити.

Ця проблема особливо актуальна для установ, що фінансуються за бюджетний кошт. Такі установи, на відміну від підприємств, щомають власні кошти, не можуть провести закупівлю заздалегідь.

Адже у розпорядників бюджетних коштів є лише 7 робочих днів для реєстрації взятих бюджетних зобов'язань (розд. 2.2 Порядку реєстраціїта обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309). Тобто, якщо розпорядник уклав договір за результатами процедури закупівель, а в Казначействі немає затвердженого плану використання бюджетних коштів, то такий договір на облік Казначейство не візьме.

Розпорядники власних коштів вільніші в своїх діях. Адже їм закон не забороняє проводити процедури закупівель та укладати договори про закупівлю до затвердження фінансового плану ( лист Мінекономрозвитку від 14.09.2016 №3302-06/29640-06).

Незбалансованість витрат

На етапі планування немає пріоритезації. Відсутність детального плану закупівель на момент ухвалення бюджету створює ситуацію, коли план закупівель формують не лише на початку, а й протягом року разом з виникненням потреб. З одного боку, через це закупівельний процес виглядає як постійне «гасіння пожеж». З іншого — створює підгрунтя, коли в межах однієї бюджетної статті заплановані витрати за різними предметами закупівлі. Проте купують не ті, що більш потрібні організації, а ті, за які відповідають спритніші ініціатори. Скажімо, які першими подали документи на тендер.

Отже, замовники мають знайти механізми, аби нівелювати усі небезпеки реального планування. 

Стаття із  журналу "Держзакупівлі"