Інтерактивний калькулятор вартості життєвого циклу: досвід закупівлі принтерів АТ «Укрпошта»

АТ «Укрпошта» зробило важливий крок вперед у сфері публічних закупівель, впровадивши новий підхід до оцінки вартості життєвого циклу товарів. В рамках двох тендерів на закупівлю принтерів були застосовані не тільки метод оцінки вартості життєвого циклу як такий, а й інтерактивна е-платформа — Калькулятор оцінки вартості життєвого циклу.

Калькулятор оцінки вартості життєвого циклу був розроблений ВГО «Жива планета» в рамках проєкту  " Просування енергоефективності та імплементації Директиви ЄС з енергоефективності в Україні", що виконується Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ) та співфінансуванням Державного секретаріату Швейцарії з економічних питань (SECO). 

Нововведення не лише вдосконалило процес закупівель, але й продемонструвало значний потенціал для розширення застосування методу оцінки вартості життєвого циклу.

Як допомагає

Інтерактивний калькулятор оцінки вартості життєвого циклу є інноваційним інструментом, який дозволяє детально оцінити витрати на весь цикл життя товару — від покупки до утилізації. Це допомагає не лише порівнювати ціни, а й враховувати довгострокові витрати, такі як обслуговування, енергоспоживання та інші експлуатаційні витрати.

Виявлення технічних помилок

У двох закупівлях принтерів АТ «Укрпошта» вперше використало калькулятор на кількох етапах закупівлі. На самому початку калькулятор знайшов своє застосування як інструмент навчання та сприйняття моделі застосування методу оцінки вартості життєвого циклу на практиці. Крім цього, його використали як чудовий інструмент аналізу ринку, що в будь-якому разі підвищує ефективність процесу закупівлі та застосування життєвого циклу, враховуючи його складність. Головною ж роллю калькулятора стало те, що фактично на його базисі створений цілий розділ документації конкурсних торгів, а саме модель та математичний апарат розрахунку вартості пропозицій учасників, відповідна форма та загальна філософія цієї закупівлі. Також це дає можливість учасникам перевірити свої розрахунки звернувшись до інструменту зі свого боку. Перший тендер довелося скасувати через технічні помилки, які виявилися завдяки детальному аналізу даних. 

Успішна закупівля

Тимчасова невдача не злякала замовника. У другому тендері ( https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2024-07-12-010043-a), де калькулятор також використовували, процес пройшов без значних проблем. Завдяки зрозумілій моделі розрахунку учасники змогли точно розрахувати вартість своїх пропозицій, що не тільки спростило їх подання, але й дозволило уникнути можливих помилок. Це значно полегшило процес оцінки для замовника і забезпечило зручний спосіб для відстежування та перевірки точності інформації. Варто зазначити, що це не пілотний тендер, коли для проформи віддають для експерименту якусь незначну закупівлю. Це цілком повноцінна закупівля загальною очікуваною вартістю 11 250 000,00 грн.

Практичне застосування Калькулятора

Замовник підійшов до цієї закупівлі дуже старанно. Весь шлях та механізм розрахунку замовник прописав у документації конкурсних торгів із наведенням форми для обрахунку та детального опису як математичного апарату. Також, замовник детально прописав, які саме документи потрібно надати для підтвердження витрат, включених у розрахунок. Це дуже важливий елемент документації, адже багато хто спотикається на цих нюансах. Учасникам також запропонували відповідну форму формату Excel для зручності.

Загалом математичний апарат містить звичні категорії витрат для методу оцінки вартості життєвого циклу, а саме:

1. Ціну придбання:
1.1. Вартість одного БФП.
1.2. Вартість комплекту витратних матеріалів.
2. Витрати пов’язані з користуванням:
2.1. Витрати, пов’язані безпосередньо з друком.
2.2. Фотобарабани (елемент, заміна якого прямо залежить від обсягів друку).
2.3. Електроенергія.
3. Витрати на закінчення експлуатації.