Як оголошувати закупівлі по вартості життєвого циклу

Для чого використовувати вартість життєвого циклу

Завдяки використанню функціоналу вартості життєвого циклу (далі -ЖЦ) можна буде оцінювати пропозиції постачальників не лише за ціною товару, а й за вартістю його подальшої експлуатації. Тобто замовники зможуть оцінювати пропозиції за сукупними витратами на використання товару. Вартість життєвого циклу можна використовувати як критерій оцінки для визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Так держава зможе заощаджувати гроші у довготривалому періоді. 

Важливо!
В закупівлях, в яких використовується вартість життєвого циклу, не можуть бути використані нецінові критерії оцінки.

Коли доцільно використовувати вартість життєвого циклу

Доцільно використовувати цей інструмент якщо:

- використання предмета закупівлі передбачає значні витрати на його утримання та експлуатацію;

- витрати, пов’язані з обслуговуванням предмета закупівлі, становлять значну частину вартості життєвого циклу;

- використання кращих за технічними характеристиками предметів закупівлі значно впливає на термін експлуатації;

- використання альтернативних предметів закупівлі має вплив на екологію та довкілля.

Які є категорії витрат життєвого циклу

Перше, що входить в Ціну вартості життєвого циклу, це витрати пов’язані з придбанням.Тобто це ціна товару, а також вартість доставки, вартість встановлення тощо.  

Також при створенні закупівлі з використанням вартості життєвого циклу замовник повинен обрати від одного до всіх чотирьох категорій витрат життєвого циклу:

• Витрати, пов’язані з користуванням, це витрати на паливо, наприклад, електроенергію тощо;
• Витрати, пов’язані з обслуговуванням, вартість гарантійного обслуговування, вартість заміни складових;
• Витрати, пов’язані з завершенням користування, сюди входить вартість утилізації, демонтажу тощо;
• Витрати, пов’язані з захистом навколишнього середовища, наприклад, плата за викиди забруднювальних речовин в повітря, грунти, воду тощо

Один з показників, які повинен зазначити Замовник, окрім наведених вище  - період експлуатації товару. 

Замовник при оголошенні закупівлі сам зазначає період експлуатації товару. Наприклад, він планує використовувати певну машину протягом 15 років. Також цей показник можна зазначити в км, наприклад, запланований замовником період експлуатації може бути 500 000 км.

Як замовнику зазначити вимоги по вартості життєвого циклу

Замовник при оголошенні закупівлі може зазначити, що закупівля буде враховувати вартість життєвого циклу. 

Після цього в нього з’явиться можливість обирати категорії витрат, які наведені вище.

Під час вказання інформації про вартість ЖЦ Замовник вказує:
-  у який спосіб учасник підтверджує відповідність вказаним вимогам;

- що саме він очікує від учасника на підтвердження (наприклад довідку в довільній формі тощо). 

Як це виглядатиме на практиці можна переглянути на прикладі.

Тут ми бачимо, що замовник обрав одиницю виміру життєвого циклу - 180 000 км та обрав, що в пов’язані з придбанням витрати постачальник має включати не тільки предмет закупівлі, але й вартість доставки та вартість інших витрат.

Чому важливо правильно обирати одиницю виміру життєвого циклу - тому що на основі цього показника будуть розраховуватись, наприклад, витрати пов'язані з користуванням. Тому чим точніше ви визначите цей показник, тим реалістичніше буде оцінка кожної з пропозицій.

Як визначити одиницю виміру життєвого циклу? Наприклад, на основі показників схожого обладнання, якщо воно у вас було або подивитись в технічні характеристики товару, який ви плануєте купити і там буде написано, наприклад, що строк його експлуатації 10 чи 20 років. 

Приклад витрат пов’язаних з користуванням

Що стосується витрат пов’язаних з користуванням, то ми бачимо, що в прикладі замовник зазначив ціну за одиницю ресурсу на якому працює товар. Наприклад, якщо мова про електродвигун, то це може бути електроенергія, якщо це машина на бензині, то тут має бути бензин тощо.  який буде використовуватись предметом закупівлі та зазначив одиницю витрат в яких ресурс визначається. 

По решті категорій витрат замовник зазначає тільки певну вимогу в полі опису. І Постачальник при подачі пропозиції просто вписує в поле певну вартість даної категорії витрат та додає підтверджуючі документи, якщо їх вимагав замовник.

Як вираховується вартість товару з урахуванням життєвого циклу

Ціна товару з врахуванням вартості життєвого циклу товару вираховується за формулою

                                Ц_вжц = В₁+В₂+В₃+В₄+В₅, де

Ц_вжц  - ціна товару з урахуванням вартості життєвого циклу

В₁ - вартість витрат пов’язаних з придбанням

В₂ - вартість витрат, пов’язаних з користуванням, 

В₃ - вартість витрат, пов’язаних з обслуговуванням

В₄ - вартість витрат, пов’язаних з завершенням користування

В₅ - вартість витрат, пов’язаних з захистом навколишнього середовища

При цьому вартість витрат, пов’язаних з користуванням, наприклад вираховується за формулою 

                                   В₂ = В_р/по*П_о*Ц_р

В_р/по  - показник витрат споживання ресурсів

П_о - одиниця виміру вартості життєвого циклу

Ц_р - ціна ресурсу, що буде викорисоовуватись

Як проходитиме аукціон при закупівлі з урахуванням вартості життєвого циклу

Аукціон буде проходити по ціні з урахуванням вартості життєвого циклу. При цьому під час аукціону спостерігачі та замовник будуть бачити ціну з урахуванням ЖЦ. Під час аукціону постачальники будуть змінювати лише ціну товару, а витрати по ЖЦ будуть лишатись незмінними.

Як укладати контракт

Контракт укладається на суму витрат, пов'язаних з придбанням (тобто ціна товару + витрати пов’язані з придбанням).

Усі послуги пов’язані з вартістю життєвого циклу предмета закупівлі можуть зазначатись в договорі за бажанням Замовника.

Що варто врахувати при використанні вартості життєвого циклу

Перш ніж створювати закупівлю, Замовник має визначити, як він буде зазначати вимоги до Учасників: які ресурси використовуються при користуванні товаром, яка ціна на цей ресурс та якими документами це буде підтверджуватися. Чи буде Замовник вимагати якісь документи по категоріях витрат і якщо так, то які. 

Ну і звісно необхідно продумати як описати в тендерній документації методику оцінки тендерних пропозицій, опис усіх складових вартісних елементів та перелік документів і інформації, які повинні надати учасники для підтвердження вартості складових елементів життєвого циклу.