Методика визначення вартості життєвого циклу

Тарас Шимко   taras.shymko@gmail.com

Експерт ЄБРР, Керівник проекту GPAinUA    https://www.facebook.com/gpainua

Закупівлі за вартістю життєвого циклу є одним з сучасних трендів у світовій практиці здійснення публічних закупівель. Україна, наслідуючи найкращі сучасні підходи, також впровадила відповідний інструмент у вітчизняному законодавстві.

З набуттям чинності нової редакції Закону України «Про публічні закупівлі» передбачено можливість застосування замовниками оцінки вартості життєвого циклу, як критерію оцінювання тендерних пропозицій. Закон дає таке визначення цього поняття:

Вартість життєвого циклу - сукупність вартості предмета закупівлі або його частини (лота) та інших витрат, які нестиме безпосередньо замовник під час використання, обслуговування та припинення використання предмета закупівлі.

При цьому замовник у тендерній документації має визначити методику розрахунку вартості життєвого циклу. На що слід звертати увагу і що включати до цієї методики?

У разі застосування критерію оцінки вартості життєвого циклу в публічних закупівлях, до цього критерію крім ціни товару (роботи, послуги) може включатися один або декілька витрат замовника протягом життєвого циклу товару (роботи, послуги), а саме витрати, пов’язані з:

1) використанням предмету закупівлі, зокрема споживання енергоресурсів та інших ресурсів;

2) технічним обслуговуванням;

3) збором та утилізацією;

4) впливом зовнішніх екологічних чинників протягом життєвого циклу предмету закупівлі, зокрема вплив викидів парникових газів, інших забруднюючих речовин та інші витрати, пов’язані із зменшенням впливу на навколишнє середовище.

Усі зазначені складові вартості життєвого циклу повинні мати грошовий вимір.

Наприклад, Замовник хоче купити піролізний котел потужністю 100 кВт.

Замовник визначає, що строк експлуатації котла становитиме 8 років. При розрахунку вартості життєвого циклу зокрема можна взяти до уваги такі складові витрат, окрім ціни придбання:

· витрати на обслуговування - залежить від періодичності обслуговування у гарантійний та післягарантійний період протягом календарного року, як зазначено у інструкції виробника;

· обсяг споживання палива (має бути однозначно вказано умови експлуатації для розрахунку витрат) – річний обсяг витрат на придбання палива (дрова, пелети, вугіль);

·  вартість поставки палива – річні витрати на закупівлю, постачання та зберігання палива;

· витрати на користування – витрати на оплату праці обслуговуючого персоналу в рік включно з навчанням;

· вплив на навколишнє середовище - екологічні податки ті збори (якщо застосовано);

· залишкова вартість – визначена майбутня вартість шляхом дисконтування, за умови нормальної експлуатації.

Новий критерій оцінювання

Замовник застосовує критерії, які, на його думку, найточніше оцінять загальну вартість використання та володіння товаром (продуктом), визначеними в рамках закупівлі.

Згідно Закону, застосування вартості життєвого циклу, як критерію при здійсненні оцінки тендерних пропозицій, не є обов’язковим. Замовник сам приймає рішення коли його застосовувати і які витрати включати в розрахунок.

Однак, застосування цього критерію потребує певних знань та фахової підготовки замовників, оскільки некоректно визначені складові витрат та перелік підтверджуючих документів можуть, з одного боку можуть створити дискримінаційні умови для учасників, а з іншого боку не включити всі важливі витрати, які нестиме dзамовник. Відсутність знань та досвіду застосування, а також страх перед контролюючими органами спонукає замовників відмовлятися від застосування багатокритеріального оцінювання закупівель, у тому числі оцінювання за вартістю життєвого циклу, та вказувати єдиний критерій оцінки – ціна.

Мінекономіки як Уповноваженим органом з питань публічних закупівель достатньо довгий час проводилось фахове обговорення з експертами, представниками бізнес спільноти та замовниками можливих підходів до застосування оцінки вартості життєвого циклу та практик його застосування закордоном і в комерційному секторі. Зазначалося, що для поширення практики застосування цього методу в публічних закупівлях необхідно проводити широке роз’яснення серед учасників ринку закупівель, як проводити оцінювання та відбір факторів, що найкращим чином впливають на співвідношення ціна/якість закупівлі, як проводити консультації з ринком, як проводити закупівлю, щоб підвищити рівень конкуренції в закупівлях.

Мінекономіки наказом від 28.09.2020 № 1894 затвердило Примірну методику визначення вартості життєвого циклу (далі – Методика). Дана Методика має допомогти замовникам та учасникам закупівель розібратись із запитаннями: «як це працює» та «як застосувати».

Товари для яких ліпше застосовувати вартість життєвого циклу

У Методиці наведено прийняту термінологію, опис груп факторів та формули розрахунків. Зверніть увагу, формульні розрахунки наведені як приклад для застосування. Оскільки ця Методика є примірною, замовник може застосовувати для оцінки вартості життєвого циклу власну методику та використовувати інші формули для розрахунку складових вартості життєвого циклу. Однак при цьому він має дотримуватись норм Закону, згідно якого у разі застосування критерію оцінки вартості життєвого циклу, всі його складові не повинні містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.

Слід зазначити, що мета розрахунку вартості життєвого циклу - обчислити майбутні витрати протягом усього терміну служби/експлуатації предмету закупівлі. Замість того, щоб просто обирати товар за найнижчою ціною, цей інструмент дозволяє вибрати продукт, який виявиться для замовника найдешевшим протягом усього строку його користування. Кількість і значимість складових вартості життєвого циклу замовник визначає в залежності від того, з якими конкретно витратами він матиме справу.

Мінекономіки радить використовувати оцінку вартості життєвого циклу як під час проведення процедур закупівлі, так і в процесі здійснення аналізу ринку в період підготовки до тендеру для того, щоб можна було порівняти альтернативні предмети закупівлі * з урахуванням майбутніх витрат, які може понести замовник.

*Альтернативні предмети закупівлі - предмети закупівлі, що є ідентичними за кодом національного класифікатора України ДК 021:2015 “Єдиний закупівельний словник”, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 23 грудня 2015 року № 1749, виконують одні й ті самі функції, але можуть мати різні технічні, функціональні, якісні, експлуатаційні та фізичні характеристики тощо

У Методиці  наведено перелік товарів за кодом Єдиного закупівельного словника, при закупівлі яких замовник може застосовувати вартість життєвого циклу як критерій оцінки в разі здійснення закупівлі. Поряд з цим, наведений перелік не є вичерпним і замовники мають право на власний розсуд застосовувати оцінку за вартістю життєвого циклу для будь-яких інших предметів закупівлі, де це доцільно. Ні Закон, ні Методика не встановлюють обмежень щодо конкретних предметів закупівлі, які можуть оцінюватись за вартістю життєвого циклу.

На мою думку використання такого критерію оцінки як вартість життєвого циклу, або застосування його для порівняння альтернативних предметів закупівлі, є актуальним в першу чергу у випадках здійснення складної закупівлі, а саме:

• Коли експлуатаційні витрати становлять більшу частину загальних витрат на придбання;
• Коли є велика різниця в річних експлуатаційних витратах для альтернативних предметів закупівлі;
• Коли є велика різниця в строках експлуатації/життя предмету закупівлі (одиниця виміру життєвого циклу**);
  **Одиниця виміру життєвого циклу - певний період використання (експлуатації) предмета закупівлі або показник експлуатаційного ресурсу предмета закупівлі (кількісний показник результату експлуатації предмета закупівлі).
• Одиниця виміру життєвого циклу визначається замовником у методиці для розрахунку вартості життєвого циклу предмета закупівлі
• Коли на ринку є стандарт для вимірювання строку експлуатації/життя.

Водночас, у разі закупівлі простих товарів, як правило достатньо якісно підготовленої технічної специфікації та застосування додаткових нецінових критеріїв (за необхідності).

Наведений у Методиці перелік товарів, на мій погляд,  не повною мірою відповідає вказаним вище критеріям використання.

Замовникам  дуже важливо проводити аналіз ринку, перед проведенням тендеру, комунікувати з потенційними постачальниками, обмінюватись досвідом з колегами, які вже мають досвід застосування оцінювання за вартістю життєвого циклу.

При розрахунку вартості життєвого циклу замовник, що здійснює закупівлю, має враховувати наступні складові витрат для розрахунку витрат життєвого циклу предмету закупівлі:

• Витрати на придбання: наприклад, вартість придбання або витрати на оренду/лізинг;
• Транспортні витрати (якщо вони ще не включені у вартість придбання);
• Витрати на встановлення: наприклад, для систем опалення та освітлення;
• Витрати на експлуатацію та обслуговування: сюди входять, зокрема витрати на енергоносії (наприклад, електроенергія, бензин, дизель), витрати на питну воду та санітарію (наприклад, на послуги з прибирання), витрати на папір та інші витратні матеріали (наприклад, картриджі з тонером, мастильні матеріали, миючі засоби), податки, страхування, витрати на навчання, витрати на технічне обслуговування, витрати на ремонт (запасні частини, робочий час), вартість необхідних аксесуарів та супутніх матеріалів;
• Витрати на утилізацію: транспортування до компанії з утилізації відходів, вартість переробки та утилізації відходів;
• Залишкова вартість: дохід від продажу овару після закінчення періоду використання та вартість об'єкта після закінчення строку корисного використання розрахунку витрат життєвого циклу, якщо це все ще можна використовувати надалі;
• Витрати, віднесені до зовнішніх екологічних чинників, пов'язаних з продуктом, послугами або роботами протягом свого життєвого циклу, за умови, що їхня грошова вартість може бути визначена і підтверджена. Такі витрати можуть включати витрати на викиди парникових газів, викиди інших забруднюючих речовин та інші витрати, пов’язані із зменшенням впливу на зміни клімату тощо.

Витрати, віднесені до зовнішніх екологічних чинників, мають відповідати всім з наступних умов:

- засновані на об'єктивно перевіюваних і недискримінаційних критеріях. Зокрема, якщо він не був створений для повторного або постійного застосування, він не повинний невиправдано сприяти або ставити у невигідне становище певні суб’єкти господарювання;

- бути доступним для всіх зацікавлених сторін;

- необхідні дані можуть надаватись докладаючи розумних зусиль з боку зазвичай сумлінних суб’єктів господарювання, у тому числі суб’єктів господарювання з третіх країн.

Як було зазначено вище, замовник може застосувати власну формулу для оцінювання вартості життєвого циклу. У тих випадках, коли строк користування предметом закупівлі достатньо значний, можна розрахувати майбутню вартість предмету закупівлі провівши його дисконтування на строк життєвого циклу (одиниці виміру життєвого циклу). Це дозволить більш точно розрахувати загальні майбутні витрати замовника і зменшити їх в довгостроковому періоді.

Як ми бачимо, придбання товарів, у яких менша не ціна придбання, а вартість життєвого циклу,  дозоляє заощаджувати гроші у довгостроковій перспективі.

Однак, на жаль, можна припустити, що більшість замовників на перших порах буде остерігатись самостійно визначати власні методики оцінки за вартістю життєвого циклу та застосовувати їх до предметів закупівлі, що не передбачені Методикою, оскільки будуть побоюватися виникнення проблем, пов’язаних із неправильним застосуванням цього методу та звинуваченню контролюючих органів у зловживаннях та правопорушеннях.

Тому важливо, щоб Мінекономіки як Уповноважений орган з питань публічних закупівель проводив роботу з пропагування цього інструменту та допоміг контролюючим органам змінити погляд на поняття ефективної закупівлі.

Стаття із  журналу "Держзакупівлі"