08.09.2020 Ольга Павлюк, Ольга Нос

«Ми готові допомагати приватним компаніям брати участь у тендерах на Prozorro». – «Епіцентр К»

    Немає опису.
Олег Витвицький – відомий експерт з публічних закупівель. Вже кілька років він керує Департаментом з роботи з корпоративними клієнтами та тендерами компанії «Епіцентр К». Саме він будував роботу Епіцентру в Prozorro починаючи з 2016 року.

Prozorro Infobox завітав в гості до пана Витвицького і розпитав, як часто компанія виграє на тендерах в Prozorro, якими практиками та підходами користується, чого не вистачає в системі і як він оцінює новий закон «Про публічні закупівлі».

Державні vs комерційні тендери – у чому різниця?

Як давно компанія «Епіцентр К» бере участь у тендерах в системі Prozorro? 

Ми почали працювати в Prozorro 2016 року одночасно з запуском системи. Відтоді «Епіцентр К» регулярно входить до трійки її найбільших постачальників за кількістю перемог. 

Тоді ж, у вересні 2016 року, ми офіційно приєднали тендерний підрозділ компанії до Департаменту з роботи з корпоративними клієнтами, оскільки публічні закупівлі — це B2B сегмент. 

Для роботи в Prozorro ми створили окремий блок в ERP-системі компанії та приєдналися до великого електронного майданчика. Завдяки ERP-системі брати участь у тендерах може будь-який з 62 торговельних центрів мережі. Але щоб виконати вимоги законодавства (в одному тендері не можуть брати участь пов'язані компанії), кожен з ТЦ перш ніж подати заявку на участь у тендері на Prozorro бере участь у внутрішньому конкурсі. Усі внутрішні процеси в тендерній процедурі в компанії максимально автоматизовані. Охочих взяти участь у тому чи іншому тендері оцінюють за шістьма показниками: вартість доставки, скільки разів ТЦ взаємодіяв із замовником, сума виграних тендерів замовника, відсоток перемог за тендерами замовника, відсоток дискваліфікацій та доля ТЦ в обороті щодо тендерних процедур. За цими показниками система автоматично вибирає ТЦ, який буде брати участь у тендері.

Крім того, завдяки інтеграції з базою Prozorro через електронний майданчик SmartTender в ERP-системі «Епіцентр К» доступна інформація по потенційно цікавих тендерах, аналітика щодо найбільш успішних товарних груп, виграних тендерів тощо.

Загалом наша ERP-система – це результат роботи усієї команди протягом кількох років, до того ж, вона розвивається та оновлюється й сьогодні. Нещодавно, наприклад, ми додали кнопку «COVID-19», за якою можна знайти всі закупівлі товарів, для запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби  — маски, рукавички, антисептики тощо.

Як часто берете участь у публічних закупівлях?

За підходами до роботи ми розділяємо конкурентні та неконкурентні процедури. Якщо тендери конкурентні, то вони проходять за єдиним правилом: «Один тендер — один ТЦ «Епіцентр»

Щороку це близько 7000 державних конкурентних процедур. Наша конверсія перемог у державних конкурентних торгах — 36%.

У нас немає цінових обмежень щодо участі в публічних закупівлях. Впродовж усіх 4 років роботи в Prozorro ми йдемо на тендер навіть з мінімальними бюджетом (зокрема, від 1000 грн).

Щодо неконкурентних процедур — залежить від покупця. Він може і самостійно звертатися у зручний для нього торговельний центр.

Як розподіляється ваша участь у комерційних та державних тендерах? 

У середньому за рік ми беремо участь у 1800-2000 комерційних тендерах. Тобто на комерційні тендери припадає близько 24% від загальної кількості, а по сумі надходжень – 23,3% (дані за 2019-2020 роки). 

Тобто три чверті у вас припадає на Prozorro, решта – на комерційні тендери. Чому так склалося?

Це зумовлено різними підходами в тендерах. У комерційних тендерах не завжди діє принцип «Першої ціни». Організатор обирає переможця на свій розсуд, критерій ціни – не єдиний показник оцінки пропозиції. Ці умови – нерегламентовані і є різними.

Натомість в державних тендерах все чітко регламентовано: строки подання пропозиції, строки розгляду, механіка обрання переможця тощо.
По-друге, в державних тендерах є чіткий перелік товарних груп (коди CPV). Тоді як в комерційних може оголошуватися основний товар. Після завершення прийому пропозицій – перелік товару може змінитися (доповнитися), і це теж має свої наслідки. Словом, комерційним тендерам не вистачає чіткості і умовно єдиних правил для всіх. 

Виходить, у державних тендерах визначеності більше, ніж у комерційних?

На мою думку, так. Усе тому, що у державних тендерів є три плюси:

  •  чіткі дедлайни;
  •  чітко зрозуміло: вибрали нас чи ні;
  • простий та зручний процес оскарження

Що саме ви зазвичай продаєте через Prozorro?

Ми беремо участь у публічних закупівлях всюди, де можемо продати наш товар. Є частина товарів, які в нас ніколи не продавалися у ТЦ, але ми їх продаємо через тендери. Це, наприклад,  бетон наливом, скло листове великогабаритне, щебінь насипом, пісок насипом, мінеральний порошок МП1, дрова паливні, кругляк (пиловник), цемент насипом, плити дорожні.

До речі, знаєте, нам важко було переключитися з психології продавця. Наші співробітники часто не розуміли: як продаючи за ті ж гроші кращий товар нас можуть дискваліфікувати. Мовляв, «я ж зекономив державі гроші!». Але проблеми можуть бути різними — не той документ подали, неправильну назву вписали чи навіть не там крапку поставили. Все це впливає на результат тендеру. Але ми можемо сказати, що ми — професійні постачальники у сфері публічних закупівель, бо максимально дотримуємося вимог замовника.

Для деяких постачальників та виробників ми є посередником на тендерних процедурах, бо це зручно для них. Наприклад, є організація, яка виробляє кілька найменувань товару, їй не вигідно наймати фахівців з закупівель чи когось навчати. Тому ми це беремо на себе, підписуємо договір і продаємо цей товар через тендери.

Маючи кваліфікацію і розуміючи процеси, ми беремо на себе фінансову частину і співпрацюємо з постачальником. Так що ми звертаємося до компаній, які думають брати участь у тендерах: приходьте, Епіцентр у цьому може допомогти.

Секрети успіху в держзакупівлях

Як вигравати в Prozorro? 

Важливо все: аналіз ринку та своєї ніші в ньому: групи товару, конкурентність. Наявність не лише відповідного товару, а й належно оформлених документів. Кваліфікований персонал та готовність компанії довести свою правоту шляхом оскарження результатів в АМКУ. 

У нас є цілий чек-лист підготовки документів. В ньому, наприклад, є навіть фахівець, який кілька разів вичитує тендерну документацію (ТД) замовника. На жаль, замовники часто змінюють ТД вже в процесі. За цим треба слідкувати.

Загалом у нас блокова підготовка тендерної пропозиції. І на етапі підготовки документів є блок «Документи лотів». Перед подачею вичитуються документи та ставиться «+». Цей список накладається зі списком документів, який систематизовано у програмі, де за чек-листом формується електронний перелік документів на тендер. У результаті, я, як продавець, (або інший учасник процесу), бачу, які документи треба завантажити. Така програма допомагає уникнути дискваліфікації й помилок. Це один із лайфхаків, який допомагає нам якісно готувати документацію. 

Фото з системи –– опрацювання (формування) списку документів на тендерну пропозицію.

Але чому все ж таки у 64% випадках у Епіцентру трапляються програші?

Цей відсоток (64%) включає в себе програш через причини:  

  •  дискваліфікації: або щодо документів, або через невідповідність товару. Вони становлять 20 %. При цьому частина з них (8,5%) неправомірних дискваліфікацій, які немає можливості оскаржувати. За цією цифрою приховано ще багато роботи, як зі сторони організатора, так і системи загалом. 
  •  програші у ціні (44%). Програш у ціні теж має свої особливості, багато залежить від стартової ціни пропозиції. Інколи можна програти в 1 гривню через високу початкову ставку. 

Розкажіть, як загалом влаштований ваш Департамент з роботи з корпоративними клієнтами та тендерами. Він займається лише тендерами? Скільки людей працює в департаменті, як розподілені обов’язки?

Департамент складається з 15 осіб та має напрямки роботи:

1.           Корпоративні клієнти

2.           Тендери

Корпоративні клієнти – єдиний договір, єдине вікно обслуговування В2В сегменту, як державного, так і комерційного. Державний замовник – неконкурентні процедури.

Тендери – комерційні та державні конкурентні тендерні процедури, що оголошуються на різних електронних майданчиках та офіційними запитами.

Співпраця департаменту та торговельних центрів відбувається за схемою back-office та front-office з чітким розподілом функціоналу між учасниками процесу. Всю діяльність: пошук тендерів, підготовку пропозицій, task management, відвантаження товару та оплати ведемо в одній ERP-системі.

Які поради ви б дали бізнесу, який хотів би почати продавати свої товари державі? З чого слід почати?

Не потрібно боятися та робити висновки навіть із 5-го тендера. Не треба думати, що державний замовник зацікавлений закуповувати «в тіні». Потрібно розуміти, що державний замовник зацікавлений у правильності процедури.
Оцінюючи вашу пропозицію – замовник рівнозначно оцінює як сам товар, так і тендерну документацію. За рівних умов в якості товару, замовник вибере переможцем постачальника з тендерною пропозицією, яка відповідає тендерній документації (ТП=ТД).

Регулярно слідкуйте за оновленнями в системі, в документальній та технічній частинах — особлива подяка тут проєкту Dozorro, самій системі Prozorro, майданчикам та Інфобоксу, які роз’яснюють такі речі. 

Справедливість понад усе

Вам часто доводиться звертатися до АМКУ? Як часто виграєте? Чи користувались скаргами в АМКУ після 19 квітня?

За січень-квітень 2020 року ми подали 19 скарг. 11 з них було задоволено — це 58 %. Після 19 квітня ми подали 2 скарги, з них — 2 задоволені.

Подобається автоматичне повернення коштів – це мотивує. Ці зміни мотивують оскаржувати, як мінімум з кількох причин:

  • повернення коштів;
  •  оцінка роботи ваших юристів;
  • відчуття підтримки й справедливості зі сторони держави.

Мінусом на сьогодні є дистанційна робота АМКУ, погано чути online-засідання. Але все ж на сьогодні це єдиний орган, рішення якого є обов’язковими до виконання. 

Загалом робите аналіз недобросовісних замовників перш ніж вийти на тендер? 

У нас є неофіційний список організаторів, з якими в нас виникають непорозуміння. Зокрема, незрозуміло:

  •  коли в ТД відсутня кількість товару партіями;
  • коли в товарі різних кольорів, фасонів відсутні дані щодо кількості за кольором, фасоном;
  •  коли поставка протягом року і відсутній графік поставок;
  •  коли термін оплати згідно договору більше 30 днів (90 днів, 120 днів);
  • коли немає відповіді від замовника на запити щодо пунктів вище. 

Як часто пишете звернення до Держаудитслужби?

Ми звертались до ДАСУ щодо 5 тендерів у жовтні 2019 року. Водночас наказ про моніторинг був опублікований лише 02.03.20, а висновок про знайдені порушення опубліковано 13.03.20. Цей висновок на процедуру не мав ніякого впливу, так як договір підписано від 30.10.19, процедура завершена.

На мою думку, цей орган працює неефективно, із запізненням та немає впливу на замовника. На сьогодні відсутній чіткий та зрозумілий для учасників ринку алгоритм співпраці, відповідальності та зацікавленості Держаудитслужби. Немає відчуття невідворотності покарань за порушення.

Скажу чесно: як порівняти з ДАСУ – система Prozorro набагато більше відкрита до бізнесу: ти можеш звернутися до системи та отримати роз’яснення й поради. 

Що зручного і незручного в новому законі «Про публічні закупівлі»

19 квітня набрав чинності новий закон Про публічні закупівлі, і поріг для допорогів знизився з 200 тис. до 50 тис. Як це вплинуло на вашу роботу?

Зміни припали на період карантину, тому більш коректно оцінювати дані за червень. Зокрема, в червні по більшості CPV, за якими ми працюємо, кількість оголошених лотів з бюджетом від 50 000 грн до 200 000 грн зросла на 105%, як порівняти з аналогічним періодом минулого року. При цьому, за іншими лотами з сумою бюджету до 50 000 грн та понад 200 000 грн – теж приріст на 8,1 %. Тобто закон напряму вплинув на кількість оголошених лотів, з якими ми можемо тепер працювати. 

Що з запуском нового закону стало зручніше у системі, а що – гірше, на ваш погляд?

По-перше, збільшилася кількість процедур – це плюс. По-друге, відбулися зміни в системі оплати та повернення коштів при оскарженні – це також плюс. По-третє, «24 години»: вже було кілька випадків і ми скористалися цією можливістю та стали переможцями.

Як часто ви зіштовхуєтеся із ситуаціями нечесної поведінки інших постачальників або замовників? Як потрібно розв’язувати цю проблему?

На жаль, часто. У 20% випадків ми відмовляємося від участі в тендері через «спеціальні умови» замовника, прописані в тендері. Серед таких — кількість днів оплати, відсутні дані щодо кількості товару за партіями, немає графіків поставок, вимоги про надання документів, які не є обов’язковими (специфічні дослідження) та інші причини.

Одне з рішень з усунення зловживань з документацією в тендерах має стати електронна тендерна документація (ЕТД). Основними цілями ЕТД мають стати: максимальна машиночитність строк ТД та обмежений список вибору потрібних документів для замовника по проведенню процедури закупівлі. 

Чи є у вас успішний досвід роботи на Prozorro Market? Як ви оцінюєте перспективи Prozorro Market?

Ідея хороша для багатьох покупців. Ми теж маємо продажі – зокрема, по групі товарів COVID-19. 

Але є й мінуси. Серед мінусів Prozorro Market — відсутність автоматизації. До прикладу, заявка приходить на поштову скриньку, що не дуже зручно, бо є різні групи товарів. Другий мінус — 5 % комісії від угоди. Вартість участі у Prozorro менша. Тому це стримує бізнес. Щоб я порадив, це доопрацювати систему комісії від угоди.

тендери, e-каталог,

Коментарі

До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.