Чи зобов'язаний замовник відповідати на звернення учасників, направлені на електронну пошту?

У процесі публічних закупівель комунікація між учасниками та замовниками відіграє ключову роль. Одним із поширених способів звернення учасників до замовника є електронна пошта. Однак виникає питання: чи зобов'язаний замовник відповідати на такі звернення, якщо вони надходять саме через електронну пошту, а не через електронну систему закупівель? У цій статті від Медіаресурсу професійних закупівель ми розглянемо правові аспекти цього питання та з'ясуємо, які вимоги ставить перед замовником Закон України «Про публічні закупівлі» (надалі ⎯ Закон).

Частиною 8 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» визначено, що подання інформації під час проведення процедури закупівлі або спрощеної закупівлі здійснюється виключно в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Таким чином, вже на цьому етапі зрозуміло, що вся офіційна комунікація між замовником і учасником під час проведення закупівель має відбуватися через електронну систему закупівель.

Разом з тим, відповідно до пункту 17 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» визначено, що при формуванні тендерної документації замовник зобов'язаний зазначити в ній, зокрема, прізвище, ім'я, по батькові, посаду та електронну адресу однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв'язок з учасниками.

Ця вимога наводить на думку, що законодавець все ж передбачив можливість комунікації між учасниками та замовниками під час проведення закупівлі поза електронною системою закупівель, зокрема через електронну пошту. Власне, для цього замовник і надає в тендерній документації свій контактний e-mail.

Отже, ми з'ясували, що спосіб комунікації між учасниками та замовниками поза електронною системою, на перший погляд, існує. Але чи є у замовника обов’язок реагувати на такі звернення?

Тут є важливий нюанс. У пункті 54 Особливостей зазначено, що фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру. В свою чергу, замовник повинен протягом трьох днів з дня їх оприлюднення надати відповідь на звернення та оприлюднити його в електронній системі закупівель.

Також, Особливостями передбачено можливість звернення до замовника і учасника, пропозиція якого відхилена. Однак, такі звернення також подаються через електронну систему закупівель.

Довідково: Інформація про відхилення тендерної пропозиції, у тому числі підстави такого відхилення (з посиланням на відповідні положення цих особливостей та умови тендерної документації, яким така тендерна пропозиція та/або учасник не відповідають, із зазначенням, у чому саме полягає така невідповідність), протягом одного дня з дати ухвалення рішення оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику процедури закупівлі/переможцю процедури закупівлі, тендерна пропозиція якого відхилена, через електронну систему закупівель.

У разі коли учасник процедури закупівлі, тендерна пропозиція якого відхилена, вважає недостатньою аргументацію, зазначену в повідомленні, такий учасник може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову інформацію про причини невідповідності його пропозиції умовам тендерної документації, зокрема технічній специфікації, та/або його невідповідності кваліфікаційним критеріям, а замовник зобов’язаний надати йому відповідь з такою інформацією не пізніш як через чотири дні з дати надходження такого звернення через електронну систему закупівель, але до моменту оприлюднення договору про закупівлю в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону.

Як бачимо, під час проведення процедури закупівлі учасники мають два періоди, коли можуть звернутися до замовника із запитанням чи вимогою. Перший — це період подання пропозицій. На цьому етапі звертатися до замовника мають право всі зацікавлені особи у закупівлі. Другий — період, коли звернутися до замовника може виключно учасник, пропозицію якого було відхилено.

Проте, і в першому, і в другому випадку учасник повинен звертатися до замовника через електронну систему закупівель. Саме на такі звернення замовник зобов'язаний реагувати.

Повертаємося до питання - чи може учасник звертатися до замовника зі зверненнями, вимогами чи пропозиціями через електронну пошту? Так, може. Однак, замовник не зобов'язаний реагувати на такі звернення.

Отже, якщо ви є учасником і хочете, щоб ваше звернення не залишилося без уваги, подавайте його через електронну систему закупівель у визначені законодавством строки. Якщо ви — замовник, і на вашу електронну пошту надійшло звернення від учасника, ви маєте право самостійно вирішувати, відповідати на нього чи ні.