3 поради щодо тендерної документації для успішного тендеру

Тендерна документація один з найважливіших елементів торгів. По суті від якості тендерної документації може залежати успіх закупівлі. 

Тому необхідно бути уважним під час її складання та врахувати певні моменти. 

Не вимагайте велику кількість документів

Вимога великої кількості документів від Постачальників не є запорукою закупівлі якісного товару/роботи/послуги. Іноді навпаки це призводить до помилок з боку Постачальників, відхилення пропозицій та відміни торгів.

Тому Замовнику необхідно дотримуватись такого правила - не вимагайте документи просто заради вимоги документів. Перш ніж прописувати якусь вимогу, Ви маєте проаналізувати та зрозуміти, яку корисну для себе інформацію Ви дізнаєтесь з того чи іншого документу.

Згідно статті 16 Закону Замовник вимагає від учасників подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність одному або декільком кваліфікаційним критеріям. Тож Вам не обов’язкво вимагати інформацію по всіх критеріях (зверніть увагу, під час проведення торгів із обмеженою участю замовником застосовуються всі кваліфікаційні критерії, встановлені частиною другою ст.16 Закону). Насправді, коли Ви закуповуєте простий товар чи послугу, то щоб зрозуміти, що Постачальник серйозний та здатен виконувати свої зобов’язання достатньо подивитись на його досвід виконання аналогічного договору. Як, наприклад, це робить Укрпошта в тендері на закупівлю  металевих ящиків для грошей.

Якщо у Вас, наприклад, тендер на закупівлю складнішого товару, наприклад, охоронних послуг, то вже є сенс вимагати і, наприклад, підтвердження наявності працівників відповідної кваліфікації та матеріально-технічної бази. 

Тож порада така - не перевантажуйте свою документацію вимогою необов’язкових документів. 

Ставте чіткі вимоги в тендерній документації

Ще одна помилка, яку часто роблять Замовники - не чіткі вимоги до того, які документи мають надати Постачальники на підтвердження тієї чи іншої інформації. Наприклад, Замовники пишуть, що товар має відповідати діючим державним стандартам. З такої вимоги, по-перше, не зрозуміло чи повинен Постачальник надати якийсь документ, який підтверджує відповідність його товару певному стандарту. По-друге, не зрозуміло, якому саме стандарту має відповідати товар, адже державних стандартів на один і той самий товар може бути декілька і технічні характеристики в них можуть відрізнятись. Тож, якщо Ви вимагаєте відповідність державному стандарту, то зазначайте якому саме.

Давайте перелік документів, що вимагаються від Постачальника окремим додатком

Ми часто також стикаємось з ситуацією, коли в тендерній документації вимоги щодо надання тих чи інших документів Постачальником прописані в різних місцях тендерної документації. Це ускладнює підготовку тендерної пропозиції Постачальнику та розгляд пропозицій Замовнику. 
Тож ми радимо робити весь перелік документів, що має надати Постачальник - окремим додатком. Адже у Постачальника буде менше шансів не побачити вимогу щодо надання якогось документу. А Замовнику буде простіше розглядати пропозиції Постачальників. Адже можна буде просто скачати собі цей повний перелік вимог та проставляти собі галочки навпроти тих документів, що надані Постачальником під час розгляду пропозиції. Просто, чи не так?

Як може виглядати такий перелік документів Ви можете побачити в  Тендерна документація: перелік документів, які вимагають у Постачальників

А детальніше про склад тендерної документації Ви можете прочитати за посиланням:  Тендерна документація