Тендерне забезпечення

Види тендерного забезпечення

Давайте почнемо з основного. Що таке тендерне забезпечення?

Тендерне забезпечння - це своєрідна гарантія для Замовника, що Постачальник виконає свої зобов'язання та не відмовиться від підписання чи виконання договору. Ви на власний розсуд обираєте, буде застосовуватися тендерне забезпечення при проведенні Вами закупівлі чи ні.

Законом України "Про публічні закупівлі" передбачено 2 можливості використання забезпечення:

• забезпечення тендерної пропозиції (ст. 25);
• забезпечення виконання договору про закупівлю (ст. 26).

Тепер давайте детальніше поговоримо про кожен з видів тендерного забезпечення

Забезпечення тендерної пропозиції

Забезпечення тендерної пропозиції -  це надання забезпечення виконання зобов’язань Постачальника перед Замовником, що виникли у зв’язку з поданням тендерної пропозиції, у вигляді такого забезпечення, як гарантія.

Тож, єдиним видом забезпечення тендерної пропозиції є гарантія. Гарантія може видаватися різними установами, тож в залежності від того, яка саме установа видає гарантію, її можна поділити на види, як на малюнку.

Зверніть увагу, що Ви не можете зазначати у вимогах до гарантії, яка конкретно установа її має надати, адже це буде вважатись дискримінацією.

Якщо Ви вирішили застосовувати забезпечення тендерної пропозиції, то:

• в оголошенні Вам потрібно буде активувати цю функцію (як на малюнку) та вказати розмір тендерного забезпечення (не може перевищувати 0,5% очікуваної вартості закупівлі при закупівлі робіт та 3%, якщо Ви закуповуєте товари чи послуги);






• в тендерній документації повинні бути зазначені умови надання тендерного забезпечення, зокрема, вид, розмір, термін дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення тендерної пропозиції не повертається Постачальнику.

Забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції подається в електронному вигляді у складі тендерної пропозиції Постачальника.

Перевірка дійсності гарантії

Ви маєте перевірити дійсність гарантії, що надає Постачальник в складі своєї пропозиції під час його кваліфікації.

Яким чином?

Повну інформацію з цього питання може надати установа, яка видала гарантію. Також Ви можете звернутися безпосередньо до менеджера майданчика, на якому зареєстрований Ваш кабінет, за консультацією з цього приводу. Але для розуміння процесу в цілому ми розповімо Вам, як це може відбуватися.

На теперішній час Фінансові установи використовують 2 способи накладення УЕП/КЕП на тендерну гарантію. Фінансовим установам рекомендовано вказувати у колонтитулах Тендерної гарантії посилання на програмний комплекс, яким накладено УЕП.

Наразі існує 2 варіанти перевірки удосконаленого електронного підпису:

У зв’язку із тим, що файл після накладення УЕП (підпис та печатка) шифрується, для його відкриття необхідно використовувати програми M.E.Doc. Для цього Вам необхідно спочатку завантажити демо-версію програми «M.E.DOC», яку Ви можете знайти на офіційному сайті або скористатися прямим посиланням M.E.DOC.

Потім завантажити файл гарантії на комп'ютер. Далі завантажуєте файл в програму, таким чином отримаєте підтвердження актуальності УЕП.

При накладанні УЕП зазначеним програмним комплексом файл доступний для перегляду без необхідності використання окремого програмного забезпечення. Перевірка УЕП здійснюється онлайн на сайті Центрального засвідчувального органу за посиланням – http://czo.gov.ua/verify.

Крім цього, деякі фінансові установи передбачають можливість перевірити саму гарантію, а не тільки УЕП. Для цього необхідно зайти на сайт установи, що видала гарантію, завантажити файл-гарантію у відповідне поле, ввести свої дані (електронну адресу, телефон), через деякий час Вам прийде відповідь від працівника банку, дійсна ця гарантія чи ні.

За яких умов гарантія втрачає чинність

Це може відбуватися в таких випадках:

1. Закінчення терміну дії гарантії

2. Повернення банківської гарантії Постачальнику

Коли це може бути? Якщо у зв'язку з наявністю підстав, зазначених у п. 4 ст. 25* Закону України "Про публічні закупівлі" Ви, як Замовник, звернулися до установи, що видала банківську гарантію, з проханням повернути гарантію Постачальнику. В такому разі на адресу установи, яка видала гарантію, Ви надсилаєте лист щодо ануляції тендерного забезпечення. В листі Ви вказуєте дату та номер банківської гарантії, назву Постачальника, код та назву тендеру, підстави для повернення забезпечення та прикладаєте Ваші ідентифікаційні документи. З прикладом такого листа можете ознайомитися за посиланням.

 Забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції повертається Постачальнику протягом 5 днів з дня настання підстави для повернення забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції в разі:

• закінчення строку дії тендерної пропозиції та забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції, зазначеного в тендерній документації/оголошенні про проведення спрощеної закупівлі;
• укладення договору про закупівлю з постачальником, що став переможцем процедури закупівлі (крім переговорної процедури закупівлі)/спрощеної закупівлі;
• відкликання тендерної пропозиції/пропозиції до закінчення строку її подання;
• закінчення тендеру/спрощеної закупівлі в разі неукладення договору про закупівлю із жодним з постачальників, які подали тендерні пропозиції/пропозиції.

Для того, щоб виплата була здійснена, Вам необхідно на адресу фінансової установи, яка видала гарантію, поштою надіслати листа-вимогу щодо здійснення виплати. В листі вказати: дату та номер гарантії, назву Постачальника, коду та назви тендеру, реквізити банківського/казначейського рахунку, на який необхідно здійснити виплату, підтвердження настання гарантійного випадку та додати Ваші ідентифікаційні документи. З прикладом такого листа можете ознайомитися за посиланням.

 Забезпечення тендерної пропозиції не повертається у разі:

• відкликання тендерної пропозиції/пропозиції постачальником після закінчення строку її подання, але до того, як сплив строк, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;
• непідписання постачальником, який став переможцем процедури тендеру/спрощеної закупівлі, договору про закупівлю;
• ненадання переможцем процедури закупівлі (крім переговорної процедури закупівлі) у строк, визначений ч. 6 ст. 17 Закону, документів, що підтверджують відсутність підстав, передбачених ст. 17 Закону;
• ненадання переможцем процедури закупівлі (крім переговорної процедури закупівлі) забезпечення виконання договору про закупівлю після отримання повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, якщо надання такого забезпечення передбачено тендерною документацією/оголошенням про проведення спрощеної закупівлі.

Забезпечення виконання договору про закупівлю

Забезпечення виконання договору про закупівлю - це надання забезпечення виконання зобов’язань Постачальника перед Замовником за договором про закупівлю. Забезпечення виконання договору може вимагатись в будь-якій формі, наприклад, гарантія, депозит, порука тощо.

Інформація про забезпечення виконання договору прописується Замовником в тендерній документації та зазвичай зазначається в умовах договору, який підписується за результатами процедури закупівлі.

Забезпечення виконання договору не може перевищувати 5% вартості договору.

Цей вид забезпечення отримується в паперовому вигляді без використання електронної системи закупівель і надається лише переможцем тендеру.

Підсумуємо. Тендерне забезпечення можна назвати страхуванням Ваших ризиків. Тобто воно зменшує можливість невиконання Постачальником або ж переможцем тендеру його зобов'язань. Проте майте на увазі, що гарантія (банківська, страхова, гарантія іншої фінансової установи) зазвичай не безкоштовна для Постачальників. Тож, якщо вартість закупівлі невелика, то застосування тендерного забезпечення може відлякати Постачальників від участі у Вашому тендері. Зважте всі "за" і "проти" перед застосуванням тендерного забезпечення та застосовуйте його в тих випадках, коли це дійсно необхідно, і у Вас є серйозні підстави застрахувати свої ризики.

Запитання-відповіді

• Що я, як Замовник, маю робити, якщо гарантія втратила чинність за термінами, а процес оцінювання пропозиції ще не завершений?

Якщо Ви розумієте, що теоретично терміни проходження процедури і визначення переможця можуть затягнутися, рекомендуємо в тендерній документації в умовах щодо надання забезпечення пропозиції вказувати довші терміни дії гарантії (а не мінімальні).

• Що робити, якщо на етапі кваліфікації установа, яка надала гарантію, збанкрутувала?

Є ситуації (випадки, події), якими ми не керуємо. Постачальник, що подав гарантію від банку, не може впливати на його фінансову стійкість. Банківська гарантія має на меті, в першу чергу, підтвердити бажання постачальника брати участь у торгах.