Захист персональних даних: чому не варто вимагати копію паспорта

Захист персональних даних - актуальне питання на сьогодні в сфері публічних закупівель. Замовники досі вимагають в складі тендерних пропозицій копії паспорту та ідентифікаційного коду у Постачальника. Вочевидь, ця вимога перейшла у спадок від паперових торгів, коли копію паспорту вимагали для підтвердження особи, що була присутня на розкритті тендерної пропозиції. Єдина різниця в тому, що в паперових торгах ці документи бачили лише представники Замовника і вони залишались прошитими в тендерній пропозиції Постачальника та пилились десь в архіві Замовника. Зараз же документи Постачальника бачать всі користувачі системи і це створює певні колізії.

Але давайте по порядку.

Що можна вважати персональними даними?

Персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована (згідно частини 1 статті 11 Закону України “Про інформацію”).

У яких документах є відомості про особу за допомогою яких вона може бути ідентифікована. Це, наприклад:

• дипломи про закінчення навчальних закладів;
  

• накази про призначення;

• трудові книжки;

• паспортні дані тощо

Кожен із зазначених документів містить певну інформацію про особу, яку не кожен бажає оприлюднювати.

Чому Замовнику краще не вимагати персональні дані в складі тендерної пропозиції

Після розкриття тендерних пропозицій всі документи, що були подані Постачальником в складі тендерної пропозиції стають загальнодоступними і будь-хто може їх переглянути, скачати тощо. Також це створює негативне ставлення Постачальник до тендерів з вимогами надати персональні дані.

Згідно з ст. 11 Закону України “Про інформацію” не допускаються збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та захисту прав людини. До конфіденційної інформації про фізичну особу належать, зокрема, дані про її національність, освіту, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров'я, а також адреса, дата і місце народження. Частина цих даних міститься в паспорті громадянина України.

Окрім того, згідно Закону України “Про обробку персональних даних” дані про особу не можуть бути оброблені без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Закон України "Про захист персональних даних" визначає персональними даними відомості про фізичну особу, яка ідентифікована, забороняючи при цьому обробку даних про фізичну особу, які є конфіденційною інформацією.

Тож, ніхто не має права обробляти персональні дані особи, без отримання згоди від особи. Обробка персональних даних фізичної особи без її згоди порушує статтю 11 Закону України "Про інформацію", статтю 6 Закону України "Про захист персональних даних" та статтю 32 Конституції України.

Варто пам’ятати, що незаконне збирання, зберігання, використання, знищення, поширення конфіденційної інформації про особу або незаконна зміна такої інформації, ст. 182 Кримінального кодексу передбачає санкції як : штраф від 500 до 1 000 НМДГ,  або виправні роботи на строк до двох років, або арешт на строк до шести місяців, або обмеження волі на строк до трьох років.

Навіщо Замовнику копія паспорту уповноваженої особи Постачальника

А тепер найголовніше. 

А навіщо Вам копія паспорту та особливо ідентифікаційного коду фізичної особи-підприємця чи директора юридичної особи. Ну, наприклад, якщо мова йде просто про фізичні особу, то ніяких інших документів, окрім паспорту та ідентифікаційного коду просто немає, тому там зрозуміло, чому Замовники іноді вимагають копії паспорту. Проте, якщо мова йде про фізичну особу чи уповноважену особу юридичної особи, то тут виникає питання доцільності такої вимоги. Що саме має підтвердити копія паспорту чи ідентифікаційний код? 

Повноваження директора (в  тому числі з приводу укладення договору) зазвичай прописані в Статуті підприємства, в Наказі про призначення директора або ж протоколі загальних зборів учасників на яких було призначено директора. Також ПІБ директора зазначені в ЄДР і цю інформацію можна переглянути в реєстрі за посиланням: https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch просто надіславши безкоштовний запит. Інформацію про директора підприємства Ви побачите у вигляді, як на картинці нижче.

Для фізичних осіб-підприємців все ще простіше. Всі дані про підприємство наведені в ЄДР, ПІБ підприємця, його адреса, тощо.

Тож немає сенсу вимагати додаткові якісь документи (копію паспорту та ідентифікаційного коду), адже чим більше документів Ви вимагаєте, тим більше документів Вам потім доведеться перевіряти на розгляді пропозиції Постачальника.

Але якщо Вам все-таки потрібні паспортні дані тощо, то не вимагайте це у вигляді копію паспорта і кода. Вам достатньо буде довідки за підписом Постачальника, де будуть ці дані. 
У даному випадку Постачальник не зацікавлений написати Вам в довідці неправдиву інформацію, адже він несе відповідальність за достовірність документів, що надає.

Якщо ж Ви проводите закупівлю і хочете попросити в Постачальника копію паспорта та кода, то пропишіть, що Постачальник може позначити ці документи як конфіденційні. І тоді ці документи будуть доступні для перегляду тільки Вам та контролюючим органам.

Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 28 Закону "Про пубулічні закупівлі" - не підлягає розкриттю інформація, що обґрунтовано визначена учасником як конфіденційна, у тому числі що містить персональні дані. Замовник, орган оскарження та центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, мають доступ в електронній системі закупівель до інформації, яка визначена учасником конфіденційною.

Чи можна вважати вимогу надати персональні дані - дискримінацією

За певних умов - так. І у Постачальника є всі шанси оскаржити вимоги Вашої тендерної документації. Така ситуація відбулась в тендері  UA-2017-05-12-000685-b, де Постачальник оскаржив вимогу Замовника про надання в складі тендерної пропозиції документів, що містять персональні дані працівників підприємства - трудових книжок працівників.

Працівники, чиї трудові книжки мали бути опубліковані в системі не погодились надати згоду на обробку їхніх персональних даних. АМКУ став на бік Постачальника, вважаючи таку вимогу дискримінаціною, адже, в таких умовах, до тендеру фактично можуть бути допущені лише ті компанії, співробітники яких готові оприлюднити документи зі своїми персональними даними для широкого загалу.

Тож, вимоги про надання в складі пропозиції тендерної пропозиції персональних даних можуть бути оскаржені в Органі оскарження, що в свою чергу може призвести до затягування процедури закупівлі, що аж ніяк не є в інтересах Замовника.

Тож давайте узагальнимо:

• ситуацій, коли Замовник аж ніяк не міг би обійтись без копії паспорту та ідентифікаційного коду Постачальника немає. Окрім того, як зазначалось раніше, якщо Вам дійсно необхідні паспортні дані, Ви можете вимагати їх в довідці в довільній формі.
• вимога надати персональні дані може бути оскаржені Постачальником внаслідок чого може бути затягнута процедура закупівлі

• вимога надати персональні дані може провокувати небажання Постачальників брати участь в тендерах Замовника.