Які протоколи необхідні уповноваженій особі для проведення запиту пропозицій

Діана Лагодна, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro

При проведенні відкритих торгів уповноважені особи замовника звикли готувати цілу низку протоколів: затвердження річного плану, кваліфікації учасників, продовження строку на розгляд пропозицій чи на підписання договору тощо. А яка ситуація при проведенні запиту пропозицій?

Річний план закупівель

Кожна закупівля відбувається відповідно до річного плану, а тому замовникам (крім оборонних) необхідно протокольно затвердити річний план чи зміни до нього.

Наступний етап запиту пропозицій - це визначення технічних характеристик, вибір відповідного профілю, розробка проєкту договору, оголошення закупівлі в системі. В більшості випадків уповноважена особа отримує від ініціатора закупівлі (певного відділу замовника) службову записку з визначеними характеристиками необхідного товару. Проєкт договору може розроблятися юридичним відділом (якщо такий наявний у структурі замовника). Крім того уповноважена особа може використати шаблони договорів, що запропоновані Адміністраторами електронного каталогу. А тому рішення щодо затвердження даної документації та проєкту договору не залежить від уповноваженої особи. І відповідно може не оформлюватися протокольно. При цьому уповноважена особа проводить закупівлю відповідно до раніше затвердженого річного плану.

Кваліфікація учасників

Відповідно до законодавства система визначає переможця закупівлі і замовник повинен виконати технічну дію підтвердження учасника для переходу до підписання та завантаження договору. Протокол в даному випадку не потрібен, та й технічної можливості завантажити його в систему немає.

Продовження строку укладання договору

На продовження строку підписання договору до 10 к.д. необхідний протокол, але окремого функціоналу для його публікації в системі немає. Даний файл можна буде опублікувати разом з підписаним договором.

Що стосується відхилення учасника, то відповідно до п.64 постанови КМУ № 822 замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, тобто спираючись на факти приймає рішення про дискваліфікацію учасника-переможця. В такому випадку рішення уповноваженої особи варто оформити протокольно і опублікувати в системі при відхиленні учасника-переможця.

Відміна закупівлі

І ще одне рішення, яке потребує затвердження - це відміна закупівлі  у зв’язку з відсутністю подальшої потреби в закупівлі, скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі, або якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили. В цьому випадку уповноваженій особі теж варто підготувати протокол.

Якщо взяти за основу ідеальну ситуацію з проведенням закупівлі, то для відкритих торгів потрібно оформити мінімум три протоколи (затвердження річного плану (чи змін до нього), затвердження документації до закупівлі та визначення переможця), при цьому ми не враховуємо можливість повідомлення про невідповідність чи відхилення кількох учасників, а потім визначення переможця тощо. При аналогічній ситуації із запитом пропозицій необхідний лише один протокол на затвердження річного плану. Решта дій не потребують додаткових рішень від уповноваженої особи.

Запит пропозицій при закупівлі товару - це чудовий варіант для замовника оптимізувати роботу уповноваженої особи, зменшити паперове навантаження та швидко отримати необхідний товар. 

Бажаємо вдалих закупівель.