Питання-відповіді від Радника у березні 2024

Група компаній «Радник» підібрала нагальні питання закупівельників за березень 2024 та пропонує у статті ознайомитися з відповідями.

Питання № 1

Чи обов’язково замовнику вести журнал реєстрації протоколів уповноваженої особи?

Відповідь

Як відомо, наразі закупівлі в Україні проводяться відповідно до Закону України « Про публічні закупівлі» (далі — Закон) з урахуванням особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, що затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).

Ані в Законі, ані в Особливостях чіткого порядку ведення протоколів уповноваженої особи з публічних закупівель не передбачено. Це означає, що це питання віддано на розсуд замовника, оскільки саме він організовує внутрішню роботу підприємства / організації / установи.

Не виключено, що у внутрішніх документах замовника може бути встановлений обов’язок вести журнал реєстрації протоколів уповноваженій особі. 

Звертаємо увагу: постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», якою затверджено Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, встановлює загальні вимоги до формування протоколу (пункти 106–122). Утім, тут немає згадок щодо журналу реєстрації протоколу уповноваженої особи.

Тож, обов’язку вести журнал реєстрації протоколів уповноваженої особи законодавством не передбачено. Утім, зважайте, чи не встановлений такий обов’язок у внутрішніх документах замовника (Методиці / Інструкції з діловодства тощо).

Водночас для зручності та забезпечення правильної нумерації протоколів УО може вести такий журнал реєстрації, так би мовити, для себе.

Фахівцями порталу «Радник у сфері публічних закупівель» також розроблено та розміщено на порталі відповідні зразки, які ви можете за потреби вести в електронному вигляді: Реєстр ведення протоколів уповноваженої особи щодо закупівель (варіант 1) та Реєстр протоколів уповноваженої особи щодо закупівель (варіант 2).

Питання № 2

Річна потреба в товарі, згідно з четвертою цифрою коду ДК, становить 76 тис. грн. Замовник вирішив провести запит пропозицій постачальників, але закупівля не відбулася. Чи має право замовник укласти прямий договір?

Відповідь

У разі, якщо вартісні межі закупівлі товару становлять від 0,01 грн до 100 тис. грн, замовник, керуючись пунктом 11 Особливостей, може здійснити закупівлю:

• без використання електронної системи (прямий договір) або
• шляхом використання електронного каталогу, тобто проведення запиту пропозицій постачальників/ЗПП (тільки для товару), або
• шляхом проведення спрощеної закупівлі за наказом ДП «Прозорро» № 25.

Якщо очікувана вартість товару 76 тис. грн, замовник провів запит пропозицій постачальників, який не відбувся, то він повторно проводить закупівлю з огляду на вартісні межі.

За нагоди можете ознайомитися зі статтею « Як правильно відмінити запит пропозицій постачальників».

Тобто якщо ЗПП з очікуваною вартістю до 100 тис. грн відмінений, замовник може укласти прямий договір або повторно провести запит пропозицій постачальників, або здійснити спрощену закупівлю за наказом ДП «Прозорро» № 25, на власний розсуд.

Якщо ж ідеться про закупівлі згідно з пунктом 11-1 Особливостей та додатком 1 до Особливостей (у разі коли замовники, які є закладами охорони здоров’я або структурними підрозділами з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій, здійснюють закупівлі лікарських засобів та медичних виробів за переліком згідно з додатком 1), то замовники при закупівлі від 1 коп. до 50 тис. грн можуть використати електронний каталог, але не зобов’язані, а при закупівлі від 50 тис. грн зобов’язані користуватися електронним каталогом.

Питання № 3

Яку потребу замовника можна вважати додатковою? Наприклад, на початку року виділені кошти й замовник провів відкриті торги, уклав договір про закупівлю, який є виконаним. З часом у замовника виникає додаткова потреба в закупівлі по цьому ж коду. Як замовнику проводити закупівлю?

Відповідь

Пунктом 15 Особливостей передбачено, що, якщо в замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена; замовник вибирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.

Тобто якщо замовник не міг передбачити додаткову потребу, тобто не знав на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі, що доведеться додатково здійснювати закупівлі по тому ж предмету закупівлі, він обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.

Для визначення виду закупівлі можете скористатися шпаргалкою уповноваженої особи щодо вартісних меж.

При цьому неможливість передбачити повторну закупівлю замовник повинен підтвердити, враховуючи інформацію, яка буде відображена в кошторисі, фінансовому плані. Відповідно до вимог пункту 15 Особливостей така можливість передбачена у разі проведення закупівлі за даним предметом до того, як з’явилася нова потреба. Вартісні межі для додаткової потреби визначаються окремо від вартості проведеної закупівлі за тотожним предметом. Отже, у разі підтвердження виникнення додаткової потреби замовник може укласти договір на закупівлю цієї потреби, враховуючи окремо її вартість.

Якщо замовник з початку року мав потребу в предметі закупівлі очікуваною вартістю, скажімо, 200 тис. грн, спочатку отримав 150 тис. грн на зазначений предмет закупівлі й провів відкриті торги, а потім додатково отримав заплановані 50 тис. грн, то замовнику варто виходити із загальної очікуваної вартості й на 50 тис. грн також провести відкриті торги.

Якщо замовник на початку року мав, наприклад, потребу в предметі закупівлі 150 тис. грн, провів відкриті торги й лише потім дізнався про додаткову потребу по цьому предмету закупівлі ще на 50 тис. грн, при цьому неможливість передбачити повторну закупівлю він може підтвердити, тоді на додаткові 50 тис. грн замовник може укласти прямий договір.