Як вигравати в тендерах і керувати ризиками

Про те, як передбачити пропозиції конкурентів, як формувати цінову пропозицію та про підходи ефективного управління ризиками в закупівлях озвучила на бізнес-сніданку «Як вигравати в тендерах і керувати ризиками» менеджерка з комунікацій першої централізованої закупівельної організації в Україні «Професійні закупівлі» Ольга Нос. Переконана, для постачальників — дуже цінна інформація. 

Що ж — успішна закупівля для учасника — та, яка повністю відповідає вимогам замовника. 

Складові успішної закупівлі

1. Якісна тендерна пропозиція

2. Ціна пропозиції 

3. Неупередженість замовника. 

4. Вчасні оплати за договором. 

5. Ризик розірвання угоди - мінімальний.

 А тепер —  детальніше про засади успішної закупівлі та пройдімось по кожному з її пунктів. 

Детальні засади успішної закупівлі

Спочатку слід проаналізувати конкурентів. Участь у закупівлі —  можна порівняти з виходом на маленький ринок. І для того, щоб якісно підготуватись до цього, варто проаналізувати, хто ще може взяти участь в цій закупівлі, тобто провести конкурентний аналіз. Як саме? Наприклад, беремо участь у закупівлі Білоцерківського району на інтерактивні дошки для школи. Можна зайти в модуль BI — подивитись, хто ще постачає цей товар, за якою ціною вони постачають, провести ціновий моніторинг цих пропозицій. Також буде корисним переглянути поведінку на аукціоні цих компаній, які беруть участь. Це потрібно для того, щоб потім вибудувати свою стратегію та ціну. Слід зрозуміти, чи можете Ви постачати товар, за тою ціною, що пропонують ці учасники, чи доцільно взагалі з такою ціною конкурувати, яку продукцію вони виставляють на торги. Все це ринковий аналіз —  аналіз конкурентів, поведінки на аукціоні, ціновий моніторинг. Ці три пункти дають розуміння того, як діяти на торгах. Так ми вже знатимемо: з якою продукцією виходити, яку ціну виставляти і як поводитись на аукціоні — понижувати ціну чи зачекати. Також розумітимемо, як можуть діяти наші конкуренти і з якими потенційними конкурентами можна зустрітися на торгах у конкретного замовника. 

Щодо неупередженості замовника

Важливо усвідомлювати, як поводить себе замовник, у якого ми хочемо взяти участь у торгах. В умовах того, що в компанії обмежені ресурси, стратегія компанії участі в торгах може бути різна. Хтось йде на всі торги без розбору, а хтось — обирає конкретні торги і розуміє, що в цій в нього шансів перемогти більше. Звісно, якщо компанія бере участь у всіх без розбору торгах, то вона витрачає багато ресурсів. Бо, безумовно, кожну тендерну пропозицію має підготувати фахівець. Тож треба знати точно, чи варто витрачати робочий час фахівця на участь в конкретній закупівлі, чи варта сума прибутку цих витрат. Ресурси ж витрачаються, а перемоги —  у невеликих відсотках торгів. 

Зрештою, варто витратити час, щоб вивчити замовників та ринок і брати участь у меншій кількості торгів, але де є більша ймовірність перемогти. Щодо аналізування того, як діє замовник на торгах. По-перше, маємо дізнатись, чи є в нього улюбленці. Улюбленці — компанії, які є в досить дружніх стосунках з замовником. Ознакою улюбленця є те, що компанія, яка бере участь у торгах, перемагає у конкретного замовника завжди, і більше ні в кого вона не перемагає або й не бере участі. Іншою ознакою є те, що постачальник, який постачає інтерактивні дошки, також постачає харчування для дитячих садочків, прибирає вулиці того ж міста і т.інше. Це великий спектр робіт, який він робить і загалом викликає підозри, що одна компанія може і харчі постачати, і комп'ютери. Тобто, за наявності таких ознак, очікувано, що компанія може виявитись улюбленцем, і якщо вже брати участь в торгах, знаючи, що там є такий улюбленець — треба бути готовим до оскарження. Тому — варто усвідомлювати: варто витрачати час чи ні. Ми бачимо, що витрачатимемо кошти ще на юриста — на захист нашої позиції в АМКУ, якщо нас відхилять, бо там є учасник, який більш до вподоби замовнику. 

Також слід дивитись на ризик постійних відхилень учасників, які не є улюбленцями. Якщо ми бачимо, що є улюбленець, постійні відхилення інших учасників, які можуть бути не дуже обгрунтовані, то маємо розуміти, який буде прибуток на цій закупівлі, якщо виграємо, а який час — затратимо. Тож постане запитання: чи брати в цій закупівлі участь і чи вартий той прибуток передбачено затрачених ресурсів?

Ще звертаємо увагу на частоту оскаржень умов закупівлі. От ще навіть не вивчаючи закупівлю, тендерну документацію — зауважуємо, що торги оскаржуються досить часто, дуже багато вимог до тендерної документації. Це означає, що там можуть бути дискримінаційні вимоги, які обмежують коло учасників, щоб надати перевагу своїм улюбленцям. Це все ризики, які несе компанія, якщо бере участь у закупівлі упередженого замовника. Відповідно, потрібно чітко зважити всі за і проти, розуміти, яка попереду очікується робота. 

Вчасні оплати. Виконання договорів

Перевіряємо оплати + Підстави розірвання угод 

Нам важливо знати, чи вчасно замовник оплачує угоди. Перевірити оплати можна, перейшовши з модулю BI на закупівлі, і переглянути оплати за аналогічними товарами або поглянути, як оплачує замовник: чи дійсно він вчасно сплачує свої договори і т.ін. Також можна подивитись, якщо угоди були в самій закупівлі розірвані замовником — треба дивитись з яких причин вони розірвані — чи були це об'єктивні причини, або, можливо, виконавець не виконував свою угоду чи ще щось. А також може бути, замовник не розрахував свої бюджетні асигнування, скільки коштів в нього буде, а все одно оголосив закупівлю. Але не отримав грошей та розірвав угоду через відсутність фінансування. Особливо ризиковими такі показники є, якщо угода укладена і розірвана ще до початку виконання. Це може свідчити окрім того, що дійсно нема фінансування і ще й про те, що такий замовник може так робити — розривати угоди ще до початку виконання, якщо все ж таки переміг якийсь неулюблений постачальник. Вони змінюють вимоги, тиснуть на учасника і потім розривають договір. Такі випадки є, і це також ризик. 

Отож, слід усвідомлювати всі ці ризики і брати участь у закупівлі, заздалегідь проаналізувавши, перераховані моменти. Тому що перемогти в закупівлі — одна частина справи, а виконати угоду і отримати свої гроші — інша. 

Також ознайомитись, як саме застосовувати модуль аналітики BI для перевірки вагомих параметрів проведення закупівлі і аналізування та вибору тендеру, в якому брати участь можете у відео за покликанням.