Як успішно провести відкриті торги: 15 порад Замовнику

Спочатку річний план – потім оголошення

Стаття 4 Закону передбачає, що закупівлю здійснюють відповідно до річного плану. Та як показує практика, замовники не завжди вчасно оприлюднюють його. Протокол засідання комітету про затвердження річного плану має бути датований не більше ніж п'ять днів до моменту його оприлюднення в системі. А ще краще, все робити в один день.

Перед створенням оголошення про проведення відкритих торгів документація має бути готова

Доволі часто замовники створюють оголошення про проведення відкритих торгів і лише після цього приступають до підготовки тендерної документації. Це серйозна помилка, адже для підготовки якісної документації потрібен час, а штучне обмеження себе в часі призводить до неточностей, які змусять в майбутньому відповідати на запитання та вимоги вибагливих учасників, вносити зміни до документації, або ще гірше – призведуть до відміни торгів.

Інформація в річному плані, оголошенні та в документації має бути ідентична

Існує безліч прикладів, коли невідповідність інформації в річному плані, оголошенні про проведення відкритих торгів та в документації призводила до відміни торгів. Тож будьте уважні та синхронізуйте інформацію, яка стосується конкретної закупівлі.

Розпочинайте відкриті торги завчасно

Не чекайте затвердження кошторисних призначень на початку року, розпочинайте торги в листопаді-грудні для задоволення потреб у наступному році.

І навіть, якщо вам виділять менше грошей, завжди можна скористатись нормою п. 1 ч. 5 ст. 41 Закону – зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника.

Уважно формуйте очікувану вартість закупівлі

Для формування адекватної очікуваної вартості існує безліч механізмів – від ринкових консультацій до власного маркетингового дослідження цін за допомогою відкритих джерел. Наприклад, на основі аналізу цін торгів в системі Prozorro, що нещодавно успішно завершились чи за допомогою аналітичних ресурсів, наприrлад, bi.prozorro.org

Проводьте ринкові консультації із потенційними учасниками

Відповідно до ч. 4 ст. 4 Закону для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення статті 5 цього Закону. Вони допоможуть правильно сформувати очікувану вартість закупівлі та якісне технічне завдання, яке задовольнить потребу замовника.

Якісне технічне завдання – запорука успіху торгів

Як не дивно, але при закупівлі робіт – найскладнішого предмету закупівлі, технічне завдання вже готове. Ви берете обсяги робіт із проектно-кошторисної документації.

А от при закупівлі товару спостерігається більш складна ситуації. Зокрема, в документації рекомендуємо надавати визначення поняття «еквівалент», щоб учасник чітко розумів, що його аналогічний товар відповідає потребам замовника.

Розробіть власний шаблон документації 

Замовники у багатьох випадках, розробляючи документацію, складають її із різних аналогічних документацій інших замовників. Ключові моменти, за якими відрізняються тендерні документації, залежать від предмету закупівлі – це кваліфікаційні вимоги, технічне завдання та проект договору, а також інформація, яка міститься в розділі «Загальні положення». Вся інша інформація – шаблонна. Тож спростіть для себе процес її підготовки – розробіть свій шаблон документації.

Врахуйте особливості роботи системи Prozorro

Наприклад, система не рахує робочі дні, а вважає днем – 24 години. Найбільше проблем виникає із відповідями замовника на вимоги щодо усунення порушень. А оскільки положення Цивільного кодексу України, що стосуються строків, «не дружать» із системою, рахуйте строки самостійно без підказок системи та робіть все завчасно.

Проект договору – найголовніша частина тендерної документації

Розробляючи проект договору потрібно врахувати специфіку предмету закупівлі, чітко прописати порядок зміни його умов, приділити увагу розділу про відповідальність сторін і звичайно ж не забути про особливості роботи «вашого» казначейства.

Зрозумілі рекомендації учасникам щодо підготовки тендерної документації

Якщо бажаєте отримати ринкову пропозицію від учасників та конкуренцію на торгах – допоможіть учасникам підготувати якісну пропозицію.

Не ставте надмірних вимог до учасників. Як варіант – підготуйте загальні рекомендації для усіх потенційних учасників й розмістіть їх на власному сайті.

Прописуйте чіткий механізм зміни ціни в проекті договору

Якщо купуєте товар, чітко пропишіть в проекті договору періодичність перегляду цін в межах 10 % та зорієнтуйте учасника щодо переліку документів, які можуть слугувати підтвердженням зміни ціни. Зробіть прив'язку до зміни ціни саме на відсоток коливання, що зменшить ризик демпінгу та не призведе до необґрунтованого «підгону» ціни до ринкової.

Враховуйте різне законодавство 

Окрім норм спеціального Закону замовник має врахувати й ряд нормативно-правових актів, які також регулюють закупівельну діяльність.

Наприклад, законодавства про санкції, про захист персональних даних, про мову тощо. Щодо нормативних актів специфічного характеру, то варти знати, що все залежить від предмету вашої закупівлі.

Застосовуйте однаковий підхід до розгляду пропозицій

Електронна система закупівель діє за принципом «всі бачать все». Замовники мають дотримуватись положень Закону та здійснювати розгляд пропозицій згідно з вимогами своєї документації. Якщо відхиляєте одну пропозицію, яка не відповідає вимогам вашій документації, то закривати очі на недоліки іншої – наступної пропозиції, неприпустимо.

Боріться із недобросовісними учасниками

Найбільш дієві механізми боротьби з недобросовісними учасниками – забезпечення виконання договору про закупівлю та оперативно-господарські санкції.

Стаття з сайту   e-tender.ua

Повний текст статті можете прочитати у журналі «Консалт Інфо» №7 (13).

Сайт журналу для перегляду:  https://www.konsaltua.com/magazine/

Нагадаємо, «Консалт Інфо» - фахове видання, експерти-автори якого пишуть для замовників та учасників публічних закупівель. Перший номер журналу вийшов у червні 2018 року.