Як проводити закупівлю за кошти донорів - інструкція для користувачів

Відтепер закуповувати через систему Prozorro можливо за правилами донорів. Нова процедура передбачає налаштування закупівлі відповідно до правил закупівель конкретних організацій/донорів.

Що необхідно зробити, щоб оголосити закупівлю за правилами донорів в Прозорро

Для того, щоб оголосити в системі Прозорро закупівлю за правилами донорів необхідно здійснити кілька кроків:

Реєстрація

Для проведення закупівель в Прозорро потрібно бути зареєстрованим на одному з авторизованих електронних майданчиків. На самому порталі Прозорро немає реєстрації. Особисті кабінети користувачів знаходяться на електронних майдачниках. Перелік майданчиків можна переглянути за посиланням: https://prozorro.gov.ua/majdanchiki-prozorro
Всі майданчики мають однаковий функціонал, тому замовник зможе зареєструватись на будь-якому майданчики. Всі опубліковані закупівлі будуть доступні на всіх майданчиках на на порталі prozorro.gov.ua

Що необхідно для реєстрації

Необхідно на обраному майданчику заповнити реєстраційну форму. Також ви маєте пройти аутентифікацію, тобто майданчик перевірить, що це саме та організація реєструється, яку ви вказали в даних підприємства. Автентифікація може здійснюватись кількома способами, наприклад, укладанням договору між майдачником та вашим підприємством; за допомогою банківського платежу; Bank ID, Mobile ID, КЕП/УЕП. Якщо у вас будуть виникати питання під час реєстрації - звертайтесь до служби підтримки майданчика на якому реєструєтесь і вам обов’язково допоможуть.
Також вам в роботі необхідний буде електронний підпис, тому оформіть його заздалегідь. Система не валідує накладаєте ви кваліфікований електронний підпис чи удосконалений, тому для здійснення дій в системі вам не обов’язково робити КЕП на токені чи в хмарі, достатньо підпису з приватбанку чи іншого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Весь перелік надавачів електронних довірчих послуг чи можете знайти за посиланням: https://czo.gov.ua/ca-registry

Почніть створення закупівлі

В особистому кабінеті на майданчику натиснути “Створити закупівлю” і з переліку запропонованих процедур обрати “Спрощена закупівля”.

Заповніть інформацію про предмет та умови закупівлі

Заповнити необхідні поля оголошення закупівлі. Наприклад, назву закупівлі, код CPV, умови оплати, умови та строки доставки тощо. Обов’язкові поля зазвичай на майданчику позначені зірочкою.
Також у замовника є можливість додати документи - тендерну документацію чи інші вимоги до учасників закупівлі. Деяка інформація, така як інформація про Замовника буде заповнена автоматично.

Конфігуруйте закупівлю під власні потреби чи вимоги

Також у вас буде блок, який називатиметься Параметри закупівлі або конфігурації. Ви можете конфігурувати свою закупівлю відповідно до правил донорів. За замовчуванням всі налаштування будуть стояти для звичайної спрощеної закупівлі, що проводиться в системі Прозорро.
Як потрібно змінювати параметри закупівлі:

В особистому кабінеті на майданчику натиснути “Створити закупівлю” і з переліку запропонованих процедур обрати “Спрощена закупівля”.

Заповніть інформацію про предмет та умови закупівлі

Заповнити необхідні поля оголошення закупівлі. Наприклад, назву закупівлі, код CPV, умови оплати, умови та строки доставки тощо. Обов’язкові поля зазвичай на майданчику позначені зірочкою.

Також у замовника є можливість додати документи - тендерну документацію чи інші вимоги до учасників закупівлі. Деяка інформація, така як інформація про Замовника буде заповнена автоматично.

Конфігуруйте закупівлю під власні потреби чи вимоги

Також у вас буде блок, який називатиметься Параметри закупівлі або конфігурації. Ви можете конфігурувати свою закупівлю відповідно до правил донорів. За замовчуванням всі налаштування будуть стояти для звичайної спрощеної закупівлі, що проводиться в системі Прозорро.

Як потрібно змінювати параметри закупівлі:

- якщо ви хочете проводити оцінку пропозицій в два етапи, тобто спочатку розкриваються технічні, кваліфікаційні документи та інші, а фінансова частина розкриється тільки по тих участниках, яких ви допустите на наступний етап за результатами розгляду їхніх технічних і кваліфікаційних документів. В такому разі конфігурація Попередня кваліфікація учасників має бути активною.


- якщо ви в своїй тендерній документації зазначили, що будете визначати переможця закупівлі не за ціною, а за співвідношенням ціни та якості. Тобто, наприклад, будете оцінювати у балах технічну і кваліфікаційну частину, потім цінову і переможцем стане той, хто отримає найвищі бали. В такому разі у вас має бути НЕ активна конфігурація Послідовний порядок розгляду пропозицій. І тоді у вас на розгляд стануть всі пропозицій одночасно і ви зможете обрати переможцем будь-кого з учасників, а не найдешевшу пропозицію.

- якщо ви хочете, щоб вам учасники могли подавати пропозиції вище очікуваної вартості, тоді ви маєте зробити неактивною конфігурацію Ціна пропозиції обмежена очікуваною вартістю.

- якщо ви хочете, щоб учасники могли подавати пропозицію в іншій валюті, ніж очікувана вартість, тоді ви маєте зробити неактивною конфігурацію Валюта пропозиції визначена очікуваною вартістю.

- якщо ви хочете, щоб ваша закупівля проходила без аукціону, тоді ви маєте зробити неактивною конфігурацію Електронний аукціон.

- також ви можете обрати мінімальну кількість пропозицій, яка має бути подана торги, щоб вони відбулись. У відповідному полі ви маєте вписати цифру.

Опублікуйте закупівлю

Для публікації закупівлі накладіть на неї електронний підпис. Також перевірте чи з’явилась закупівля на порталі prozorro.gov.ua. Для цього ви можете або зайти на портал https://prozorro.gov.ua/search/tender і в рядок пошуку ввести номер своєї закупівлі в тому форматі, що показано на скріншоті нижче (замість нулів у вас будуть цифри). Номер закупівлі ви зможете знайти на сторінці закупівлі на майдачнику.

Тож тепер Ваша закупівля створена. І починають етапи її проведення. Детально розглянемо кожен з етапів і дії, які ви можете здійснювати на кожному з цих етапів. Тож давайте про ці етапи по порядку.

Період уточнень

Період уточнень має тривати не менше трьох робочих днів. В цей час постачальники мають право звернутись з питанням чи вимогою до вас.

Ви в цей період можете через систему відповісти  на звернення учасників закупівлі. Також в цей період ви можете  внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі, та/або вимог до предмета закупівлі. 

Нагадаємо, що всі питання та відповіді будуть публічно доступні в системі Прозорро. 

Період подання пропозицій

Цей період не може тривати менше 2 робочих днів. В період подання пропозицій постачальники подають свої пропозиції. Постачальники в цей період вже не можуть звертатись з питаннями.

Розкриття пропозицій

Після завершення періоду подання пропозицій всі пропозиції, що були подані розкриваються. Якщо не було подано жодної пропозиції чи було подано менше пропозицій, ніж замовник зазначав в полі Мінімальна кількість пропозицій, то закупівля автоматично відміняється.

Розгляд технічних та кваліфікаційних документів пропозицій

Якщо ви під час створення закупівлі обрали закупівлю з попередньою кваліфікацією, то вам спочатку відкриються технічні та кваліфікаційні документи всіх учасників закупівлі. 

У вас буде можливість переглянути документи учасників. 

Також буде можливість подати вимогу про усунення невідповідностей, якщо у учасника в пропозиції відсутні або неправильно оформленні певні документи. Постачальник зможе в такому разі довантажити документи до своєї пропозиції. 

Також ви маєте по кожному учаснику прийняти рішення відхилити пропозицію чи прийняти, тобто допустити до наступного етапу розгляду. Після прийняття рішення по кожному учаснику ви натискаєте на кнопку “Сформувати протокол розгляду”.

В особистому кабінеті процес попередньої кваліфікації буде виглядати так, як на скріншоті нижче. Це інтерфейс одного з майданчиків, на різних майданчиках цей етап може виглядати трохи по-різному, але скрізь ви зможете здійснити одні й ті самі дії.

Розгляд фінансових документів пропозицій та визначення переможця

Після формування протоколу розгляду розкриються ціни учасників та їхні документи, які вони завантажили в “конверти” фінансові документи та кошторис. 

Після розгляду фінансових документів ви можете обрати переможця закупівлі. Якщо ви під час створення закупівлі зробили неактивною конфігурацію Послідовний порядок розгляду пропозицій, тоді у вас всі учасники стануть на розгляд одночасно і ви зможете обрати переможцем будь-кого з учасників, навіть найдорожчу пропозицію, якщо за вашими підрахунками співвідношення ціни та якості ця пропозиція буде для вас найвигіднішою.

На своє рішення про визначення переможця ви також маєте накласти свій електронний підпис. Також до підписання і публікації інформації про договір в системі ви можете відхилити пропозицію Переможця і перейти до розгляду інших пропозицій. Наприклад, якщо переможець відмовився підписувати договір тощо.

Завершення закупівлі

Завершується закупівля публікацієї інформації про договір. Ви маєте внести основну інформацію про договір, а саме, дату підписання договору, його номер тощо. Після публікації договору закупівля переходить в статус Завершена.