Як провести запит пропозицій вдало: 5 порад Замовнику

Статтю підготувала Анастасія Гавриленко, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro

Закупівлі через Prozorro Market мають ряд переваг порівняно з іншими процедурами. Все відбувається швидко, без довгої підготовки документації, розгляду і оцінки тендерних пропозицій. Крім того, певні категорії товарів можна придбати виключно шляхом запиту пропозицій: частина продуктів харчування, медичних матеріалів і препаратів. Тож ми підготували рекомендації, як проводити запит пропозицій вдало. Ці поради будуть корисними і для досвідчених закупівельників, і для тих, хто лише відкриває для себе можливості електронного каталогу.

Реально оцінюйте строк подання пропозицій і поставки товару. 

Законодавством встановлено, що строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій в електронній системі закупівель. 

Проте на практиці за такий короткий термін учасники не завжди встигають подати пропозицію. До того ж часто замовник ще і встановлює короткий термін на поставку. Наприклад, встановлює два дні на подання пропозицій і ще тиждень на поставку. Для учасника це може бути нереальними строками. Зазвичай у нього не лежить на складі саме той товар, що ви купуєте. Тому потрібен час на доставку. В таку закупівлю добросовісний учасник не подасть пропозицію, адже не зможе виконати своє зобов’язання.

Тож ми радимо оголошувати закупівлю завчасно і давати учасникам більше часу на подання пропозицій і поставку товару. Це дозволить більшій кількості учасників взяти участь у закупівлі, збільшить конкуренцію і дозволить замовнику отримати товари за найнижчими цінами.

Опишіть умови поставки в закупівлі

У замовника можуть бути специфічні вимоги до поставки товарів. Наприклад, дитячий садок потребує щоб постачальник привозив молочні продукти кожен день маленькими партіями до 9 ранку. Зазвичай такі умови прописують в договорах. Проте учасники не завжди звертають на це увагу, коли подають пропозицію.

 Тому ми рекомендуємо прописувати особливі умови поставки товару при оголошенні запиту пропозицій. Заповнювати поле “Умови постачання та інші примітки” не обов’язково, проте на наш погляд, краще все-таки прописати конкретні вимоги щодо поставки. Таким чином ви закцентуєте на цьому увагу потенційного учасника. В свою чергу постачальник навіть не читаючи договір буде розуміти вашу конкретну потребу і одразу зрозуміє, може він її задовольнити чи ні.

Використовуйте шаблон договору

Під час оголошення запиту пропозицій замовник може полегшити собі задачу. Для цього централізовані закупівельні організації підготували шаблони договорів. Це уніфіковані проєкти договорів, які можна використати замість власних. При використанні шаблону система пропонує договір, в який автоматично додається інформація про предмет закупівлі, ціну, якісні і технічні характеристики товару, тощо. Після підтвердження переможця замовник матиме повністю  готовий договір. Залишиться лише підписати його в паперовому чи електронному варіанті і завантажити в систему. 

Таким чином замовник може не витрачати час на написання власного проєкту договору, а скористатися шаблоном. 

Включайте в очікувану вартість ПДВ

Закупівля через електронний каталог, як і всі інші, починається з визначення очікуваної вартості. І тут постає вічне питання: чи включати в цю суму податок на додану вартість?

Однозначної відповіді на це питання немає в законодавстві. Також при оголошенні закупівель реалізована можливість визначити очікувану вартість як з ПДВ, так і без. 

Проте ми хочемо звернути увагу на планування. Незалежно від того, чи є замовник і учасник платниками ПДВ ми рекомендуємо в плані визначити очікувану вартість з урахуванням податку. Таким чином, навіть якщо в самій закупівлі ви вказали суму без ПДВ, ви матимете можливість укласти договір на суму і без податку, якщо обидві сторони не платники, і з податком.

Звертайте увагу на одиниці вимірювання в профілі товару щоб правильно розрахувати кількість

В електронному каталозі профіль кожного товару містить певну одиницю вимірювання. Наприклад, папір для другу вимірюється пачками, файли штуками, молоко кілограмами, вода питна літрами. При додаванні товарів в кошик замовнику обов’язково треба звертати увагу на одиниці вимірювання і правильно порахувати кількість товару. При цьому треба виходити саме з одиниць вимірювання в каталозі. 

Розглянемо ситуацію: замовник раніше купував канцтовари у відкритих торгах і зазначав кількість паперу і файлів по 50 пачок. В упаковці паперу 500 аркушів, в упаковці файлів - 100 штук. Щоб купити таку ж кількість через запит пропозицій, замовник має в кошику встановити кількість: папір 50 пачок, файли 5 000 штук. Те ж стосується і інших товарів. 

Щоб закупівля пройшла успішно варто правильно розрахувати кількість товару. Укладаючи договір, замовник і постачальник не можуть привести кількість товарів до кратності упаковки, як у відкритих торгах. В свою чергу умови договору не мають відрізнятись від умов, зазначених в запиті пропозицій.

Таким чином ми зібрали практичні поради для замовників. Дотримуючись цих рекомендацій ви зможете проводити запит пропозицій швидко і якісно.