9 порад Замовнику при складанні тендерної документації

Дуже часто Постачальники не виконують умови договору не з власної ініціативи, а  через, наприклад, некоректно складену тендерну документацію або у зв’язку з наступними обставинами:

• Не зрозуміли. Беруть участь у декількох торгах, тому не завжди уважно читають документацію.
• Не захотіли. З якихось причин відсутня мотивація.
• Хочуть заробити. Для збільшення доходів вдаються до змов і різних схем.
• Не змогли. Через зміни на ринку або інші непередбачувані обставини не змогли виконати свої зобов’язання.

Щоб захистити себе від недобросовісних Постачальників, замовник повинен дотримуватися простих правил:

1. Чітко прописуйте умови тендерної документації

Потрібно скласти технічне завдання. Воно повинно бути невеликим, але з чітко прописаними характеристиками.

Також потрібно зрозуміло прописувати кваліфікаційні вимоги. Постачальники повинні розуміти, яку інформацію ви хочете про них отримати, виставляючи свої кваліфікаційні вимоги.

Якщо замовник вимагає додаткові документи, потрібно чітко вказувати, які саме документи потрібні і для чого. Постачальник повинен розуміти, яку інформацію ви хочете отримати, вимагаючи той чи інший документ.

2. Чітко прописуйте умови договору

Якщо умови договору будуть незрозумілими для Постачальника, він буде враховувати всі ризики, і це може відображатись на ціні.

В договорі потрібно чітко вказати строк, місце поставки і строк оплати. Замовник повинен вказувати «реальний» строк поставки. Постачальники з різних регіонів повинні бути в однакових умовах.

Також потрібно чітко прописувати відповідальність сторін.

При укладанні договору Замовник повинен розуміти, що ціна на  ринку може змінитись, тому в договорі потрібно чітко прописати механізм зміни ціни (вказати формулу або зазначити інформацію про  довідки, які є підставою для зміни ціни).

3. Включайте до вимог тендерне забезпечення і забезпечення виконання договору

Забезпечення виконання договору захищає замовника від затримок у поставці товару, а також від невиконання переможцем умов договору.

Тендерне забезпечення - це гарантія для Замовника, що Постачальник виконає свої зобов'язання та не відмовиться від підписання чи виконання договору.

4. Прописуйте вагомі штрафи в тендерній документації

В договорі потрібно прописувати конкретну суму штрафу за невиконання умов договору.

5. Завдавайте «репутаційного удару»

Замовник може залишати негативні відгуки про Постачальника в соціальних мережах або на порталі Dozorro.

6. Чітко прописуйте умови контролю якості

Вказуючи вимоги до якості товару, замовник повинен розуміти, як саме він буде її перевіряти.

7. Резервуйте час

Бажано, щоб закупівля відбувалася тоді, коли ще не закінчився товар, придбаний за попереднім договором. У такому випадку замовнику не доведеться приймати незручні для нього умови, встановлені Постачальником.

8. Фіксуйте порушення

Фіксація порушень дисциплінує Постачальника та спрощує процес зняття банківської гарантії у разі настання підстав.

9. Не використовуйте передоплату без вагомої потреби

Надання передоплати може призвести до затримок у поставці товару.

Інформація з виступу Михайла Шнейдера на бізнес-сніданку Прозорро. Весь бізнес-сніданок Ви можете переглянути за посиланням: Бізнес-сніданок: захист від недобросовісних Постачальників