Як постачальнику зекономити час у процесі участі в тендері

Матеріал підготувала Ганна Решетова, фахівчиня відділу розвитку та взаємодії з клієнтами майданчика Zakupki. Prom.ua

Участь у закупівлях потребує від постачальників певних зусиль та витрат часу. Проте є інструменти, які допоможуть учаснику зекономити час та краще підготуватися до тендеру. 

Автоматичний пошук закупівель

Налаштуйте на свою електронну пошту автоматичні повідомлення про нові закупівлі з вашої сфери. Це позбавить вас «ручної» роботи з пошуку цікавих тендерів, а також не дасть прогавити вигідне замовлення. Можна вказати досить багато параметрів для таких повідомлень: групу товарів чи послуг, регіон, в якому закупівля проводиться, ключові слова для пошуку, або навіть «стоп-слова», тобто закупівлі, які потрібно виключити з відбору. Окремо можно підписатись на всі закупівлі потенційно цікавих для вас замовників.   

Звіт про конкурентів та нагадування про аукціон

Якщо ви знайшли тендер для участі, то перш ніж почати готувати документи, варто проаналізувати свою конкурентоспроможність та зрозуміти попит на вашу продукцію або послуги. Будь-яка інформація в системі Prozorro є відкритою, тож можна подивитись учасників минулих закупівель, їхні  ціни та поведінку під час аукціону. Проте, для цього вам потрібен певний час. Якщо його у вас немає, то ви можете просто звернутися до майданчика, з якого працюєте, та отримати безкоштовний звіт за певний період. У ньому буде інформація по всіх  закупівлях за обраною категорією з результатами аукціону,  учасниками та їхньою початковою та кінцевою цінами. 

Окрім того, на деяких майданчиках є автоматичні звіти, які допомагають зменшити навантаження на співробітників компанії-постачальника. Наприклад, звіт про всі подані пропозиції, за допомогою якого можна швидко звітувати про стан роботи,  вести облік підписаних договорів, аналізувати результати участі. Також корисними є звіти з аукціонами, які заплановані на сьогодні та переліком закупівель, де вас вчора оголосили переможцем. Вони допомагають структурувати робочий день та встигнути вчасно замовити довідки для переможця по ст. 17 ЗУ  «Про публічні закупівлі».

Довідки переможця та банківські гарантії не виходячи з дому

У деяких закупівлях обов'язковою умовою є надання тендерного забезпечення у вигляді банківської гарантії. Ви також можете зробити це на майданчику, не заповнюючи заяву у банку. У запиті до банку автоматично підтягуються необхідні дані по закупівлі, а також покликання на неї. Оформлену банківську гарантію ви отримаєте на свою електронну пошту. 

Також не нехтуйте можливістю замовити деякі із довідок переможця онлайн на сайтах відповідних держустанов. Зараз є можливість замовити довідку про відсутність заборгованості по сплаті податків, про відсутність судимості, про корупцію. 

Швидке підписання документів без необхідності їх друкувати

Але, мабуть, найбільше часу займає складання, друк, підписання та сканування вже підписаних документів, які необхідно подати у складі тендерної пропозиції. Цієї роботи можна уникнути, якщо підписати всі необхідні документи за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Ви просто готуєте необхідний документ і завантажуєте його у форматі Word або PDF та накладаєте на нього КЕП. Зверніть увагу, що накласти КЕП на всю пропозицію — це інше. Кожен окремий документ має містити підпис та печатку або ж КЕП, інакше постачальника можуть дискваліфікувати. Проте, підписання КЕП кожного окремого документу не звільняє вас від необхідності накласти КЕП на всю пропозицію загалом, якщо в умовах тендерної документації є така вимога. В той же час, багато учасників накладають КЕП на всі свої пропозиції, незважаючи на наявність чи відсутність такої вимоги. Накладений КЕП не є помилкою, тож якщо ви не впевнені чи є така вимога — краще підписати свою пропозицію.