Участь у публічних закупівлях: тендерна документація, тендерне забезпечення

В попередній статті Ви прочитали про те, хто є Замовником та проводить тендери, хто може брати участь в тендерах та які є процедури закупівлі. З першою частиною статті Ви можете ознайомитись за посиланням:  Як брати участь в тендерах: Постачальник, Замовник, процедури закупівлі

Тепер же перейдемо до більш практичних речей, а саме до питань тендерної документації - документу, згідно з яким потенційні постачальники мають готувати свої тендерні пропозиції.

Тендерна документація

Тендерна документація - документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується Замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель. Тендерна документація - це головне джерело інформації для потенційних постачальників у торгах про вимоги Замовника стосовно поставки товарів, виконання робіт або надання послуг.

Вимоги до змісту тендерної документації описані у  статті 22 Закону, а певні вимоги до оформлення тендерної документації та її структури встановлені наказом  Мінекономрозвитку від 13.04.2016 №680 «Про затвердження примірної тендерної документації».

Отже, поряд з інструкціями щодо підготовки та оформлення постачальниками своїх пропозицій вона містить такі ключові складові, як:

- технічні вимоги до предмета закупівлі;

- кваліфікаційні вимоги до потенційних постачальників разом з переліком документів на їх підтвердження;

- критерії і механізм оцінки поданих пропозицій;

- проект договору про закупівлю.

Слід зазначити, що зміст, обсяг та рівень складності конкретної документації обумовлюються специфікою та складом предмету закупівлі.

Кваліфікаційні критерії та підстави відмови в участі у процедурі закупівлі

Тендерна документація повинна містити один або декілька кваліфікаційних критеріїв до постачальників відповідно до статті 16 та вимоги щодо участі, встановлені статтею 17 Закону.

Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відповідність вимогам статті 17 у разі, якщо така інформація міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Невідповідність постачальника кваліфікаційним критеріям статті 16 і вимогам статті 17 призводить до відхилення його тендерної пропозиції. Доцільно наголосити на тому, що встановлення кваліфікаційних критеріїв розглядається не як право, а як обов’язок Замовника, Закон не дозволяє Замовнику відмовитися взагалі від їх застосування. Однак Замовнику надається право самостійно обирати один або кілька з кваліфікаційних критеріїв, що наведені у переліку частини другої ст. 16 Закону:

• наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;

Закон не встановлює вимог щодо наявності саме власного обладнання, власних виробничих потужностей або власних споруд, будівель, приміщень.

• наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
• наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів);

Визначення аналогічних договорів залежить від предмету закупівлі, тобто відправною ознакою аналогічності є саме однаковість або максимальна подібність за предметом закупівлі. Не можна вважати обґрунтованим встановлення аналогії з клієнтами, місцем поставки тощо. Слід наголосити, що документальне підтвердження, яке вимагається Замовником, має свідчити про фактичну наявність досвіду саме виконання аналогічного (аналогічних) договору (договорів), а не про факт його (їх) укладення.

• наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.

Підстави відмови в участі у процедурі закупівлі визначені в ст. 17 Закону – і таких є 14 підстав!!! (від спроби дати хабара до банкрутства і заборгованості по сплаті податків). З метою полегшення участі постачальника в торгах Закон передбачає так звану «посткваліфікацію» постачальників, що полягає у декларуванні ними на етапі подання пропозицій відсутності підстав для відхилення їх пропозицій через наявність підстав, передбачених статтею 17 Закону. А згодом підтвердні документи надає лише переможець торгів.

Технічні специфікації

Мабуть, найважливішою складовою частиною тендерної документації є інформація про необхідні технічні, якісні, функціональні та кількісні характеристики предмета закупівлі – технічна специфікація.

Технічні специфікації повинні відповідати принаймні двом основним вимогам:

- по-перше, надавати детальний опис товару, робіт або послуг, які необхідні Замовнику з чітким викладенням вимог до предмету закупівлі;

- по-друге, – не мати дискримінаційного характеру.

Важливою вимогою при складанні технічної специфікації є те, що вона не повинна містити посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі якщо таке посилання є об’єктивно необхідним, воно повинно бути обґрунтованим, а специфікація повинна містити фразу «або еквівалент».

Типові помилки/порушення тендерної документації

• встановлення вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації постачальників;
• відсутність або нечітке формулювання у тендерній документації обов’язкової інформації, передбаченої частиною другою ст. 22 Закону, зокрема проекту договору про закупівлю;
• розбіжність, неузгодженість окремих умов та положень тендерної документації, у тому числі суперечність, неузгодженість проекту договору про закупівлю з іншими умовами і змістовними положеннями тендерної документації;
• не зазначення вимог до складу і розрахунку ціни пропозиції, що унеможливлює порівняння цін;
• встановлення необґрунтованих критеріїв оцінки пропозицій, не пов’язаних з предметом закупівлі.

Цікаво, що Закон не містить визначення терміну «дискримінаційні вимоги», оскільки це у кожному конкретному випадку суттєво залежить від предмета закупівлі і відповідного ринку. Отже, встановлюючи вимоги до постачальників, Замовник має самостійно проаналізувати, яким чином та чи інша вимога вплине на конкурентне середовище при закупівлі конкретного предмету закупівлі, наскільки вона обґрунтована, які нормативно-правові акти її регулюють (наприклад, ліцензування або технічне регулювання) та ретельно вивчити ринок можливих постачальників, надавачів послуг, виконавців. Іноді важко розмежувати об’єктивно необхідні, з точки зору Замовника, вимоги до постачальників та вимоги, які можуть бути розцінені як такі, що містять дискримінаційні ознаки.

Разом з тим слід зауважити, що вимоги, які обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації постачальників, найчастіше стосуються:

• кваліфікаційних критеріїв (зокрема, безпідставні вимоги щодо наявності власної виробничої бази, необґрунтованих вимог щодо кількісних показників чисельності власного персоналу, кількісних та вартісних показників щодо досвіду виконання аналогічних договорів);
• встановлення безпідставних, необґрунтованих вимог щодо надання постачальниками додаткових документів в складі пропозиції, що обмежує коло потенційних постачальників (зокрема, підтвердження наявності заявленого обсягу товару на складі постачальника, необґрунтовані вимоги щодо надання підтвердження статусу постачальника як виробника товарів, досвіду роботи саме з бюджетними організаціями тощо);
• дискримінаційне визначення технічних вимог до предмету закупівлі (зокрема, безпідставного зазначення в технічній специфікації детальних параметрів товару певного виробника, що унеможливлює поставку еквівалентного товару; посилання на технічні стандарти, які не використовуються в Україні або які не стосуються предмета закупівлі).

Детальніше про Тендерну документацію Ви можете прочитати в статті за  посиланням.

Тендерне і договірне забезпечення

Згідно з Законом (стаття 25) Замовник має право вимагати від усіх постачальників у складі тендерних пропозицій внесення тендерного забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції, що надається лише у вигляді гарантії. Метою такого забезпечення є гарантування Замовнику прийнятного захисту від “несерйозних” постачальників.

Розмір тендерного забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції становить ≤0,5% для робіт та ≤3,0% для товарів і послуг.

Види гарантії, у якій може бути подано забезпечення:

• банківська гарантія;
• страхова гарантія;
• гарантія фінансової установи.

Найбільш поширеною на практиці вважається вимога про надання забезпечення у формі банківської гарантії. Строк повернення забезпечення тендерної пропозиції становить 5 днів.

Забезпечення пропозиції торгів не повертається Замовником у випадку:

• відкликання пропозиції торгів постачальником після закінчення строку її подання, але до того, як сплив строк, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;
• непідписання постачальником, що став переможцем тендеру/спрощеної закупівлі, договору про закупівлю;
• ненадання переможцем процедури торгів (крім переговорної процедури закупівлі) у встановлений частиною 6 статті 17 Закону строк документів, що підтверджують відсутність підстав, передбачених цією ж статтею 17 Закону;
• ненадання переможцем процедури закупівлі (крім переговорної процедури закупівлі)/спрощеної закупівлі забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо надання такого забезпечення передбачено тендерною документацією/оголошенням про проведення спрощеної закупівлі.

Замовник, як і у випадку забезпечення пропозиції, має право (тобто необов’язково) вимагати від постачальника-переможця внесення ним не пізніше дати укладення договору про закупівлю забезпечення виконання договору, якщо внесення такого забезпечення передбачене тендерною документацією.

На відміну від забезпечення пропозиції, у Законі немає обмежень щодо форм і видів забезпечення виконання договору, які Замовник може визначити у тендерній документації та згодом у договорі.

Замовник повертає забезпечення виконання договору про закупівлю:

• після виконання постачальником-переможцем процедури закупівлі/ спрощеної закупівлі договору;
• за рішенням суду щодо повернення забезпечення договору у випадку визнання результатів процедури закупівлі/спрощеної закупівлі недійсними або договору про закупівлю нікчемним;
• у випадках, передбачених  статтею 43;
• згідно з умовами, зазначеними в договорі, але не пізніше ніж протягом п’яти банківських днів з дня настання зазначених обставин.

Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю не може перевищувати 5 % вартості договору.

Детальніше про тендерне забезпечення Ви можете прочитати в статті за  посиланням.

Деякі поради для участі в публічних закупівлях

Рекомендується визначити не менше двох осіб для роботи у системі, якщо заплановано участь у великій кількості закупівель. Це дозволить одному працівнику готувати і надсилати документи для участі у торгах, а інший же може займатися аналітикою (проводити аналіз попередніх закупівель, визначити, хто є конкурентами, за якими цінами вони виграють, у яких процедурах беруть участь) та розробляти стратегію участі у тендерах.

Вивчення партнерів. Дана рекомендація стосується і вдумливого вибору електронного торговельного майданчика (з урахуванням зручності інтерфейсу, доступних послуг тощо), та перевірки сумлінного виконання відповідними Замовниками всіх умов договорів, особливо оплат за тендерними договорами. Також варто проаналізувати, як часто і чому Замовник скасовує закупівлі вже після аукціону тощо.

Комунікації з Замовниками. Не варто соромитися задавати питання - усі питання/відповіді зберігаються в системі та є доступними для всіх користувачів системи для перегляду у будь-який час.

Питання постачальників є анонімними до закінчення аукціону та лише у вигляді тексту (додаткові файли не можуть підвантажуватися). Натомість Замовник відповідає на всі питання у системі та за потреби завантажує додаткові файли (наприклад додаткову технічну інформацію, фото).

Не варто відкладати подання пропозиції до останнього моменту. Система налаштована таким чином, що якщо ціни пропозицій постачальників збігаються, то останнім право ходу в аукціоні матиме той, хто найраніше подав пропозицію.

Найнижча ціна — запорука виграшного положення. Аукціон побудований на такій логіці, що останній хід кожного раунду робить той постачальник, який подав пропозицію з найнижчою ціною. При цьому, система приймає або залишення без змін або пониження попередньої ціни на суму кроку аукціону, визначеного Замовником.

Для того, щоб реально змагатися в аукціоні, переконайтесь у вашому вході саме як постачальника, а не спостерігача.

Перевірити час початку аукціону. Варто забезпечити стабільний доступ до мережі Інтернет на час аукціону (зараз також можливо брати участь в аукціоні через смартфони).

Не панікувати, якщо конкурент ставить нереально низьку ціну. Це не повинно зумовлювати негайну втечу з аукціону, оскільки досить ймовірно, що під час розгляду пропозиції такого «демпінг-постачальника» Замовник може відхилити його пропозицію як таку, що не відповідає умовам закупівлі. Тоді Замовник розглядатиме наступну кращу за ціною пропозицію і це може бути саме ваша пропозиція.

Формат здійснення господарської діяльності фізичною особою залежить від виду та частоти такої діяльності та регулюється насамперед податковим законодавством. Тобто, якщо фізична особа продає одноразово власне житло, немає законодавчої вимоги такій особі реєструватися як приватний підприємець. Натомість, якщо фізична особа постійно надає певні послуги (правові, аудиторські, прибирання, оренди приміщень тощо), згідно податкового законодавства така особа повинна зареєструватися як приватний підприємець. Контроль за правомірністю ведення господарської діяльності фізичних осіб здійснюють податкові органи.

Прийнята в ЄС і відтепер застосована в Україні система класифікації предметів закупівель називається Єдиним закупівельним словником, який складається з основного словника, що містить набори цифрових кодів і назв товарів, робіт і послуг, а також з допоміжного словника для більш точного опису предмета договору.