У якому вигляді замовнику вимагати від контрагента документи під час здійснення закупівлі на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей?

Пункт 13 Особливостей передбачає чіткий механізм дій замовника у разі здійснення виняткових закупівель, коли відкриті торги було відмінено через відсутність учасників. Згідно з нормою, перед укладенням договору замовник зобов’язаний отримати від майбутнього контрагента повний пакет документів, які спочатку вимагались для участі у торгах. При цьому законодавство не деталізує, яким саме способом ці документи повинні бути надані — чи в паперовому вигляді, чи електронно.

У матеріалі від Медіаресурсу професійних закупівель розглянемо, у якому вигляді замовнику доцільно вимагати документи від контрагента під час здійснення закупівлі на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей, а також проаналізуємо практичні підходи до цього питання.

Практика показує, що надання контрагентом документів через електронні засоби є цілком прийнятним і логічним підходом. Аналітична аналогія з класичним прийомом пропозицій учасників у торгах через електронну систему демонструє, що замовник не очікує отримання паперових копій на пошту — всі документи подаються через електронну систему закупівель. Виняткова закупівля за пунктом 13 фактично повторює цю логіку: контрагент може надати всі необхідні документи на електронну адресу або іншим електронним способом, визначеним замовником, без обов’язкового дублювання таких документів у паперовому вигляді.

Законодавець також не встановлює обов’язку щодо обов’язкового оприлюднення всього пакета документів у звіті про договір. Замовник має право розмістити отримані документи у системі за власним бажанням, але це не є обов’язковою вимогою. Водночас отримані документи мають існувати в повному обсязі та бути доступними замовнику для підтвердження правомірності укладення договору. Такий підхід дозволяє забезпечити контроль та прозорість закупівлі, не створюючи зайвого бюрократичного навантаження на замовника.

Ключовим моментом є збереження повноти і достовірності інформації. Усі документи, які контрагент надає під час виняткової закупівлі, мають відповідати вимогам тендерної документації, включаючи технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, проект договору та вимоги до контрагента, що були визначені замовником у торгах. Це гарантує, що договір, укладений без проведення відкритих торгів, не відрізняється від тих умов, які б діяли у випадку проведення відкритих торгів.

Практичний висновок для замовників полягає у тому, що хоча законодавство передбачає обов’язок отримати всі документи від контрагента, спосіб їх надання не регламентовано. Електронне подання документів є цілком законним і безпечним, і немає необхідності вимагати паперові копії. Опублікування цих документів у системі — за вибором замовника, але всі документи мають бути наявні та доступні для перевірки. 

Таким чином, пункт 13 Особливостей формує гнучкий механізм забезпечення документації при виняткових закупівлях, де основне значення має наявність і повнота документів, а не форма їх надання. Замовник може отримувати документи електронним шляхом, не порушуючи норм закону. 

Додатково рекомендуємо ознайомитися із матеріалами на тему: 

Як застосувати вимоги щодо локалізації у випадку придбання товарів на підставі пункту 13 Особливостей?

Які документи (не)слід вимагати від контрагента під час укладення з ним договору по пп. 6 п. 13 Особливостей?