Топ 8 помилок у відкритих торгах

Статтю підготувала Анастасія Гавриленко, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro

Провести відкриті торги з особливостями (далі - ВТО) доволі складне і ресурсозатратне завдання. А особливо зробити це максимально якісно, щоб ні учасники, ні перевіряючі органи не засумнівались у законності рішень замовника. Саме для цього ми зібрали найпоширеніші помилки, які замовники допускають у ВТО і описали як робити не треба.

Розглянемо що може піти не так на кожному етапі закупівлі.

Надмірні вимоги

Державний замовник, проводячи закупівлю, має два бажання: отримати максимально якісний товар і витратити мінімальні кошти. Задля цього він фундаментально підходить до складання тендерної документації. Але іноді занадто: закуповуючи офісні принтери розписує вимоги наче купує устаткування для проведення ядерних випробувань. Це може стосуватись і кваліфікаційних критеріїв (наявність 10 спеціалістів у штаті, 5 аналогічних договорів, тощо), так і вимог до технічних і якісних характеристик предмета закупівлі, результатів його випробувань, сертифікатів. 

Головний принцип при встановленні вимог у тендерній документації - достатність. Вимоги мають бути саме такими, які важливі для предмета закупівлі, не надмірними. 

Підходящий учасник

Виходячи зі своїх потреб замовники, прописуючи тендерну документацію, можуть порушувати принцип недискримінації і рівності учасників. Це може проявлятися в тих вимогах тендерної документації, які суттєво обмежують коло потенційних учасників. Найчастіше такі умови зустрічаються в закупівлях бензину, дизельного палива. Замовники вимагають щоб заправки учасників знаходилися в певному радіусі або в межах певного населеного пункту або ж у учасника була певна кількість заправок. І на перший погляд така вимога може вважатися логічною, адже замовник не зобов’язаний витрачати час і паливо щоб дістатись до заправки, якщо вона знаходиться на великій відстані. Проте варто розумно підходити до встановлення таких вимог, обґрунтувати їх, перевіряти чи є достатня кількість потенційних учасників, які підходять під такі вимоги. 

Процедура за два-три тижні

Частіше за все при оголошенні ВТО замовники встановлюють строки подання пропозиції у чіткій відповідності закону. Нагадаємо, для товарів послуг строк для подання тендерних пропозицій не менше 7 календарних днів з дати оголошення, для робіт - не менше 14 календарних днів. Це доволі нова зміна в Особливостях здійснення публічних закупівель, затверджених Постановою КМ України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 (далі Постанова №1178). До квітня 2024 року строк подання пропозицій у всіх ВТО складав 7 календарних днів. І замовники в своїй більшості і писали 7 календарних днів для всіх закупівель. Після змін почали для робіт зазначати 14 календарних днів. 

Виникає питання: в чому помилка, якщо законні строки дотримано? В тому, що важливо реально оцінювати час, необхідний на підготовку тендерної пропозиції. Навіть якщо ви проводите закупівлю товару, не завжди за 7 днів учасник може реально його знайти, привезти, розмитнити за потреби. Теж стосується послуг і робіт. За час, встановлений для подання пропозицій, не завжди учасник встигає отримати необхідні документи (дозвіл на проведення робіт на висоті, наприклад), кваліфікований персонал, потрібне устаткування, тощо. 

Бажання отримати результат якнайшвидше

Крім швидкої процедури, замовники також воліють отримувати товар, приймати послуги і роботи максимально швидко після підписання договору. Звісно, бувають ситуації, коли через певні обставини результат потрібен “на вчора”. Але якщо не сталось ніякого лиха, а відбуваються планові щорічні закупівлі, краще надавати потенційним виконавцям договору більше часу. Таким же чином також можна заохотити більше учасників подати пропозицію, адже вони будуть розуміти, що матимуть час закінчити попередній об’єкт, наприклад. В результаті замовник отримає більшу  конкуренцію в своїй закупівлі і відповідно більшу економію. 

Вікторина з 24 годинами

Надати чи не надати час на усунення невідповідностей? Більшість замовників вважають, що 24 години надавати обов’язково. Тоді учасник точно не матиме причини для оскарження. Але це неправильно. 

Перш ніж надавати час на виправлення варто перевірити пропозицію учасника на відповідність п.44 Постанови №1178. Якщо немає причин для відхилення за цим пунктом, то варто проаналізувати пропозицію учасника і визначити, чи є в ній невідповідності. 

Згідно  п. 43 Постанови №1178 невідповідностями не є:

• відсутність тендерного забезпечення; 
• відсутність документів щодо технічних та якісних характеристиках предмета закупівлі, якщо такі вимагались;
• в технічній специфікації є помилки, виправлення яких призведе до зміни предмета закупівлі, найменування товару, марки, моделі тощо.

Все інше можна вважати невідповідностями і надавати час на їх усунення. 

Учасник, який більше подобається

Неоднакове ставлення до учасників - доволі поширене явище. Бувають випадки, коли замовник відхиляє одного учасника, а іншого оголошує переможцем, хоча в обох були помилки в пропозиціях. Або відхиляє учасника з ідеальною пропозицією. Всі подібні ситуації є порушенням законодавства. Тож замовник має максимально добре перевіряти пропозиції учасників, звіряти надану ними інформацію з відкритими реєстрами, приймати виважене і обґрунтоване рішення. 

Підстава для відхилення

Під час перевірки інформації, наданої учасником, замовник може виявити недостовірність даних і відхилити учасника. Формально, він так і має вчинити, але при цьому важливо знайти підтвердження, що інформація недостовірна. Для такого підтвердження замовник не може керуватися виключно відкритими джерелами. Він має отримати офіційний документ. Залежно від ситуації замовник може звернутись до підприємств, установ і організацій з запитом (п. 42 Постанови №1178). На підставі отриманої відповіді, варто вирішити, чи є недостовірна інформація в пропозиції учасника суттєвою? Якщо так, то таку пропозиції можна відхилити.

Краще скасувати

Універсальна підстава скасувати ВТО - неможливість усунення порушень законодавства з публічних закупівель. На практиці її використовують у дуже різних випадках. Проте правомірним таке скасування буде лише в тому випадку, якщо замовник своїми діями не міг завадити цьому порушенню. Умовно, під час розгляду тендерних пропозицій єдина уповноважена особа замовника пішла на лікарняний, строк на кваліфікацію учасника закінчився і жодних дій ніхто не вчинив. В цій ситуації порушення виникло саме через бездіяльність замовника, фактично він міг призначити особу, яка замінить уповноваженого, але не зробив цього. Тож важливо при відміні торгів проаналізувати: міг замовник завадити скасування? Якщо міг, але не зробив, то відміна ВТО буде вважатися неправомірною

Тож ми розглянули часті порушення замовників, які вони допускають під час проведення ВТО. Сподіваємось цей матеріал стане вам у нагоді, адже краще вчитись на чужих помилках.