ТОП 5 порад для планування публічних закупівель на 2025 рік

Заручіться порадами фахівців як організувати планування закупівель –  до уваги спільна стаття від майданчика Е-Тендер та ЮФ «Світ Права», де зібрано технічні та законодавчі ключові моменти

Планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, як визначено частиною 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (Закон 922-VIII). Заплановані закупівлі включаються до річного плану. Урахуйте основних п'ять порад, аби уникнути порушення під час планування на 2025 рік від Тамари Бахтіної, керуючого партнера ЮФ «Світ права». Та дізнайтеся від Антона Волова, головного фахівця по роботі із закупівлями, які  технічні можливості майданчика Е-Тендер допоможуть вам оптимізувати час та сили при плануванні. 

1. Заручіться підтримкою й допомогою

Замовник може створити робочу групу для розгляду тендерних пропозицій, це визначено в частині 12 статті 11 Закону 922-VIII. Уповноважена особа є головою цієї групи та організовує її роботу. До складу групи можуть входити працівники з відповідними знаннями, такі як ініціатор закупівлі, керівник, бухгалтер, юрист тощо. Законодавство вимагає обов'язкової присутності лише уповноваженої особи, інші члени визначаються залежно від специфіки закупівель. Робочі групи можуть бути постійними або тимчасовими, залежно від потреб замовника. Також можуть працювати кілька груп, розділених за видами або предметами закупівель. Результати засідань оформлюються у вигляді протоколу, а рішення групи мають дорадчий характер. Аналогом робочих груп можуть бути листи звернення ініціатора закупівлі або розпорядчі рішення керівника, що містять інформацію про потребу в закупівлі, асортимент, очікувану вартість та характеристики предмета закупівлі.
Відповідно до частини 4 статті 4 Закону 922-VIII для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення статті 5 цього Закону.

Про що потрібно пам’ятати

При плануванні закупівель варто, залучати в допомогу уповноваженій особі робочі групи. Готувати закупівлю потрібно завчасно для того, щоб мати достатню кількість часу для збору потреби, перевірки залишків, аналізу ринку та очікуваної вартості.

2. Можете проводити закупівлю навіть, якщо ще не має виділених коштів

Саме тому процедури закупівель, які потребують тривалого часу, на наступний бюджетний рік замовники розпочинають ще у листопаді-грудні поточного року. Не правильно буде не проводити закупівлю, знаючи при цьому про наявну потребу та очікувати виділення коштів. Оскільки на момент виділення коштів потреба в товарах, роботах, послугах може бути «на вже», відтак, уповноваженій особі не залишиться часу на проведення процедури закупівлі чи запиту пропозицій через електронний каталог.
Відповідно до пп. 4 п. 13 Постанови КМУ №1178 придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.
Проте, якщо така закупівля є планова й про неї замовнику було відомо заздалегідь, не виникли нові обставини, які б зумовили нагальність потреби, застосування пп. 4 п. 13 Постанови №1178 для не проведення процедури закупівлі чи запиту пропозицій через електронний каталог буде не правильним.
Замовники, які в розумінні Бюджетного кодексу України є розпорядниками та/або одержувачами бюджетних коштів, для забезпечення функціонування своїх установ здійснюють закупівлю необхідних товарів, робіт та послуг шляхом укладання договорів про закупівлю, реєстрації бюджетних зобов’язань за цими договорами та оплати коштів з рахунків, відкритих в органах Держказначейства. 
Також, відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 02.03.2012  № 309 «Про затвердження Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України» (зі змінами):

2.1. Розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів), з урахуванням планів асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду бюджету (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), помісячних планів використання бюджетних коштів відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України.

2.10. Органи Казначейства не реєструють: зобов’язання у разі відсутності у розпорядника бюджетних коштів бюджетних асигнувань, встановлених кошторисом.

Про що потрібно пам’ятати

Замовник може проводити закупівлю не маючи при цьому виділених коштів, однак не зможе протягом 7 робочих днів, з дати взяття бюджетного зобов’язання, зареєструвати укладений договір в органах Казначейства. Дане обмеження не застосовується у разі якщо джерелом фінансування закупівлі є не бюджетні кошти, а, наприклад, кошти Національної служби здоров’я України, власні кошти від господарської діяльності, кошти, безоплатно передані дарувальником (наприклад: фондом, корпорацією), грантові кошти тощо.

 3. Включайте до річного плану заплановані закупівлі 

У разі, якщо ви є замовником в розумінні статті 2 Закону 922-VIII, не має значення джерело фінансування закупівлі: кошти державного бюджету, кошти місцевого бюджету чи кошти які  виділяються Національною службою здоров'я України тощо. Всі закупівлі від однієї копійки включаються до річного плану. В одній закупівлі може бути кілька джерел фінансування. В такому випадку при оприлюдненні річного плану на електронному майданчику потрібно зазначити всі джерела фінансування за такою закупівлею.
Однак, є ряд закупівель, які взагалі не потрібно включати до річного плану та/або публікувати про них інформацію в електронній системі закупівель. Згідно з частиною 3 статті 4 Закону 922-VIII до річного плану не включаються закупівлі, для здійснення яких цей Закон не застосовується у випадках, визначених у частинах 5 і 6 статті 3 цього Закону.
Крім того, відповідно до листа Мінекономіки № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020 року, до річного плану не включаються видатки, які здійснюються як відшкодування (компенсація) витрат, у тому числі таких як, наприклад, відшкодування витрат за звітами про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовим звітам), відшкодування вартості комунальних послуг орендодавцю; видатки на оплату праці; видатки на оплату адміністративних послуг, судових витрат (судовий збір), податків, зборів, мита, штрафів, оскільки річний план не є фінансовим документом, має інформативний та декларативний зміст щодо придбань, які планує здійснити замовник протягом поточного періоду. Разом з тим повідомляємо, що листи Мінекономіки не встановлюють норм права та носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

Про що потрібно пам’ятати

Не залежно від джерела фінансування, суми, всі закупівлі, крім вище зазначених винятків, замовники повинні включати в річний план.

4. Оприлюднюйте в Прозорро річний план та зміни до нього вчасно

Замовник оприлюднює в Прозорро безоплатно річний план та зміни до нього  протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Відповідно до статті 253 Цивільного кодексу України, перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок. Рішення про затвердження річного плану на конкретну закупівлю потребує протоколу уповноваженої особи. Публікувати такий документ в Прозорро не потрібно. По суті строк 5 робочих днів на оприлюднення плану відраховується від дати вказаної на протоколі, яким уповноваженою особою затверджено річний план.

Про що потрібно пам’ятати

Згідно з пунктом 3-8 Розділу X Закону 922-VIII, у разі здійснення замовником закупівлі, за умови що вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, замовник оприлюднює в Прозорро звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 р. д. з дня укладення такого договору. Проте річний план та зміни по до річного плану з таких закупівель потрібно опублікувати протягом п’яти р. д. з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Як оптимізувати процес публікації планів розповідає головний фахівець по роботі із закупівлями на E-Тендер Антон Волов.

На E-Tender для замовників доступне створення рядка плану закупівлі шляхом заповнення електронної форми. Такий спосіб доцільно використовувати при публікації невеликої кількості планів. Водночас для роботи з їх великою кількістю, що характерно для періоду початку наступного закупівельного року, доступна функція масового завантаження планів з Excel (Рис. 1).