Топ-5 найактуальніших запитань по спрощеній закупівлі

Статтю підготувала фахівчиня департаменту держзакупівель торговельного майданчика Zakupki.Prom Катерина Клочкова.

За допомогою спрощеної закупівлі замовник може придбати товари, послуги вартістю від 50 тис. грн до 200 тис. грн (до 1 млн грн — для монополістів) та роботи вартістю від 50 тис. грн до 1,5 млн грн (до 5 млн грн — для монополістів). Це зручно та швидко. У цьому матеріалі ми зібрали ключові запитання, які виникають у замовників при проведенні спрощеної закупівлі.

Як правильно визначити тривалість періоду уточнень та періоду подання пропозицій?

Тривалість періодів уточнень та подання пропозицій визначається п. 8 та 9 ч. 3 ст. 14 ЗУ «Про публічні закупівлі». Давайте подивимось на конкретному прикладі, як правильно розрахувати ці строки.

Період уточнень (далі — ПУ) — це час, коли учасники мають можливість поставити запитання/вимоги щодо умов закупівлі. ПУ має тривати не менше трьох робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі. Також, варто враховувати ст. 253 Цивільного Кодексу України, де зазначено, що перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати. Тож, якщо ми оголошуємо закупівлю 1-го вересня 2021 року, то період уточнень ви зможете встановити мінімум до 7-го вересня. Чому так? Давайте подивимось на календар.

1 вересня — оголосили закупівлю;

2 та 3 вересня —  два повні робочі дні;

4 та 5 вересня — вихідні дні;

6 вересня  — третій повний робочий день;

7 вересня — можемо ставити закінчення періоду уточнень (в будь-який час, наприклад, 09:00, 13:00, тощо).  

Період подання пропозицій (далі — ПП) — це час, коли учасники мають змогу подати свої пропозиції через електронну систему закупівель. Відповідно до Закону він не може бути менше двох робочих днів з дня закінчення періоду уточнення. Тож якщо ми встановили закінчення періоду уточнення 7-го вересня то мінімальний строк закінчення ПП буде 10-го вересня. Якщо детальніше:

7 вересня  — закінчення ПУ і початок ПП;

8 та 9 вересня — два повні робочі дні;

10 — можемо встановити закінчення ПП (в будь-який час).

Що робити, якщо постачальник поставив запитання в останні хвилини періоду уточнень, і вже немає технічної можливості надати відповідь?

Незважаючи на те, що за Законом замовник має надати відповідь на запитання, поставлене  під час періоду уточнень, протягом одного робочого дня, — не завжди така технічна  можливість є. Відповідно до технічного завдання Адміністратора системи ДП «Прозорро» система дозволяє надати відповідь на запитання до моменту початку періоду подання пропозицій. Тож, радимо не ставити однаковий час закінчення ПУ і початку ПП. Ви можете залишити проміжок часу між цими термінами, і тоді у вас завжди буде можливість надати відповідь на запитання.

Наприклад, ви можете встановлювати дати таким чином:

7 вересня о 09:00 — дата закінчення ПУ. До цього моменту учасники зможуть ставити запитання;

7 вересня о 18:00 — дата початку ПП. До цього моменту ви зможете надати відповідь.

Тож, навіть якщо учасник поставить запитання зранку 7-го вересня, то в проміжок часу з 9:00 до 18:00 у вас буде змога надати відповідь.

Протягом якого часу після визначення переможця можна підписувати договір та оприлюднювати його в системі?

В спрощеній закупівлі замовник може укласти договір з учасником на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір, але не пізніше ніж через 20 днів (ч. 15 ст. 14).

Для того, щоб оприлюднити договір в системі, є 3 робочі дні. Тобто, навіть якщо договір укладено в останній 20-ий день, у замовника є ще додатково 3 робочі дні для того, щоб його опублікувати.

Скільки часу є у замовника, щоб надати відповідь на вимогу від дискваліфікованого постачальника?

Учасник, пропозиція якого відхилена, може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин його відхилення. Згідно з Законом, замовник має обов’язково відповідати на такі вимоги. Строк для надання відповіді — 3 робочі дні. Але технічно система дає можливість відповісти аж до завершення закупівлі. Тож, якщо з якоїсь причини ви не надали відповідь у визначений Законом термін, то, хоч і з порушенням строків, але у вас буде можливість зробити це до завершення закупівлі.

Чи потрібно оприлюднювати додаткові угоди та звітувати про виконання у спрощених закупівлях?

Щодо додаткових угод — так. У спрощених закупівлях замовник має обов’язково оприлюднювати повідомлення про внесення змін до договору у випадках, передбачених ч. 5 ст. 41 ЗУ «Про публічні закупівлі». Зробити це потрібно протягом 3 робочих днів з дня внесення змін. Дуже часто виникає запитання, чи потрібно оприлюднювати додаткові угоди, які не стосуються цієї статті і не містять інформацію про зміну істотних умов договору. Наприклад, якщо були змінені реквізити замовника/постачальника, або виправлено якусь помилку в договорі. Відповідь міститься в ч.7 ст. 41. Там зазначено, що у разі внесення змін саме до істотних умов договору у випадках, передбачених ч. 5 цієї статті, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору. Тобто, оприлюднювати всі інші додаткові угоди потреби нема.

Замовник зобов’язаний опублікувати звіт про виконання договору за результатами проведення спрощеної закупівлі протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору або закінчення строку його дії (за умови його виконання сторонами), або його розірвання.