Що робити з КЕПом якщо уповноважена особа звільняється?

Що робити з електронним підписом під час звільнення?

Уявити роботу уповноваженої особи (УО) без кваліфікованого електронного підпису (КЕП) неможливо, адже майже всю інформацію, яку уповноважена особа вносить в електронну систему закупівель, необхідно підписувати електронним підписом.

Про те, що такий підпис уповноваженій особі має бути виданий як на представника замовника, ми розповідали неодноразово. Відповідно до частини 2 статті 237 Цивільного кодексу України, не є представником особа, яка хоч і діє в чужих інтересах, але від власного імені. Отже, використовуючи при оприлюдненні інформації в електронній системі закупівель свій особистий ключ, така уповноважена особа діятиме не від імені замовника, а від свого власного, що суперечить законодавству.

Так, при влаштуванні на роботу за довіреністю замовника уповноваженій особі виготовляють персональний КЕП, який використовується такою особою, поки вона працює у замовника та здійснює закупівлі від його імені.

У цій статті Медіаресурсу професійних закупівель ми поговоримо про те, що уповноважена особа має зробити зі своїм електронним підписом у випадку звільнення.

Де зберігається КЕП?

Як ви знаєте, КЕП уповноваженої особи зберігається на захищеному носії інформації (токені), який має вигляд USB-флешки або смарт-картки (пластикової картки з чіпом). Головною задачею токену є безпечне зберігання інформації та ідентифікація користувача. 

Куди подіти токен у випадку звільнення?

З описаного вище зрозуміло, що токен – це фізичний носій. На токені зберігається електронний підпис уповноваженої особи, при перевірці якого через  Центральний засвідчувальний орган відображатиметься інформація не лише про уповноважену особу, а й підприємство/установу/організацію, яке/яку така УО представляє.

У багатьох організаціях існують внутрішні правила, які регламентують облік і використання КЕП. Якщо такі правила передбачають здачу КЕП у випадку звільнення, то звільнена особа повинна дотримуватися цих вимог.

Зазвичай, апаратний носій, на якому зберігається КЕП, повертається організації при звільненні. Однак, інколи замовник не вимагає повертати апаратний носій при звільненні та залишає його в УО, але при цьому самостійно відкликає сертифікат КЕП, щоб унеможливити його подальше використання уповноваженою особою після звільнення. 

Таким чином, здача КЕП при звільненні не є обов'язковою вимогою за законом, але може бути необхідною відповідно до внутрішніх політик організації та вимог безпеки.

Хто може заблокувати/скасувати КЕП?

Відповідно до статті 25 Закону України «Про електронні довірчі послуги», змінити статус сертифіката може тільки його власник. Втім, якщо, наприклад, співробітника було звільнено, тоді керівник організації може скасувати його сертифікат, звернувшись особисто до кваліфікованого надавача з повідомленням встановленого зразка.

Чи треба додатково блокувати/скасовувати КЕП при звільнені?

Припустимо, що правилами вашого підприємства/установи/організації передбачено здача КЕП при звільненні. Варто розуміти, що після здачі такий ключ і далі залишатиметься дійсним. 

При цьому, законом не передбачено обов’язку уповноваженої особи додатково блокувати КЕП після звільнення, однак ми рекомендуємо це зробити, адже звільняючись з установи, ви залишаєте не просто флешку, а носій, який містить ваш особистий підпис, до якого матимуть доступ усі, кому якимось чином став відомий ваш захисний пароль до такого токену.

Тому, для уникнення неприємних ситуацій, рекомендуємо уповноваженій особі при звільненні переконатися у тому, що більше користуватися вашим ключем ніхто не зможе.

Як заблокувати/скасувати дію КЕП?

Заблокувати чи скасувати КЕП можна як в усній, так і у письмовій формі. Найчастіше КЕП уповноваженій особі оформлюють в акредитованих центрах сертифікації ключів «Україна» та КНЕДП – ІДД ДПС. 

Так, наприклад, щоб скасувати, чи заблокувати КЕП, виданий АЦСК «Україна», достатньо звернутися до них у телефонному режимі за номерами: (044) 206-72-30, (044) 206-72-10 та (098) 206-72-10.

Для скасування КЕПу, виданого КНЕДП – ІДД ДПС, необхідно подати відповідну заяву в усній формі за номером (044) 284-00-10.

При цьому, для блокування власник сертифіката повинен повідомити співробітнику Центру таку інформацію:

● ідентифікаційні дані власника сертифіката (код ЄДРПОУ, назву компанії та ПІБ особи, чий сертифікат необхідно заблокувати);

● фраза-пароль для голосової автентифікації.

Статті за темою:

Як відновити доступ до особистого кабінету якщо попердня УО звільнилась та не виходить на зв'язок

Як часто треба складати тестування для уповноважених осіб