Що робити, якщо потенційні учасники звертаються з питаннями/пропозиціями по телефону або електронній пошті? Чи обов’язково реагувати?

Одне з частих питань, які виникають у замовника: “Що робити, якщо потенційні учасники закупівель або ті, які вже подали пропозицію, телефонують або надсилають листи на офіційну пошту замовника? Чи потрібно і можна реагувати на такі звернення?”

Для того, щоб дати чітку відповідь, потрібно врахувати на якому етапі надходять звернення. 

Якщо це відбувається до оголошення процедури закупівлі, замовник може взаємодіяти з потенційним постачальником - запрошувати його в свої закупівлі, збирати комерційні пропозиції, з’ясовувати характеристики товару, наявного в Україні, наприклад. При цьому важливо дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель і однаково ставитись до всіх потенційних постачальників. Цей процес  - це частина підготовки до закупівель, тому тут у замовників є певна свобода. Закупівельник сам вирішує, чи реагувати на такі звернення.

Якщо було оголошено процедуру закупівлі, спілкування між замовником і учасником відбувається через електронну систему закупівель. Так у відкритих торгах з особливостями до замовника можуть надходити звернення під час прийому пропозицій, на які він зобов’язаний відповісти. При цьому замовник самостійно вирішує, чи вносити зміни до тендерної документації. Він зобов’язаний надати відповідь, але чи виконувати прохання потенційного учасника і щось змінювати в закупівлі він має право вирішити самостійно. 

Що ж стосується електронних і фізичних листів на офіційну пошту замовника під час проведення закупівлі, реагувати на них не обов’язково. Більше того, вносити зміни до оголошення або тендерної документації тільки через такі звернення не варто. Звісно, у замовника можуть бути певні правила діловодства і ведення кореспонденції, яких також потрібно дотримуватись. Якщо замовник, керуючись внутрішніми правилами, планує надати відповідь на офіційний лист, в ній варто зазначити про необхідність звернення через електронну систему закупівель. 

Підсумовуючи, у замовника і учасника є надійний інструмент взаємодії - електронна система закупівель. В усіх можливих ситуаціях в першу чергу варто користуватися саме цим каналом зв’язку, адже він забезпечує прозорість, доступність і рівність для всіх сторін. Проте на етапі підготовки закупівель не варто нехтувати додатковими можливостями -  запрошеннями потенційних постачальників, моніторингом цін, збором інформації про технічні і якісні характеристики, виробничий цикл, тощо. 

Анастасія Гавриленко,
фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro