Що не так з публічними ІТ-закупівлями в Україні, і як зробити їх більш ефективними
Цифровізація держави — не просто модний тренд, а реальна потреба у XXI столітті. Щоб цифрова держава працювала, їй потрібні сучасні ІТ-рішення. А щоб ці рішення з'явилися — їх треба закупити.
Уявіть: державна установа хоче створити сервіс, необхідний для громади. Вона виділяє бюджет, оголошує тендер, обирає переможця... а потім отримує продукт, який не працює або потребує додаткового доопрацювання.
Так сталося, наприклад, під час створення сервісу «Е-черга» для українських консульств. Виявилося, що кілька консульств мають свої унікальні процеси, під які розроблений функціонал не підійшов.
Чому? Бо ІТ-закупівлі в Україні — це складна історія з багатьма «але».
TI Ukraine разом з KSE на запит Міністерства цифрової трансформації дослідили, що саме не працює в ІТ-закупівлях, і як це виправити. Результати цього дослідження лягли в основу пропозицій до Державної антикорупційної програми (ДАП).
Головний висновок дослідження – Україні не потрібні нові паралельні системи для проведення закупівель. Prozorro уже працює ефективно, і замість створювати щось з нуля, варто сфокусуватися на його вдосконаленні.
Щоб ІТ-закупівлі були зрозумілими та ефективними, дослідження розклало їх по поличках — на чотири основні категорії, кожна з яких має свої ризики, проблеми та рекомендації щодо їх вирішення:
- базове залізо без кастомізації — обладнання, яке має стандартні характеристики: комп’ютери, сервери, принтери, мережеве обладнання;
- типові коробочні ІТ-програми — ті, що мало чим відрізняються від установи до установи: наприклад, офісні пакети, антивіруси, Windows, системи резервного копіювання;
- розробка та модернізація ІТ-програм на замовлення — унікальні проєкти з розробки або модернізації вже наявних програмних продуктів, які потребують індивідуального підходу: сервіси для громадян, бізнесу, рішення електронного документообігу, кібербезпеки;
- супутні ІТ-послуги — без яких основні ІТ-продукти можуть не запрацювати належним чином: навчання персоналу, створення техдокументації, кіберзахист, зокрема проходження комплексної системи захисту інформації (КСЗІ).
ІТ-закупівлі — це вже давно не поодинокі контракти на кілька ноутбуків. Це великі, дорогі й складні процеси, які потребують чіткого планування, контролю й професійного підходу.
Коли йдеться про розробку нового ІТ-продукту чи модернізацію вже існуючого, кожен проєкт — унікальний, і шаблонного підходу тут не існує. Успіх залежить від чітко сформульованих вимог, досвіду команди й постійної взаємодії між замовником і виконавцем. Якщо із залізом або типовими ІТ-продуктами все простіше — ще до закупівлі можна перевірити характеристики, наприклад ноутбука, і обрати кращий варіант, — то з розробкою програмного забезпечення навпаки: його якість стає зрозумілою вже після завершення розробки. І якщо щось пішло не так, це означає не просто втрату бюджету, а й часу, а також довіри замовника та користувачів до розробника. Наслідки таких помилок зазвичай суттєві, складні та дорогі. Саме тому в дослідженні ми зосередили увагу на цій категорії ІТ-закупівель.
Масштаб у числах
- ≈ 13,2 млрд гривень — такі обсяги фінансування передбачені Національною програмою інформатизації на 2024–2026 роки, відповідно до інформації, наданої Міністерством цифрової трансформації.
- 42,4 % усіх завдань — це нові цифрові або модернізовані старі ІТ-продукти, і це 3,4 млрд від загального бюджету (а саме тут найбільше провалів).
- Лише 4,3% завдань — на навчання, кіберзахист та інші критично важливі речі.
Що саме не так?
- Кожен замовник вигадує свій велосипед
Різні державні органи купують схожі за характеристиками ІТ-продукти — але кожен по-своєму. Хтось обирає одне рішення, хтось — зовсім інше, і ці ІТ-засоби часто не працюють разом. Це створює хаос, несумісність і зайві витрати.
Розробники розповідали, що працюючи з державними замовниками, щоразу стикаються з абсолютно різними підходами до ІТ — у кожного свій набір технологій, архітектура, навіть терміни. Тобто те, що добре спрацювало для одного міністерства, не можна перенести до іншого без перероблення. Через це команди змушені шукати нових спеціалістів під кожен проєкт, а інтегрувати системи між собою стає технічно складно і дорого.
- Замовники часто беруть ціну зі стелі
Державні замовники не завжди знають, скільки насправді мають коштувати ІТ-продукти або їх розробка. Тому оцінка вартості відбувається на око: беруть щось із попередніх схожих закупівель та рідко проводять попередні ринкові консультації. У результаті — або завищена вартість, яка призводить до неефективного використання бюджету, або навпаки — занижена, і ніхто не хоче брати участь в закупівлі. В одному з кейсів компанія-розробник настільки знизила ціну під час аукціону, що після перемоги не змогла виконати всі задачі, бо коштів банально забракло. - Немає стандартизованих зразків документів для типових ІТ-продуктів
Через відсутність уніфікації тендерних документів відповідно до різних видів типових ІТ-продуктів кожен замовник пише тендерну документацію по-своєму — хтось дуже поверхнево, хтось занадто складно, намагаючись деталізувати навіть те, що не треба. Учасники ринку змушені кожного разу розбирати ребус, щоб зрозуміти, що саме мається на увазі, витрачаючи час і ресурси на аналіз замість того, щоб просто подати якісну пропозицію. Це ускладнює участь у закупівлях, особливо для нових або менших компаній, і зрештою знижує конкуренцію та якість проєктів. - Замовнику не вистачає фахівців з досвідом в ІТ
Багато державних замовників просто не можуть визначити потребу та не знають, як правильно купувати ІТ-продукти. Вони не можуть написати технічні вимоги, не розуміють ринок, не знають, що їм насправді потрібно. А без цього — важко купити якісний продукт. Навіть якщо вдалось провести закупівлю того, що треба, замовнику потім складно контролювати саму розробку. І кейси з дослідження підтверджують, що коли у замовника не вистачає відповідних ІТ-фахівців, здатних описати внутрішні бізнес-процеси й сформувати технічне завдання, функціонал розроблених систем виходить незручним або не повністю придатним для практичного використання.
А можна щось з цим зробити?
- створити єдину базу стандартів для типових ІТ-рішень (наприклад, у Prozorro Market);
- кластеризувати обладнання — тобто розділити на типові групи і закуповувати їх централізовано.
- зменшити витрати;
- полегшити технічну підтримку;
- забезпечити сумісність систем і програм між різними установами.
- зібрати експертів в одному місці;
- визначати справедливі ринкові ціни;
- зменшити навантаження на замовників.
- зробити шаблони тендерної документації — щоб не писати з нуля кожного разу;
- дозволити довші строки на подання пропозицій;
- впровадити оцінку за балами, а не лише за ціною (враховувати якість, досвід тощо);
- активніше користуватися попередніми ринковими консультаціями.
- організувати спеціалізовані програми навчання для технічних спеціалістів, спрямовані на підвищення їхньої кваліфікації у сферах ІТ, кіберзахисту, управління проєктами, закупівель, бізнес-аналізу та державного управління;
- створити внутрішні ІТ-відділи в держустановах для ефективного управління ІТ-проєктами.
- якісніше визначати потребу та готувати технічну документацію;
- грамотніше та швидше контролювати процес розробки ІТ-продуктів;
- менше залежати від зовнішніх виконавців.
Чому це важливо?
- Дія, реєстри, е-звернення, держпослуги — все це ІТ.
- Кожна сирувата система — це втрата репутації держави.
- Неефективна закупівля = втрати, корупційні ризики, відсутність користі.
Коментарі
До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.