Планування закупівель для медичних замовників: ключ до безперебійної роботи закладу охорони здоров’я

Планування закупівель є одним із найважливіших етапів публічних закупівель для медичних замовників. Саме від якісного та своєчасного планування залежить безперебійне забезпечення лікарень лікарськими засобами, медичними виробами, обладнанням, паливом, продуктами харчування та послугами, необхідними для надання медичної допомоги. Завчасно сплановані закупівлі дають можливість правильно обрати процедуру закупівлі, сформувати обґрунтовану очікувану вартість і уникнути переплат. Коли закупівлі відбуваються поспіхом через нагальну потребу, замовник часто змушений погоджуватися на менш вигідні умови або застосовувати винятки, що не завжди є економічно доцільним. Брак планування часто призводить до ситуацій, коли замовник змушений обґрунтовувати «нагальну потребу». Контролюючі органи часто критично оцінюють такі випадки, особливо якщо потреба прогнозована. Планування дає змогу зменшити кількість позапланових закупівель і пов’язані з ними юридичні ризики. 

Планування закупівель 

Планування закупівель є прямою вимогою законодавства у сфері публічних закупівель. Внесення потреб до річного плану та його своєчасне оприлюднення в електронній системі закупівель забезпечує прозорість дій замовника і зменшує ризики притягнення до відповідальності. Завдяки належному плануванню вдається уникнути штучного поділу предмета закупівлі та неправомірного укладання прямих договорів.

Для закладів охорони здоров’я закупівлі мають критичне значення, адже будь-яке гальмування або помилка може безпосередньо вплинути на життя та здоров’я пацієнтів. Планування закупівель дає змогу:

• прогнозувати реальні потреби закладу;
• раціонально використовувати бюджетні кошти;
• уникати нагальних (аварійних) закупівель;
• зменшувати ризики порушення законодавства у сфері публічних закупівель.

Крок 1. Формування потреби

Першим кроком планування є формування потреби медичного замовника.

Для цього медичні замовники аналізують фактичне споживання за попередні періоди; кількість пацієнтів і ліжко-днів; наявні залишки товарів на складах; плани щодо розширення або перепрофілювання відділень; сезонні фактори (епідемії, опалювальний сезон тощо).

Особливу увагу слід приділяти лікарським засобам і виробам медичного призначення, оскільки їх нестача може призвести до зупинки лікувального процесу.

Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів із дня його припинення або скасування, затверджених постановою КМУ від 12.10.2022 р. № 1178 (далі — Особливості, Постанова № 1178) визначено, що всі закупівлі відповідно до Особливостей замовники здійснюють на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля вноситься до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон).

Водночас ст. 4 Закону встановлено імперативну норму, що  планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг.

Крок 2. Річний план і зміни до нього 

Замовник в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього безоплатно оприлюднює річний план та зміни до нього. Затверджується річний план і зміни до нього протоколом уповноваженої особи.

Закупівлі медичних замовників мають здійснюватися відповідно до річного плану.

Наголосимо, що обов’язку складати річний план на весь рік у замовників немає, потрібно орієнтуватися на потреби медичного закладу та обов’язкові першочергові закупівлі, зокрема закупівлі комунальних послуг, продуктів харчування, медикаментів та медичних виробів.

У річному плані має міститися наступна інформація:

У закупівлях за кошти програми фінансування Європейського Союзу Ukraine Facility замовники додатково в річному плані зазначають:

• джерело фінансування закупівлі;
• захід (крок), передбачений Планом України, у межах якого здійснюється закупівля;
• код програмної класифікації видатків і кредитування відповідного бюджету (у разі коли джерелом фінансування закупівлі є державний або місцевий бюджет).

Особливості передбачають для замовників такі види закупівель:

• прямий договір вартістю до 100 тис. грн;
• відкриті торги з особливостями;
• відкриті торги з публікацією англійською мовою — за рішенням замовника, обов’язку проводити такі закупівлі немає;
• укладення прямих договір без проведення торгів на підставах, визначених пунктом 13 Особливостей;
• закупівлі через електронний каталог: для медичних замовників є обов’язковими для закупівель медикаментів і медичних виробів вартістю від 50 тис. грн, що зазначені в додатку 1 до Постанови № 1178, та закупівлі продуктів харчування, що перелічені в додатку 2 до Особливостей вартістю від 100 тис. грн.

Річний план закупівель є так званою «дорожньою картою» закупівель і має регулярно переглядатися в разі зміни фінансування або потреб медичного закладу.

Усі закупівлі медичних замовників в електронній системі закупівель Prozorro здійснюються виключно на підставі річного плану закупівель або змін до нього, оприлюднених в електронній системі.

Брак позиції в річному плані є порушенням і підставою для накладення штрафу органами контролю Державною аудиторською службою України.

Річний план у Prozorro — це не формальний документ, а інструмент управління закупівлями, який дає змогу: системно організувати закупівельний процес; своєчасно обрати відповідну процедуру; прогнозувати навантаження на уповноважену особу; мінімізувати ризики зриву процедур.

Під час планування медичні замовники мають орієнтуватися не лише на внутрішні потреби закладу, а й на аналітику системи Prozorro, зокрема, доцільно використовувати результати власних попередніх закупівель; середні ціни за аналогічними предметами закупівлі; кількість і активність учасників; частоту відмін процедур. Завдяки цьому можна оцінити очікувану вартість і обрати оптимальні строки для оголошення та проведення процедури закупівлі.

Опублікований річний план закупівель демонструє відкритість замовника, логіку витрачання коштів і передбачуваність дій. Це сприяє зміцненню довіри з боку постачальників, громадськості та органів контролю, а також стимулює конкуренцію між потенційними учасниками.

Уповноваженим особам медичних закладів рекомендовано проаналізувати закупівлі минулого року, визначити пріоритети, закласти ризики і тільки тоді формувати річний план закупівель вашої установи.

Якісне планування — це мінус терміновість, мінус порушення і плюс спокій у роботі уповноваженої особи.

Крок 3. Визначення очікуваної вартості закупівель 

Важливим етапом правильного й ефективного планування є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, оскільки правильне визначення очікуваної вартості предмета закупівлі — один із найризикованіших моментів. Для медичних замовників доцільно використовувати:

• аналіз ринкових цін;
• дані попередніх закупівель у Prozorro;
• комерційні пропозиції постачальників;
• інформацію з відкритих джерел.

Заниження або завищення очікуваної вартості може призвести до відміни процедури або відсутності учасників.

Система Prozorro є одним із головних джерел для обґрунтування очікуваної вартості. Медичним замовникам варто: аналізувати завершені закупівлі аналогічних товарів чи послуг; враховувати регіональні особливості цін; зважати на динаміку цін (особливо для палива, електроенергії, медичних виробів); документально фіксувати проведений аналіз.

Це особливо важливо в разі перевірок ДАСУ або внутрішнього аудиту лікувального закладу.

Крок 4. Планування закупівлі на рік 

Планування в Prozorro передбачає правильний вибір виду закупівлі залежно від очікуваної вартості предмета закупівлі. Медичні замовники мають планувати закупівлі сукупно на рік за одним предметом закупівлі та уникати штучного поділу для проведення прямих договорів.

Система Prozorro є прозорою, і контролюючі органи легко відстежують регулярні закупівлі одного й того самого предмета в одного замовника.

Під час планування важливо пам’ятати про заборону штучного поділу предмета закупівлі для уникнення проведення процедур. Для медичних замовників це особливо актуально, адже закупівлі медикаментів чи медвиробів часто мають регулярний характер. Об’єднання потреб у межах одного предмета закупівлі дає змогу:

• дотриматися вимог законодавства;
• отримати кращі цінові пропозиції;
• зменшити адміністративне навантаження.

Медична сфера є динамічною, тому планування закупівель не може бути статичним. Закон дозволяє вносити зміни до річного плану за потреби. Головне — своєчасно їх оприлюднювати та обґрунтовувати, особливо у випадках нагальної потреби (аварійні ситуації, воєнний стан, епідемії).

Наголосимо, що планування закупівель — один із ключових етапів публічних закупівель, який безпосередньо впливає на ефективність використання бюджетних коштів, безперервність роботи установи та дотримання вимог законодавства. Якісне планування дає змогу замовнику завчасно визначити потреби, уникнути авральних закупівель і мінімізувати ризики порушень замовника. Завдяки раціональному підходу до формування річного плану, правильному визначенню очікуваної вартості та своєчасному його оприлюдненню вдасться забезпечити якісне проведення закупівель, а також підтвердити ефективне використання бюджетних коштів і безперебійну роботу медичного закладу.

Планування закупівель для медичних замовників — це не формальність, а стратегічний процес, що забезпечує стабільну роботу закладу охорони здоров’я. Системний підхід, реалістичні розрахунки та дотримання законодавства дають змогу уникнути кризових ситуацій, зекономити бюджетні кошти та найголовніше — гарантувати пацієнтам своєчасну та якісну медичну допомогу.

Вдалого планування та проведення закупівель без помилок і порушень!

Коментар підготовлено для електронного журналу “ Головний бухгалтер медичного закладу”.