Переговорна процедура закупівлі для потреб оборони. Інструкція з проведення

Проведення переговорної процедури закупівлі для потреб оборони регламентується Законом України "Про публічні закупівлі", а також Законом України "Про особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони". Ця процедура є унікальною і за логікою більш схожа на процедуру “Відкриті торги” ніж на переговорну процедуру. Даний тип процедури є поєднанням відкритих торгів та переговорної процедур закупівель і складається з двох етапів. Перший проходить в системі, другий - поза системою з підтвердженням результату в системі.

В переговорній процедурі закупівлі для потреб оборони є особливості, а саме:

- можливість Переможцю аукціону виправити помилки в документах після проведення аукціону;

- Замовник може передбачити в тендерній документації надання Постачальниками зразку-еталону товару на етапі подання пропозицій;

- після проведення аукціону розгляд пропозицій відбувається, так би мовити, в два етапи (розгляд пропозицій та переговори, детальніше про обидва етапи Ви зможете прочитати нижче).

Коли можна проводити переговорну процедуру закупівлі для потреб оборони

Для того, щоб провести переговорну процедуру закупівлі для потреб оборони мають бути виконані декілька умов:

• ця процедура може проводитись лише Міністерством оборони України,Міністерством внутрішніх справ України, Службою безпеки України, Національною гвардією України, Національною поліцією України та іншими органами, що перераховані в частині 1 статті 2 Закону України “Про особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони”.
  
  
• дана процедура проводиться для закупівлі товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони в особливий період (детальніше в пункті 2 частини 1 статті 1), у період проведення антитерористичної операції, у період введення надзвичайного стану.
  
  
• вартість товарів і послуг має дорівнювати або перевищувати 200 тис. грн, а робіт- 1,5 млн. грн.  Оголошення має бути продубльоване англійською мовою у разі, якщо очікувана вартість закупівлі перевищує суму: для товарів і послуг - 35 тис.євро, а для робіт - 1500 тис. євро

Тож, якщо ці умови виконані, можна переходити до проведення самої процедури закупівлі.

Етапи проведення переговорної процедури закупівлі для потреб оборони

Загальна схема переговорної процедури для потреб оборони складається з 6 етапів і виглядає таким чином:

А тепер давайте детальніше розглянемо кожен етап докладніше.

Що роблять Замовники та постачальники на етапі подання пропозицій

Етап подання пропозицій в переговорній процедурі закупівлі для потреб оборони мінімально триває 6 робочих дні. Даний період, з точки зору можливостей и обов'язків, аналогічний періоду подачі пропозицій у відкритих торгах. Це означає, що з першого дня і протягом всього періоду подання пропозицій Ви можете вносити зміни до тендерної документації (далі - ТД), а Постачальники - подавати свої пропозиції та звертатись до Вас з запитаннями/вимогами (крім останніх 3 робочих днів, як показано на схемі вище) та скаргами (окрім останніх 2 робочих днів).

Тож давайте детальніше зупинимось на тому, що таке запитання, вимога та скарга.

Запитання. З запитаннями будь-який зареєстрований користувач Системи звертається до Замовника, щоб уточнити якусь інформацію про закупівлю. Можливість поставити запитання з'являється з першого дня подання пропозицій і завершується за 3 робочі дня до закінчення строку подання пропозицій. Ви маєте надати відповідь на запитання протягом 2 робочих днів з дня оприлюднення запитанням.

Вимога. Будь-який зареєстрований користувач Системи може звернутись до Замовника з вимогою усунути порушення, яке, на його думку, виникло в процесі закупівлі. Можливість звернутись з вимогою з'являється з першого дня подання пропозицій і завершується за 3 робочі дня до закінчення строку подання пропозицій. Ви маєте надати відповідь на вимогу протягом 2 робочих днів з дня її оприлюднення в системі та в разі слушності зауважень постачальника можете внести зміни в тендерну документацію.

Скарга. Скарга - це офіційне звернення до органу оскарження (АМКУ). На етапі подачі пропозицій подати скаргу можна з дати оголошення закупівлі, а за 2 робочі дні до закінчення строку подачі пропозицій можливість подати скаргу зникає. Строк розгляду скарги органом оскарження становить 3 робочі дні з дати надання Замовником витребуваних органом оскарження документів, необхідних для розгляду скарги, але не більш ніж 10 робочих днів з дати початку розгляду скарги

Що відбувається, якщо Замовник вчасно не відповів на запитання/вимогу

Тож ми вже з'ясували, що Ви маєте відповісти на запитання/вимогу протягом 2 робочих днів з дня їхнього оприлюднення. Всі відповіді на питання та вимоги Ви маєте надати через Майданчик, через який Ви розмістили оголошення. Ви не будете бачити назву компанії, яка поставила питання, лише зміст звернення.

Якщо на момент закінчення періоду подачі пропозицій залишились запитання/вимоги без відповіді Замовника, закупівля автоматично блокується і не переходить в наступний статус (аукціон).

Щоб розблокувати тендер, Замовник повинен:

• змінити строк подання пропозицій так, щоб до кінцевої дати подання пропозицій залишилось не менше ніж на 2 робочі дні;
• внести свою відповідь на запитання/вимогу 

Що варто знати про внесення змін до тендерної документації

Протягом всього періоду подання пропозиції у Вас залишається можливість вносити зміни до тендерної документації.

Підставами для внесення змін до ТД можуть бути:

- власна ініціатива Замовника;

- за результатами звернень;

- на підставі рішення органу оскарження. 

Якщо Ви внесли зміни до тендерної документації, то:

• строки закупівлі необхідно продовжити таким чином, щоб до дати завершення прийому пропозицій залишилось не менш ніж на 3 робочі дні;

• Якщо Ви внесли зміни в тендерну документацію, то нову версію тендерної документації та окремим файлом перелік змін, потрібно оприлюднити (прикріпити до оголошення) через Майданчик  на якому Ви опублікували закупівлю. Зауважимо, що попередня версія документу із системи не видаляється, а відмічається як неактуальна та буде відображатись в розділі "Історія змін". При цьому зберігається можливість її переглянути або скачати, як показано на малюнку нижче.

Постачальники можуть подавати свої тендерні пропозиції на участь в Вашій процедурі закупівлі з моменту публікації оголошення і до завершення періоду прийому пропозиції.

У період подання цінових пропозицій учасник відбору надає Замовнику одиницю товару на перевірку відповідності зразку-еталону (якщо подання одиниці товару вимагалося в оголошенні про проведення відбору) та/або іншим вимогам замовника до предмета закупівлі, зазначеним в оголошенні про проведення відбору.

Тож на етапі подачі пропозицій Ви:

• можете змінювати тендерну документацію. Але якщо Ви вносите такі зміни, то до закінчення строку періоду подачі пропозицій має залишитись не менше 3 робочих днів. Відповідно, якщо Ви вносите зміни, наприклад, за 1 день до завершення періоду подання пропозицій, то Вам доведеться продовжити період подання пропозицій так, щоб до його завершення залишилось не менше, ніж 3 робочих дні;

• зобов'язані відповідати на питання Постачальників через систему протягом 2 робочих днів з дня отримання запитання. Запитання можуть бути поставлені Вам не пізніше ніж за 3  робочі дні до завершення прийому пропозиції.

Як проходить аукціон

Після завершення періоду подання пропозицій системою автоматично визначається дата та час аукціону. Аукціон завжди призначається на робочий день і робочий час. Ви зможете стежити за перебігом аукціону в ролі "Спостерігача". Перейти до перегляду аукціону Ви можете через посилання в особистому кабінеті або ж  через загальнодоступне посилання на веб-порталі prozorro.gov.ua (як показано на малюнку нижче).

Як проходить розгляд пропозицій в переговорній процедурі закупівлі для потреб оборони

Після аукціону Ви у строк, що не перевищує 3 робочих днів з дня завершення аукціону розглядаєте пропозиції та визначаєте учасника переговорів. Розгляд пропозицій буде проходити за тією ж схемою, що і під час проведення відкритих торгів, а саме:

1. Система запропонує Вам розглянути пропозицію Постачальника, який запропонував найнижчу ціну за результатами аукціону;

2. Ви перевіряєте запропоновану Вам пропозицію та дивитесь чи немає підстав відхилити пропозицію.

3. Якщо підстави для відхилення є, то Ви відхиляєте пропозицію Учасника, прикріплюючи в систему Протокол з відповідним рішенням по даному Постачальнику. Після цього система пропонує Вам розглянути наступного за ціною Постачальника.

4. Якщо підстав для відхилення немає, то Ви робите Протокол Тендерного комітету/Уповноваженої особи, натискаєте на кнопку "Запросити на переговори" та прикріплюєте відповідний протокол.

Зверніть увагу, що підстави для відхилення в даній процедурі відрізняються від підстав в інших процедурах. 

Давайте розглянемо, які ж це підстави для відхилення учасника відбору:

1) ненадання або несвоєчасне надання учасником тендера одиниці товару на перевірку відповідності зразку-еталону (якщо подання одиниці товару вимагалося в оголошенні про проведення відбору) та/або іншим вимогам Замовника до предмета закупівлі, зазначеним в оголошенні про проведення відбору, або документів про підтвердження відповідності товару, роботи чи послуги технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі, визначеним Замовником;

2) невідповідність товарів, робіт чи послуг учасника тендера технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі;

3) відсутність підтвердження подання забезпечення цінової пропозиції (якщо подання забезпечення вимагалося Замовником в оголошенні про проведення відбору);

4) відмова або неучасть учасника відбору в переговорах, призначених Замовником, у визначену Замовником дату їх проведення;

5) відмова учасника відбору від участі в переговорах з ціною/приведеною ціною, поданою ним за результатами проведеного аукціону;

6) невідповідність учасника кваліфікаційним критеріям та вимогам, визначеним у статті 17 Закону України "Про публічні закупівлі";

7) неусунення учасником недоліків у поданих ним документах протягом наступних 24 годин з моменту ознайомлення учасника з такими недоліками під час проведення переговорів;

8) якщо учасник протягом одного року до дати проведення електронного аукціону вчинив порушення в одного й того самого Замовника:

не брав участі або відмовився від участі в переговорній процедурі закупівлі до оприлюднення повідомлення про намір укласти договір - більше трьох разів;

відмовився від підписання договору про закупівлю у визначені Замовником терміни - більше двох разів;

не виконав умови (умов) договору щодо якості та/або терміну поставлених товарів, виконаних робіт, наданих послуг - більше одного разу.

Ви можете відмінити відбір. Підставами для відміни відбору учасників є:

1) неподання жодної цінової пропозиції на участь у відборі;

2) відхилення цінових пропозицій всіх учасників відбору;

3) відсутність подальшої потреби у предметі закупівлі;

4) скорочення видатків на предмет закупівлі.

Особливості проведення переговорів і переговорній процедурі закупівлі для потреб оборони

Рішення про запрошення учасника на переговори приймається тендерним комітетом або уповноваженою особою (особами) за результатами відбору, про що повідомляється Постачальник. Переговори призначаються не раніше ніж на наступний робочий день після прийняття такого рішення.

Що важливо:

1. Під час проведення переговорів перевіряється відповідність Постачальника кваліфікаційним критеріям, встановленим Замовником, та вимогам, визначеним у  статті 17 Закону України "Про публічні закупівлі".

2. У разі виявлення Замовником невідповідності документів Постачальника встановленим вимогам або відсутності будь-якого із документів учасник відбору може усунути недоліки в документах, крім випадку підтвердження подання забезпечення цінової пропозиції, шляхом прикріплення уточнених або нових документів в електронній системі закупівель протягом наступних 24 годин з моменту ознайомлення на переговорах учасника з такими недоліками.

Після проведення переговорів складається протокол.

Загально процес проведення переговорів можна зобразити так, як на малюнку нижче

Замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі у строк не раніше ніж через 4 робочі дні та не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

Чи можна оскаржити рішення Замовника про визначення переможця торгів

Як і у відкритих торгах, у переговорній процедурі закупівлі для потреб оборони Постачальник може оскаржити рішення, що стосуються результатів визначення переможця, дію та/або бездіяльності Замовника (наприклад, відхилення пропозиції тощо). Скарги можуть подаватися до Органу оскарження протягом 4 робочих днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, але до дня укладення такого договору.