На форумі: відповіді на запитання щодо планування закупівель

Щоб посприяти вам у задоволенні закупівельних інтересів та запитів — ми на Prozorro Infobox створили дискусії з експертами, де ви можете ставити свої запитання, відповідати на запитання інших, ділитись своїм досвідом та отримувати думки консультантів в сфері публічних закупівель. 

Зібрали для вас актуальні на форумі запитання щодо планування закупівель та відповіді на них. А відповідають співзасновниці ПП «Центр публічних закупівель» Діана Чайка та Любава Стефанюк. 

Оформлення поточного ремонту

Поточний ремонт в будівлі ліцею — спортзал освітлення 23 тис. грн. За поточний рік було проведено вже два поточні ремонти в будівлі ліцею на 250 тис. грн. Керівник каже, що це непередбачуваний ремонт, не могли ми запланувати. Як правильно це провести документально? Чи можливо таке оформлення?

У цьому випадку необхідно пам’ятати про одне з головних правил ЗУ «Про публічні закупівлі» (далі Закон) Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону.

Тому замовнику аби не допустити поділу предмету закупівлі, що призведе до уникнення проведення закупівель або застосування Закону необхідно правильно планувати закупівлі на початку року. Адже від процесу планування потреб та/або коштів організації залежить і визначення необхідності проведення процедур/спрощених закупівель або відсутність потреби в їхньому проведенні.

У вашому випадку мова йде про поточний ремонт будівлі. В розумінні Закону - це послуги. А згідно Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженому наказом Мінекономіки № 708 від 15.04.2020 (далі -Порядок) під час здійснення закупівлі послуг з поточного ремонту предмет закупівлі визначається за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, лінійним об’єктом інженерно-транспортної інфраструктури згідно з термінологією державних будівельних норм ДБН А.2.2-3:2014 «Склад та зміст проектної документації на будівництво», затверджених наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 04 червня 2014 року № 163, та/або галузевих будівельних норм ГБН Г.1-218-182:2011 «Ремонт автомобільних доріг загального користування. Види ремонтів та переліки робіт», затверджених наказом Державної служби автомобільних доріг України від 23 серпня 2011 року № 301.

Так як ліцей одна будівля, то відповідно поточний ремонт в ліцеї, який буде відбуватись протягом поточного року буде відноситись Замовником (згідно Порядку) до одного предмету закупівлі і відповідно на поточний ремонт будівлі ліцею необхідно проводити відкриті торги уже у випадку, якщо вартість предмета закупівлі перевищує 200 тис. грн., та спрощені закупівлі якщо вартість предмета закупівлі становить від 50 до 200 тис. грн.

Якщо у Вас вже за поточний рік було проведено два поточні ремонти в будівлі ліцею на 250 тис. грн., а зараз виникла потреба здійснити поточний ремонт спортзалу (освітлення) на 23 тис. грн., то необхідно врахувати, чи дійсно на момент заключення первинних договорів по поточному ремонту Ви не могли передбачити та запланувати ще поточний ремонт спортзалу.

Адже якщо потреба в закупівлі поточного ремонту спортзалу існувала на момент первинних закупівель поточного ремонту – то замовник здійснив порушення, розділивши предмет закупівлі на частини і, уникнувши, при цьому застосування Закону.

Але якщо все-таки потреба у закупівлі поточного ремонту спортзалу виникла дійсно непередбачувано, то такий предмет закупівлі згідно з Інфолистом Мінекономіки № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020 року у вищевказаному випадку вважатиметься новим предметом договору і новим предметом закупівель.

Тому вид закупівлі для такого предмету закупівлі повинен визначатись замовником з урахуванням вартісних меж визначених Законом та з урахуванням категорії замовника. При цьому, зважаючи на те, що планування здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі, очікувана вартість такого предмету закупівлі зазначається замовником саме на момент внесення змін до річного плану, без урахування обсягів закупівель за аналогічним предметом закупівлі, які вже були здійснені у поточному році чи проводяться під час внесення змін в річний план та з дотриманням положень частини десятої статті 3 Закону, які забороняють замовнику ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень частини третьої статті 10 цього Закону.

Важливо, що відсутність умислу щодо поділу предмета закупівлі у цьому випадку має бути документально підтвердженою. Закон не містить переліку документів, які можна використати в якості документального підтвердження у таких випадках, склад таких документів визначається Замовником самостійно. Приміром, це можуть бути рішення органу місцевої влади про виділення додаткових коштів, довідка про зміни до кошторису видатків, акт технічного обстеження спортзалу або інший документ, який свідчить про непередбачувану потребу в проведенні поточного ремонту (тобто внутрішні службові та/або фінансові документи). Також має бути рішення уповноваженої особи оформлене протокольно стосовно укладання договору без використання електронної системи (як у Вашому випадку).

Допоможіть розібратися зі ст. 41 п 6. Дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Чи прописувати термін дії у додатковій угоді?

Ми підписуємо додаткову, на майданчику внесення змін її заносимо, потім в наступному році, коли вже провели тендер, ми проставляємо виконання договору, так? У додатковій прописувати термін дії?

Відповідно до ч.6 стаття 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі -Закон) дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Відповідно до статті 10 ЗУ «Про публічні закупівлі» Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Зміни до договору на цій підставі (ч.6 стаття 41 Закону) вносяться до діючого договору і цією додатковою угодою сторони домовляються, що строк дії договору продовжується на час, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року. Тобто за цим договором ні строк дії ще не завершився, ні зобов’язання ще не виконані. Тому підстав для оприлюднення звіту про виконання договору немає.

Також, звертаю Вашу увагу, що після оприлюднення звіту про виконання договору в системі, Ви не зможете вчиняти жодних дій щодо договору    (оскільки в ЕСЗ договір буде вважатись завершеним), зокрема, і не буде технічної можливості внесення змін до договору щодо продовження його дії.

Отже, у випадку продовження дії договору про закупівлю згідно з ч.6 статті 41 Закону звіт про його виконання має бути оприлюднений в ЕСЗ вже в наступному році протягом 20 робочих днів з дня настання однієї з підстав, а саме:

• закінчення строку дії договору;

• виконання договору;

• розірвання договору.

Так, в додатковій угоді необхідно прописати термін дії договору.

Чи є порушенням в спрощеній закупівлі внесення редагування після накладання КЕПу на план?

Чи буде порушенням в спрощеній закупівлі під час оприлюднення плану закупівлі внесення редагування після накладання КЕП на план? Проте ще не відбулось переведення закупівлі у статус заплановано та не оголошено саму закупівлю.

Відповідно до статті 4 ЗУ «Про публічні закупівлі» річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

При цьому згідно роз’яснення Мінекономіки № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020 року щодо планування закупівель внесення інформації (яка має бути у річному плані) про кожну заплановану закупівлю здійснюється замовником перед проведенням відповідної закупівлі, тобто зміни замовникові необхідно вносити до річного плану тільки до початку проведення закупівлі (до оприлюднення оголошення про проведення процедури/ закупівлі).

Так як спрощену закупівлю Ви не оголосили і ваш річний план не має статусу «Тендер оголошено», Ви без проблем можете коригувати річний план, який вже оприлюднений в ЕСЗ (і з накладеним КЕП).

Питання стосується зазначення номенклатурної позиції під час планування закупівлі послуг. Чи потрібно зазначати під час публікації річного плану номенклатурні позиції? Яким чином необхідно зазначати номенклатурну позицію закупівлі, якщо закуповуються послуги з озеленення (1 послуга), але в технічному завданні міститься перелік послуг, зокрема, обрізка дерев, сівба газонів, садіння дерев, кущів, квітів, полив? Під кожну позицію немає більш конкретного коду ДК. Які дії Замовника?

Відповідно до «Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі», затвердженого Наказом Мінекономіки № 1082 від 11.06.2020 (далі - Порядок) під час унесення інформації щодо предмета закупівлі товарів та послуг в оголошення, оприлюднення яких передбачено Законом, та повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі в окремих електронних полях додатково зазначається інформація щодо:

назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі;

коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

Як бачимо, порядок не вимагає розміщення інформації щодо номенклатурних позицій саме в річному плані.

З іншого боку, відповідно до ч. 1 ст. 4 Закону «закупівля здійснюється відповідно до річного плану». Тому, за бажанням замовника, та аби зазначення інформації про предмет закупівлі в річному плані чітко співпадало з інформацією в оголошенні, повідомленні про намір тощо - назву товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі можна написати спочатку в річний план, а потім і в оголошенні, договорі, звіті.

В такому випадку, замовником ще в річному плані вказуються перелік конкретних найменувань товарів або послуг, які замовник закуповує в межах визначеного предмета закупівлі, із зазначенням цифрового коду Єдиного закупівельного словника, що найбільш відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі починаючи з четвертої цифри.

Щодо другої частини Вашого запитання. Якщо закуповується одна послуга, це значить, що предмет закупівлі містить одну номенклатурну позицію, і інформацію саме щодо такої номенклатурної позиції зазначає замовник під час унесення інформації щодо предмета закупівлі. Якщо Ви все ж закуповуєте кілька послуг і, разом з тим, в Єдиному закупівельному словнику відсутня подальша деталізація коду, що найбільш відповідає назві номенклатурної позиції предмета, замовник зазначає номенклатурну позицію відповідно за показником четвертої цифри ЄЗС.

До речі, ще цікава інформація — 12.10.2021 р. побачив світ проєкт Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про публічні закупівлі» та інших законів України щодо удосконалення здійснення публічних закупівель».

Серед запропонованих змін, запровадження нових визначень в ст.1 Закону, зокрема:

«номенклатурна позиція предмета закупівлі» – конкретне найменування одиниці товару/послуги, що закуповується в рамках предмета закупівлі;

Чи заключати прямий договір?

 Ми — громада, яка забезпечує послугами охорони і місто і різні населені пункти села. Якщо різні населені пункти, то суми не перевищують 50 тис. кожна, якщо ж разом то виходить до 200 тис. Яку треба провести закупівлю спрощену чи окремий населений пункт окремою закупівлею і можна заключати прямий договір?

Відповідно до п.22 ч.1 ст.1 Закону України «Про публічні закупівлі» предмет закупівлі —  товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі).

Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку;

Відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі (Наказ Мінекономрозвитку 15.04.2020 № 708) предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником за показником 4-ї цифри Єдиного закупівельного словника.

Отож, робимо висновок, що предмет закупівлі послуг з охорони визначається замовником за показником 4-ї цифри Єдиного закупівельного словника, а не за місцезнаходженням об’єктів, які потребують охорони та закуповується замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі.

Так як, у Вашому випадку, закупівля послуг з охорони має один код за показником 4-ї цифри Єдиного закупівельного словника та загальна вартість таких послуг перевищує суму еквівалентну 50 тисяч гривень та є меншою з 200 тис гривень - Ви зобов’язані обов’язково провести спрощену закупівлю, при потребі поділивши її на лоти за місцезнаходженням надання послуг.

Отже, ділити предмет закупівлі на кілька прямих договорів у випадку, якщо є підстава для проведення спрощеної закупівлі Закон однозначно забороняє. Відповідна норма міститься в ч. 10 ст. 3 Закону: «Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону».

Крім цього, замовнику необхідно пам’ятати, що за придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель відповідно до вимог закону передбачена відповідальність за статею 164-14 КУпАП, а саме штраф на службових (посадових) осіб від 25 500 тис грн до 51 000 тис грн. На керівника підприємства у разі укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель відповідно до вимог закону накладається штраф у розмірі 34 000 тис грн – 170 000 тис грн.

Спрощена закупівля електроенергії, уклали договір на визначений обсяг кіловат. У зв'язку зі збільшенням ціни електроенергії, до договору укладались додаткові угоди, якими ціна збільшувалась, обсяг зменшувався. На грудень електроенергії не вистачить. Чи можна вважати дану ситуацію непередбачуваною потребою і укласти прямий договір, адже при плануванні закупівлі не могли передбачити значне подорожчання.

Чи підпадають договори під поняття договору про закупівлю?

Згідно з пунктом 2 частини сьомої статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» проводилась закупівля теплопостачання на суму близько 120 тис. за прямим договором (постачальник — монополіст) та за цим же кодом постачання гарячої води на 5000 тис. Необхідно зменшити суму договору теплопостачання та збільшити суму договору по гарячій воді. Питання, чи підпадають ці договори під поняття Договору про закупівлю? Та чи підпадають під вимоги частини 5 статті 41 Закону ( Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків)?

У цьому випадку, при закупівлі теплопостачання на суму близько 120 тис. Ви скористались винятком у проведенні спрощених закупівель згідно з пунктом 2 частини 7 статті 3 ЗУ «Про публічні закупівлі».

У разі здійснення закупівлі у випадках, передбачених частиною 7 статті 3 Закону, замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Отже, в цьому випадку такі договори не є договорами про закупівлю в розумінні Закону і до них не застосовуються вимоги частини 5 статті 41 Закону. 

До нових спілкувань на Форумі Prozorro Infobox.