Інтерв`ю з директором ДП «Прозорро» Миколою Ткаченко про розкривання професійних планів та стратегій розвитку системи

Які особливості та переваги ДП «Прозорро» переконали вас почати працювати у цій компанії?

Одним із вирішальних факторів стала підтримка Міністерства економіки України, яке повідомило, що зробить все можливе для реалізації спільних планів. Наша взаємодія протікає у конструктивному ключі: вона не тільки вимагає виконання завдань, але й допомагає з пошуком гарних рішень та розширенням світогляду. Я ставлю собі за мету зробити систему кращою для наших замовників і постачальників. 

Також мені, безумовно, імпонує, що Міністерство економіки має ті ж самі цілі, і ми поділяємо спільні цінності. Саме тому рішення приєднатися до ДП "Прозорро" було для мене легким. 

І хоча мені пропонували доєднатися до інших команд, отримавши пропозицію очолити Prozorro, - погодився без вагань.  Адже було одразу зрозуміло, що люди, з якими я спілкувався, зі мною на одній хвилі. 

Наскільки ви були знайомі з системою до того як почали працювати з нею?

Деяких людей, які стояли біля витоків Prozorro, я знаю особисто. Згадую, що у 2015-2016 роках, коли система тільки стартувала, в мене була певна «спортивна» заздрість, коли читав про тих, хто вже працює у ДП. Вже тоді вони пропонували чудові речі з цікавою історією в галузі, яка для мене була нова. Я ж у той час працював у корпоративному секторі, відповідав за розвиток ERP-систем та автоматизацію, працював з аграрним та будівельним секторами. 

Відверто кажучи, в мене поки що мало безпосереднього досвіду у сфері закупівель, у тому числі державних. Я повністю покладаюся на команду і хочу продуктивно взаємодіяти з нею. Зі свого боку, намагаюся привнести альтернативну думку з позиції бізнесу.

В нашій команді має бути діалог, а не авторитарність. Щоб ми не занурювались у бюрократію і не зосереджувались тільки на тому, що все підлягає контролю дедржави. Я за лібералізацію ринку.

Як керівник ви плануєте вносити зміни у свій підхід управління на новому місці роботи? Які принципи спілкування з командою та організації роботи ви вважаєте надзвичайно важливими?

Взаємодія нашої команди побудована на принципах діалогу, де кожен має рівне право висловлювати свою думку. Є не лише право голосу, а й відповідальність за нього. Це особливість ліберального суспільства, де всі члени команди знають, чого вони прагнуть або не хочуть. 

Моя роль як керівника полягає у тому, щоб уникнути негативного розвитку подій, мотивувати на творчість кожного учасника колективу. Команда складається з тих, хто драйвить країну та сприяють її трансформації на краще. Моє ж завдання — не тільки підтримувати їх, але і вирішувати складні завдання, які можуть виникати, забрати на себе моменти, що відвертають від плідної роботи. А також забезпечувати комунікацію з нашими стейкхолдерами.

Головна моя мета як директора - забезпечувати якісні робочі умови для співробітників, створювати комфортне середовище, в якому працівники не відчуватимусть виснаженості від надмірної кількості завдань, знаходитимуть натхнення для творчих думок, рефлексії та встановлення причинно-наслідкових зв`язків.

І вже на цій основі варто формувати план дій, спрямований на постійне покращення, та мати сили підтримувати його. Важливо, щоб цей план не залишався лише на папері чи словах, а був реалізований на практиці.

Проте варто зазначити, що не буде встановлено загальної лінії або конкретних завдань для команди. Все це базуватиметься на принципах «pull» (коли учасники команди самостійно запитують задачі), а не «push» (керівник активно передає завдання, інструкції). Таким чином, ніхто не відповідатиме за їхні думки та рішення. Співробітники будуть брати цю відповідальність на себе.

З якими викликами ви вже зустрілися на посаді директора ДП «Прозорро» та як плануєте їх вирішити?

Все залежить від сприйняття кожної людини. Для мене виклик — це можливість, і я ставлюся до неї відповідним чином. Найбільшу складність викликає пачка документів, яку потрібно підписати вранці, коли заходиш у кабінет. Я це роблю тричі: в системі внутрішнього та зовнішнього документообігу та в друкованому форматі. Інколи таке може трохи пригнічувати, але знову ж таки, я вирішую подібні справи до 10 години ранку, а потім знову займаюся основною роботою.

Проте варто зазначити, що є ще один момент в роботі, який також вимагає уваги, а саме — усвідомлення того, що результат залежить не тільки від тебе, але й від інших (партнерів, співробітників, стейкхолдерів, регуляторів). В такому випадку ти не можеш розраховувати лише на свої зусилля чи виключно на команду.

Важливо брати до уваги вплик зовнішніх факторів і бути стійким, а також активно розглядати дану ситуацію: у кожного є свої пріорітети в роботі, які можуть не збігатися з твоїми особистими. 

Так ми знаходимо баланс, але без того, щоб не спати ночами. За потреби трохи перебудовуємо план, відхиляємось від запланованої траєкторії. Це частина життя.

Як ви й ваша команда забезпечуєте «work–life баланс», з урахуванням великої кількості завдань, що стоять перед ДП?

Нам дійсно пощастило мати не лише потужну команду, але й людей, що формують екосистему. Тому, коли задач для виконання дуже багато, всі розуміють, що неможливо все зробити одразу. Ми усвідомлюємо, що немає місця дивам. Зокрема, ми маємо обмеження як у людських ресурсах, так і в фінансах, тому просто погоджуємо пріоритети й терміни, і це чудово.

Щоденно у нас відбувається внутрішня синхронізація між членами команди та зовнішня — зі стейкхолдерами. Усі розуміють важливість цього процесу. 

 Ми маємо велику перевагу в тому, що всі учасники команди є дорослити та зрілими людьми і немає жодних конфліктів або паніки.Всі бережуть не тільки власне здоров`я, але також підлуються про здоров`я свого оточення.

Так ми знаходимо баланс, але без того, щоб не спати ночами. За потреби трохи перебудовуємо план, відхиляємось від запланованої траєкторії. Це частина життя.

Які цілі ви ставите в плані розвитку системи?

Моє бажання полягає в тому, щоб Прозорро стало міжнародною платформою для проведення закупівель, не лише державних, а ще й комерційних. У нас є конкретне бачення, як цього можна досягти. Воно сформувалось нещодавно, і я думаю, що протягом 2-3 років ми зможемо його реалізувати, незалежно від того, буду я тут, чи ні. Наша команда має чіткий шлях і не зверне з нього, оскільки це є неминучим і взагалі може стати захопливою історією.

Яким чином ми працюємо над досягненням цієї мети? Ретельно виконуємо процес трансформації внутрішнього технологічного стека системи, забезпечуючи його високу гнучкість та налаштованість. Ми щиро вдячні Світовому банку за їхню  заяву, що процедури відновлення України повинні проходити через Prozorro. Це стало для нас суттєвим імпульсом, щоб створити ефективну систему, яка не повністю підпорядковується державному законодавству. 

Такі рішення дають нам широкі можливості для впровадження гнучкості в систему. Ми зможемо адаптувати бізнес-процеси для наших користувачів з метою забезпечення їх комфорту та зниження витрат на підготовку тендерної документації. Крім того, ми враховуємо потреби замовників, щоб уникнути зайвих зусиль чи перешкод у їхній діловій діяльності.

Чи є у вас задуми щодо реалізації нового функціонала та забезпечення більшої прозорості у державних закупівлях?

Ми активно впроваджуємо діджиталізацію там, де це можливо. Наша мета полягає у відмові від незмінних PDF-форматів, які не дозволяють редагування, і запровадженні е-контрактування, яке вже успішно функціонує в IT-Enterprise та SmartTender. Ми також плануємо впровадити таку систему електронного документообігу в нашу роботу.

Поля, що є в стандартних контрактах і широко використовуються в державі, залишаться без змоги редагування. Однак з’явиться можливість виправляти змінні елементи, такі як найменування контрагентів, умови й суми оплати та перелік лотів, що розглядаються. Все це інтегруватиметься в електронну версію договору, який далі буде затверджуватись та підписуватись обома сторонами закупівлі. Після цього автоматично, завдяки інтеграції Prozorro з державними реєстрами, контракт буде автоматично передаватись у потрібні установи. Таким чином, весь процес стане максимально швидким, зрозумілим та сучасним.

Ми також плануємо розвивати електронну документацію. Це означає, що не лише контракти, але й усі супровідні тендерні документи будуть максимально оцифровані. Таке рішення допоможе уникати спроб замовників маніпулювати на ринку закупівель, звужуючи специфічні умови тендеру на чиюсь користь. Ми прагнемо до того, щоб учасникам не потрібно було надавати зайві довідки, сертифікати або інші документи, які тягнуть за собою витрати часу й завдають необґрунтованих проблем представникам малого бізнесу. Адже для них збір всіх необхідних документів вимагає значних зусиль і надмірних формальностей, на відміну від великих компаній, у яких може бути цілий штат, що займається підготовкою пропозицій.

Для того, щоб запобігти таким ситуаціям і створити простіші та сприятливіші умови для участі в держзакупівлях малого й середнього бізнесу, ми орієнтуємось на стандартизацію вимог та інтеграцію з реєстрами. Це буде допомагати швидко збирати основні довідки, сертифікати та інші необхідні документи, які наразі не можна автоматично отримати. Ми впевнені, що це знизить вхідні бар'єри для малих і середніх підприємств на ринку державних закупівель.

Ми прагнемо зробити всі процеси максимально простими, відкритими та контрольованими. Прозорро — це не антикорупційна система, а в першу чергу закупівельна. Вона надає можливість організаторам ефективно працювати. Якщо щось йде не за планом, то вже існують відповідні органи, для яких система надає необхідну публічну інформацію у вільному доступі, щоб вони могли належним чином виконувати свої задачі, робити висновки та притягати до відповідальності порушників. 

Ви згадали про Світовий банк і його рекомендації щодо доопрацювань у системі. Що саме ви маєте на увазі, коли говорите про «процедуру для донорів»? 

Закупівлі, на які Світовий банк буде давати гроші, та які буде особисто контролювати, проводитимуться дещо за іншими процедурами, відмінними від вимог українського законодавства. Наприклад, у них може бути своя процедура оскарження, коли скарги розглядатиме не АМКУ, а сам World Bank. Також ми маємо запровадити можливість подати пропозицію у різних валютах  та інші лібералізуючі заходи, щоб відповідати правилам Світового банку у проведенні тендерів.

І оскільки ми розробляємо свою систему як конструктор, то, за великим рахунком, будь-які інші донори, матимуть змогу також використовувати Prozorro для проведення закупівель за своїми правилами.

Таким чином коли на відновлення України будуть залучати кошти наших міжнародних партнерів, наш бізнес зможе брати участь у цих закупівлях у добре знайомій для себе системі, і це стане ще одним стимулом для його розвитку.

Яка ваша думка щодо можливостей та перспектив розвитку Prozorro Market?

Я мав можливість ознайомитись із процедурами запиту цінової пропозиції, в яких замовники купували принтери та іншу офісну техніку. В результаті до них звертались 8-10 потенційних постачальників з різними цінами, що давало значну економію. Якщо порівнювати кращу і гіршу пропозиції, різниця у вартості становила приблизно 7-8%. У багатьох таких закупівлях економія може досягати 30% і більше.

Ми розуміємо, що у запитах із більшою ймовірністю переможуть ті, у кого товар є на складі, хто має невелике логістичне плече, що, відповідно, позначається на ціні. Загалом стимулюється внутрішній ринок, оскільки найвигідніші пропозиції часто надаються місцевими постачальниками, що сприяє розвитку підприємництва у регіоні.

На мій погляд, Prozorro Market — це те, що ми маємо обовʼязково розвивати. Тендерні процедури, звісно, мають залишитися, але саме великі тендери, з етапом аукціону, на яких закуповується щось нестандартне чи те, що потребує виконання робіт або послуг. Стандартні ж запити перш за все мають проходити через каталог. Тим паче розгляд пропозицій в маркеті займає значно менше часу. А якщо потрібний товар не вдалося знайти в Prozorro Market, тоді вже можна оголосити тендер.

Наскільки захищена система Prozorro від кібератак? Ваше підприємство брало участь у проєкті Bug Bounty — чи продовжуєте ви співпрацювати з «білими» хакерами для виявлення потенційних загроз?

Існує анекдот про невловимого Джо: «Чому його ніколи не можуть схопити? Тому що нікому він не потрібен».

Так само, коли маємо дуже прозору систему, де все є, атакувати її взагалі немає сенсу. Можливо стерти всі дані, але наша команда вже виконала велику роботу, і ми маємо «бекапи» системи (резервні копії даних), які, на мою думку, зроблені дуже добре. Я не буду вдаватися в деталі щодо того, як саме це працює, щоб не провокувати чорних хакерів. Проте можу сказати, що на тому рівні, який ми вважаємо достатнім, все вже реалізовано.

Те, що може зацікавити кіберзлочинців та вплинути на нашу екосистему, — це можливість заблокувати торги. Така атака може бути спрямована на один, два, три або навіть п'ять електронних майданчиків. У нас їх 14. Для повного блокування необхідно встановити ботоферму або організувати масштабну атаку, що повністю зупинить роботу системи. Але скільки це працюватиме? Один день? Одну годину? Наступного дня система відновиться.

Декілька тижнів тому сталася атака на один із наших майданчиків. Ми зі свого боку вміло відреагували, можливо, хтось із користувачів подався з іншого сайту. Тож це не становить серйозної загрози для системи в цілому.

З точки зору кібербезпеки, нашу систему можна вважати добре, навіть гарно підготовленою до можливих загроз.

Тому я хочу висловити свою вдячність команді, особливо архітекторам, які розробили такий дизайн екосистеми, що дозволяє їй залишатись стресостійкою до подібних викликів.

Водночас я розумію, що поліпшувати захищеність нашої системи ще є куди. І я дуже радий, що вже невдовзі разом з кількома майданчиками ми відновимо програму Prozorro Bug Bounty для пошуку вразливостей у нашій системі. Для нас це можливість забезпечити всю необхідну інфраструктуру та умови для етичних хакерів, аби вони змогли знайти вразливості у нашій системі раніше, ніж росіяни.

Які поради ви можете дати малим та середнім підприємствам, що хочуть брати участь у закупівлях Prozorro? Що може допомогти їм отримувати більше контрактів та розвиватися?

Якщо ці компанії мають намір брати участь у державних закупівлях, то це вже на 90% гарантує успіх. Якщо постачальник не знає, що робити, на такий випадок у нас є портал Prozorro Infobox та наші соцмережі, де ми даємо багато корисної інформації. За статистикою Prozorro, якщо новий постачальник візьме участь хоча б в 5 закупівлях, то обов’язково переможе принаймні в одній. Якщо спершу він ще буде зіштовхуватися з деякими незрозумілими нюансами участі, то з часом вже повністю зрозуміє, що потрібно робити, як і коли. І саме з цього моменту почнеться його успіх.

Бізнесу слід звертати увагу на обсяги закупівель: вони є великі і достатньо малі.

Тому вибір таких закупівель є першим кроком для успішного старту.

До речі, до кінця року ми плануємо впровадити процедуру, схожу на «біржовий стакан». Поясню детальніше, про що йдеться. В біржових закупівлях бувають ситуації, коли на великий обсяг товару можуть претендувати кілька постачальників, і вони розбивають його на частини, які здатні забезпечити. Наприклад, є запит на 500 одиниць стільчиків на трьох ніжках, а у тебе на складі є лише 100. Проте ти пропонуєш найкращу ціну. Тому спочатку беруть твої 100 одиниць, потім долучається хтось ще з іншими 50, а третій постачальник додає ще 350. І таким чином утворюється потрібна кількість товару — 500 одиниць. Це дає можливість отримувати кращі ціни та дозволяє малим підприємствам брати участь у великих тендерах, забезпечуючи себе прибутком. Замовники ж можуть не обмежуватися лише великими монополістами, які зазвичай контролюють ринок та встановлюють занадто високі ціни, розуміючи, що вони єдині, хто здатен запропонувати послуги або товари в таких обсягах.

Наша мета - збільшити конкуренцію, залучити до участі малий і середній бізнес і створити ррівні умови для підтриємств різних потужностей.

В першу чергу ми зацікавлені у розвитку каналу збуту українських компаній, оскільки гроші залишалися б у межах нашої країни. Проте ми не встановлюємо жодних директив, просто бажаємо сприяти розвитку національного бізнесу. Але, в будь-якому випадку, ми готові розглянути всі можливості, включаючи й залучення у торги закордонних постачальників.

На сьогодні, які процеси в Prozorro може виконувати штучний інтелект, аби покращити проведення торгів для учасників? Чи пробували ви вже його використовувати в роботі?

Платформа для біржових закупівель, про яку я розповів вище, відкриває можливості для впровадження механізму штучного інтелекту. Наприклад, є запити, а є пропозиції, які не повністю їм відповідають. І саме штучний інтелект міг би обʼєднати їх та забезпечити потрібний обмін між замовником та постачальниками. Механізм штучного інтелекту замінює людську працю, де хтось би мав вручну вирішувати, кого запрошувати або виключати з закупівлі. У наших планах є розвиток цієї платформи, але також потрібна розробка відповідних норм українського законодавства. Ми прагнемо зайнятися цими питаннями найближчим часом, можливо, навіть у 2024 році.

Що стосується використання штучного інтелекту нашою командою, то так, я періодично залучаю ChatGPT для допомоги. Наприклад, під час одного з наших брейнштормів щодо розвитку порталу Prozorro стратегії команда протягом години обговорювали, які функції він може і має виконувати, опрацьовувала різні варіанти дій і проекти та пропонувала креативні ідеї. В кінці я поставив запитання штучному інтелекту, і виявилося, що 9 з 10 запропонованих ШІ варіантів точно влучають в ціль. Однак одна ідея була нерелевантною з точки зору українського законодавства.

Звичайно, це не говорить про те, що ми могли б спростити процес до одного запиту штучному інтелекту. Але наочно показує, що наша команда рухається в правильному напрямку. Наші спеціалісти розуміють світові тренди, бачать перспективи і системи процесів, які забезпечують. Наразі це все, що я можу сказати на цю тему. Ми перевіряємо гіпотези, оскільки деякі відповіді, які надає штучний інтелект у розмовах, бувають досить комічними. 

Тож для нашої команжи він може бути корисним для додаткових ідей, але використовувати його потрібно обережно та з розумом, свідомо аналізуючи результати запитів.

Також стаття з Миколою Ткаченко про зміни в закупівлях тут.