Інструкція для замовника щодо формування електронних протоколів

  На початку листопада в електронній системі Прозорро з’явився новий функціонал, який дозволяє автоматично формувати електронні протоколи рішень уповноважених осіб замовника (перелік наведено нижче).     
  Такий функціонал системи створено для спрощення роботи замовників, які зобов’язані оформлювати рішення у вигляді протоколів. Враховуючи, що переважна більшість інформації, необхідної для складання таких протоколів, є в системі, функціонал Прозорро передбачає автоматичне формування відповідних протоколів на основі внесеної замовником інформації в електронні поля при накладанні КЕПу на рішення. Звертаємо увагу, що ніяких додаткових дій в системі для формування електронних протоколів замовнику здійснювати не потрібно. 
  Всі електронні протоколи формуються в .pdf формат з відображенням підписанта та дати і часу підпису. Відповідно датою складання протоколу є дата накладення КЕП. За необхідності такий протокол можна роздрукувати.
  Оскільки системою не передбачено технічної можливості внесення змін до сформованого протоколу, рекомендуємо уважно вносити інформацію в систему і перевіряти її правильність перед накладенням КЕПу.
  Водночас, оскільки функціонал електронних протоколів поки не врегульований нормативно і функціонує в пілотному режимі, у замовників залишається можливість у разі потреби складати протоколи в інший спосіб. Якщо у замовника є необхідність завантажити додатково файл свого протоколу, то в системі поки є така можливість.
  Однак при цьому слід зважати, що згідно абзацу 2 пункту 3 Наказу “Про затвердження Порядку розміщення інформації  про публічні закупівлі” 1082 у разі якщо інформація, розміщена в електронній системі закупівель шляхом завантаження документів, містить відомості, що відрізняються від тих, які розміщені шляхом заповнення електронних полів, автентичною вважається інформація, розміщена шляхом заповнення електронних полів. Якщо Ви кріпите файл з протоколом, то інформація в ньому повинна відповідати тій, що була заповнена в системі.
  Для нормативного врегулювання питання електронних протоколів на рівні законодавства наразі Уповноваженим органом здійснюється напрацювання відповідних норм.

Розглянемо як формуються протоколи, які саме та який вигляд вони мають на прикладі одного з майданчиків.

Формування Протоколу затвердження річного плану закупівель

При створенні річного плану замовник заповнює необхідні поля форми та публікує його в системі.

Після того як замовник опублікує план та накладе на нього свій КЕП – буде сформовано рішення замовника про затвердження річного плану у вигляді електронного протоколу, яке відобразиться в системі в .pdf форматі ( Протокол затвердження річного плану закупівель).

Формування протоколу/повідомлення продовження строку розгляду тендерної пропозиції/пропозиції

Відповідно до пункту 10 статті 29 Закону у разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції/пропозиції замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

У разі продовження замовником відповідного строку в системі, після накладення КЕП замовником системою автоматично сформується в .pdf форматі Протокол/Повідомлення продовження строку розгляду тендерної пропозиції/пропозиції учасника.

Формування протоколу визначення переможця закупівлі та намір укласти договір про закупівлю

Протокол відміни закупівлі/лоту або визнання таким, що не відбувся